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吉林建筑大学档案馆

邮编:130118       

综合档案部:0431-84566282

人事档案部:0431-84566241

传真:0431-84566283

岗位职责
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综合档案部

综合档案部的工作职责:按照国家关于档案工作的政策法规,规划全校档案工作;制订本校关于档案工作的规章制度,并负责监督、指导和检查执行;负责接收(征集)、整理、分类、鉴定、统计、保管全校的各类档案及有关资料;负责档案的服务与利用工作;负责编辑档案参考资料,编制检索工具。积极开发档案信息资源;参加档案信息工作的整体化建设,开展多方面协作,进行档案信息交流;负责对全校专职、兼职档案工作人员的业务培训;开展档案宣传工作和利用者教育活动;开展档案学术研究和交流活动。
    为协调全校的档案工作,学校建有档案工作组织管理网络:学校分管档案工作的领导、档案馆长为负责人,档案馆数名专职档案管理员为联络人,全校各归档单位设兼职档案员,组成档案管理工作组织网络。全校档案管理网络系统负责日常工作中形成的文件材料的收集、保管、立卷、归档和移交。形成了学校的档案征集工作的网络化管理和信息反馈体制,档案馆实行纸质档案和电子档案同时立卷归档的原则。

综合性的文书档案:

1.党群、行政、上级文件。凡是学校在党群、行政管理活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表、 声像等不同载体、不同形式的材料,均属党政档案。

2.教学档案:在教学管理和教学实践活动中直接形成的文字、图表、声像等不同载体的文件材料。

3.科研档案:学校在科学技术研究管理和实践活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表和声像等不同载体的文件材料。

4.基建档案:学校在基本建设管理和基本建设工程项目活动过程中直接形成的,具有保存价值的文字、图表、声像等不同载体的文件材料。

5.设备档案:凡作为学校固定资产的仪器、设备,在其购置、验收、调试、 运行、管理、维修、改造、报废等全部活动中直接形成的,具有保存利用价值的文字、图表、声像等不同载体的文件材料及随机材料。

6.出版档案:指学校在编辑出版报纸、期刊、图书、音像出版物活动中直接形成的,具有保存价值的文字、图表、声像等不同载体的文件材料。

7.外事档案:学校与外国团体或个人在学术研宄、科技合作、人才交流、友好往来等活动中直接形成的,具有保存价值的文字、图表、声像等不同载体的文件材料。

8.财会档案:财会综合管理材料和会计凭证、会计账簿、财务报告等会计核算材料,是记录和反映学校经济业务的重要史料和证据。

9.科校档案:学校产业单位在生产活动中形成的有价值的文字材料。

10.声像档案:反映学校各项活动和历史发展,具有保存价值的各种以音响、画面形象等方式记录的专门载体及配套的文字材料。

11.实物档案:学校在教学、科研、管理、学术活动、对外服务及社会交往等活动中形成的,具有重要纪念意义和收藏价值的各种形式的实际物品。

人事档案部

    档案馆人事档案部负责保管学校教职工人事档案、离校学生档案。

教职工人事档案是组织、人事等有关部门,按照党的干部政策,在培养、选拔和任用干部等工作中,形成的记载干部经历、政治思想、品德作风、业务能力、工作表现、工作实绩等内容的文件材料,是历史地、全面地考察了解和正确选拔使用干部的重要依据,是国家档案的重要组成部分,也是国家档案工作的组成部分。    

教职工人事档案分为正本和副本,副本根据工作需要建立。档案正本由历史地、全面地反映教职工情况的材料构成。内容及其分类:第一类:履历材料;第二类:自传材料;第三类:鉴定、考核、考察材料;第四类:学历和评聘专业技术职务材料(包括学历、学位、学绩、培训结业成绩表和评聘专业技术职务、考绩、审批材料);第五类:政治历史情况的审查材料(包括甄别、复查材料和依据材料,党籍、参加工作时间等问题的审查材料);第六类:参加中国共产党、共青团及民主党派的材料;第七类:奖励材料(包括科学技术和业务奖励、英雄模范先进事迹);第八类:处分材料(包括甄别、复查材料,免于处分的处理意见);第九类:录用、任免、聘用、转业、工资、待遇、出国、退(离)休、退职材料及各种代表会代表登记表等材料;第十类:其他可供组织上参考的材料。干部档案副本是干部档案正本主要材料的复制件。教职工档案副本的具体内容,由正本中以下主要材料的复制件(或重复件)构成:第一类的近期履历材料;第三类的主要鉴定、干部考核材料;第四类的学历、学位和评聘专业技术职务的材料;第五类的政治历史情况的审查结论(包括甄别、复查结论)材料;第七类的奖励材料;第八类的处分决定(包括甄别、复查结论)材料;第九类的任免呈报表和工资、待遇、出国审批材料。其他类别如有重复的材料,也可归入副本。
    学校教职工人事档案主要提供给学校组织、人事部门利用。除公安部门及国家安全部门调查取证外,一般不对外提供查阅。本校职工因工作需要查阅、借阅人事档案,需要填写《人事档案查(借)阅审批表》,经组织、人事部门和档案馆负责人批准后,方可查、借阅。如必须借出校外使用,需要有人事档案馆员陪同。借出档案应妥善保管,不得转借或给无关人员翻阅;借阅档案人员,对档案应负安全和保密责任,不得擅自转借,不得对档案内容做任何变动及改动。摘录或复制所需要的有关档案材料,要经档案馆负责人批准,办理登记手续,加盖人事档案专用章。对涉及个人隐私的相关内容要严格把关,不得外流。机密和重要档案,应在档案馆内查阅,未经领导批准,不得随便抄录。

离校学生档案是学生毕业一年后,由学校招生与就业工作处移交过来的。 领取学生档案时,学生本人需持用人单位人事部门的正式调档函、毕业证书、学位证书原件和复印件领取本人档案。非学生本人领取档案,领取者需持有学生用人单位人事部门的正式调档函、毕业证书、学位证书和领取者身份证原件和复印件。



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