一、校内部门(单位)查阅学生档案应出具相关申请,由部门负责人签字,并加盖所在部门(单位)公章,经学生所在学院学生工作负责人(研究生管理部门学生工作负责人)审批同意方可查阅;外单位人员需要查阅学生档案的,须持本单位介绍信和身份证明,说明查询内容及目的,经本科学生工作管理部门(研究生管理部门)、档案馆主管负责人批准后方可在档案管理人员监督下查阅学生档案,并办理登记手续。
二、学生档案一般不予借阅,确因工作需要必须借阅的,应当由借阅单位出具申请,说明借阅理由及归还时间,经本科学生工作管理部门(研究生管理部门)、档案馆主管负责人批准后办理借阅手续。借阅仅限于加盖公章的档案复印件,该复印件与原件具有相同的法律效力,原件一律不准借阅。外借复印件归还时,档案管理人员应根据档案目录核对材料,履行归还手续后对档案复印件进行销毁。
三、查(借)阅学生档案时,应当严格遵守相关规定,不得涂改、勾画、标记、抽出、撤换、销毁档案材料。未经批准不得擅自摘记、拍摄、复制档案内容。
四、学生本人不得查阅个人档案。确有特殊原因(如毕业联系工作、办理出国手续等)需要复制本人有关材料的,应当由学生本人提出书面申请,说明材料内容和使用意图,由学生所在学院加盖公章,并由主管学生工作的负责人签字,经本科学生工作管理部门(研究生管理部门)批准后,由档案馆馆员办理查阅手续。由他人代办的,还需出具书面委托和代办人身份证明。