为使学校档案工作更加规范化、科学化，确保各类档案归档齐全完整、内容准确系统，努力构建载体多样、内容丰富、特色凸显、质量上乘的学校档案资源保障体系，提高我校档案工作管理水平，更好地服务学校和社会，现就我校档案立卷归档工作做如下要求。

一、确定原则

1.   归档的文件材料必须对学校和社会当前与长远具有参考作用、凭证作用和 研宄价值。

2.   归档的文件材料必须反映学校和本部门职能活动的全过程，保证完整、准 确、系统。

3.   归档的文件材料必须遵循其自然形成规律，保持彼此间的有机联系，照顾 不同部门的工作特点。

二、归档范围

凡是学校在招生、教学、科研、管理各项活动中直接形成的对学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同载体和形式的历史记录都属于学校档案的归档范围。主要包括：

1.   反映学校、本单位主要职能活动和基本历史面貌的，对学校本单位工作、 国家建设和历史研究具有利用价值的各种材料；

2.   在学校、本单位工作和活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面 具有凭证作用的各种材料；

3.   本单位需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料；下级机关报送的 重要文件材料；

4.   其他对学校和本单位工作具有查考价值的文件材料。

各类档案归档范围见其《立卷规范》中的具体规定。

三、总体要求

立卷归档是档案工作的首要环节，也是一项经常性和基础性工作，地位重要,责任重大，必须做到应收尽收、应归尽归，防止档案流失，不断提高立卷归档质量。

1.         加强领导，分工协作。学校档案实行部门立卷，档案馆集中管理体制。本校各处级单位均为立卷部门，各立卷部门应有一位处级领导分管本单位档案工作，并配备1-2名专（兼）职人员具体负责本部门归档工作。实行“三纳入”（即纳入立卷单位计划和规划，纳入管理制度，纳入有关人员职责 范围），做到“四同步”（即布置、检查、总结、验收各项工作时，要同时布置、检查，总结、验收档案工作)。档案馆应与立卷部门密切合作，搞好业务指导，任何单位和个人不准将应归档文件材料据为己有或拒绝归裆。

2.    保证质量，同步归档。我校实行实体档案与电子档案同步归档制度。各单位档案人员应关注本单位工作，重视平时积累，遵循立卷归档原则，认真对照《吉林建筑大学大学实体档案分类表》，进行日常文件材料收集整理、分类立卷和同步归档工作。应做到材料及时收集整理，立卷分类科学规范，案卷齐全完整，内容准确系统，纸质与电子文件对应，确保档案的真实性、完整性、系统性和有效性。

3.    从严管理，确保安全。安全保密是档案立卷归档工作的重中之重。立卷部门要自觉强化保密意识和责任意识，加强涉密档案人员教育管理，严格执行有关 制度和要求，加强检查监督，切实把安全保密工作贯穿到档案收集整理、分类编 目、密级划分、立卷归档、移交接收等各个环节，保证预归档材料日常妥善保管、有序存放、方便查阅，严防损坏、散失和失泄密等问题发生。

4.    手续完备，及时移交。学校立卷归档工作实行各单位立卷人、主管档案工作负责人和档案馆三级档案审核移交制度。应按照学校规定的归档时间节点，严格履行交接手续，做好档案清点登记与检查工作，保证目录与案卷相互对应，准确无误，立卷单位负责人、档案移交人和档案馆双方签字，并盖公章。对于著录不规范、签章不全及缺件等问题，档案馆拒绝接收，并限期改正，直至合格方可移交。要做到归档手续完备，不拖延、无漏项、无差错。移交手续登记表一式两份，交接双方各执一份备查。

归档时间：按行政年度归档的部门，在次年5月底前立卷归档；财会档案，在次年5月底前立卷归档，并向校档案馆移交归档目录；科研档案在项目完成后6个月内立卷归档；基建档案应在项目竣工验收后3个月内立卷归档；实物个件，在获得后的及时向档案馆移交归档；“四重”档案（重要工作、重大决策、

重大活动、重大事件的文字材料与音视频等），及时收集和立卷归档；研宄生个人学位材料，在学生毕业当年10月底前立卷移交归档。

党群、行政类档案立卷规范

为适应党群、行政类档案（以下简称党政档案）管理要求，使党政档案立卷 归档工作更加规范化和科学化，根据《高等学校档案管理办法》《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》《东北师范大学档案工作条例（2015年修 订）》及相关规定，结合我校实际，制定本规范。

一、立卷原则

1.    凡是学校在党群、行政管理活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表、 声像等不同载体、不同形式的材料，均属党政档案。

2.    预立卷归档的党政文件材料必须对学校和社会当前与长远具有参考作用、 凭证作用和研宄价值。

3.    预立卷归档的党政文件材料必须反映学校党政部门职能活动的全过程，保 证完整、准确、系统。

4.    预立卷归档的党政文件材料必须遵循其自然形成规律，保持彼此间的有机 联系，照顾不同部门的不同特点。

二、归档范围

应归档的党政材料主要包括：

1.    本校综合性材料：学校及部门规划、计划、总结、综合统计、大事记、领 导讲话等。

2.    本校会议材料_：党代会、教代会、团代会等会议系列材料，党政会议和各 种委员会会议记录。

3.    校内请示与批复：校内职能部门上报学校的请示与学校批复。

4.    本校发文和报文：学校各项工作的校务公开文件、报请上级的批复或报告。

5.    合作单位办理材料：与校外单位合作协议、合同等。

6.    信访材料：人民来信来访及处理结果。

7.    撤销机构有查考利用价值的党政活动材料。

8.    上级文件：针对本校党建、人事管理、行政管理等指令性和指导性材料。

三、立卷方法

1.分类组卷

(1)            对党政文件材料按有关规定整理鉴定，分类立卷，装订成卷。

(2)            按年度-问题组卷。通常同年同类问题按时间先后顺序排列，注意保持材料的自然形成规律和有机联系。跨年度的请示与批复，归入批复年度；跨年度 的规划，归入内容针对的第一个年度；跨年度的计划、总结、报告，归入内容所 针对年度；跨年度的会议文件和非诉讼案件材料，归入会议闭幕和结案年度；法规性文件归入公布或批准年度。

(3)            密不可分的文件排序定位。批复、批示在前，请示、报告在后；正件 在前，附件在后；正本在前，定稿在后；转发件在前，被转发件在后；非诉讼案件结论性材料在前，依据性材料在后。

(4)            文件组合。会议文件，按会议主题组卷；非诉讼案件材料，按立案问 题或人头组合；信访材料，按信件作者或信件所反映的问题组合；管理文件和调研材料等，按单一问题组合；简报按名称或期号组合。

(5)            拟写标题与上传电子文件。案卷标题要求结构完整，准确概括卷内文 件主要责任者、内容、文件种类。文件标题照实抄录，其电子文件扫描后对应上传档案管理系统中。

(6)            填写卷内备考表。本卷情况说明，应填写卷内文件完整、缺损、修改、 补充、移出、销毁等情况；立卷人，由组成本卷的责任者签名；检查人，为立卷单位主管档案工作负责人，即对案卷质量进行审核的责任者签名。

2.交叉文件处理

（1）公文类

①上级文件。综合性的，由学校办公室立卷归档；专业性的或具体业务性的， 由承办单位立卷归档。

②本校发文和报文。以党委、学校名义的发文，由学校办公室立卷归档；以 部门名义的发文，由该部门立卷归档。

③校内请示与批复。校内各单位向校党委、学校的请示报告正文、底稿及相 应的批复、批转原件，由报送单位立卷归档。

（2）会议材料。党委和学校召开的代表大会、全委会、常委会、扩大会、 办公会所形成的材料，由学校办公室立卷归档。职能部门以党委和学校名义召开的国际性、全国性、地区性、全校性专门会议、干部会议材料，由主办单位立卷归档。

（3）合作单位办理文件。两个以上单位共同办理的文件，由主办单位立卷 归档，非主办单位只保存复制本。

（4）信访材料。重要的人民来信来访材料，由承办单位立卷归档。

（5）撤销机构材料。临时机构、撤销机构形成的材料，应于机构撤销前做 好整理立卷，移交档案馆保管。

四、归档验收

1.  党政类纸质档案与对应电子档案同步移交档案馆统一保管。保管期限分为 永久、定期两类。定期分为10年、30年两种。不同内容的保管期限参见附表。

2.  交接党政档案时，双方应按照档案移交目录当面清点、检查。凡不符合要 求者，档案馆拒绝接收，并限期改正。交接完毕后，交接双方经办人在党政档案移交目录上签名、加盖公章。移交目录一式两份，各执一份备查。

3.  档案立卷归档坚持谁立卷谁负责，要妥善保管，及时归档，防止丢失和损 坏。磁性存储介质应采取针对性的安全措施，做到防尘、防热、防磁、防冻，确保档案立卷过程中的安全。

教学档案立卷规范

为加强教学档案工作，提高教学管理水平，使教学档案立卷归档工作更加 规范化和科学化，为考核教学工作提供依据，根据《高等学校档案管理办法》《高等学校教学文件材料归档范围》《东北师范大学档案工作条例（2015年修订）》 及相关规定，结合我校实际，制定本规范。

一、立卷原则

1.    教学档案是指在教学管理和教学实践活动中直接形成的文字、图表、声像 等不同载体的文件材料。

2.    预立卷归档的教学文件材料，必须对学校和社会当前与长远具有参考作 用、凭证作用和研宄价值。

3.    预立卷归档的教学文件材料，必须反映学校教学管理、教学实践活动的全 过程，保证完整、准确、系统。

4.    预立卷归档的教学文件材料必须遵循其自然形成规律，保持彼此间的有机 联系，并注意其成套性特点。

二、归档范围

应归档的教学材料主要包括：

1.    教学管理材料：学校制定的教学制度、办法、规定、条例，教学工作统 计表、大事记等。

2.    教学计划、方案和教学大纲，教学改革方案、总结。

3.    招生材料：招生计划、简章、专业介绍、新生名册，代培计划、合同， 招生工作总结等。

4.    学籍管理材料：新生登记表，学生学籍卡片、成绩卡，在校学生名册， 学生学籍变更（升级、留级、休学、转学、复学、退学）等。

5.    学生奖惩材料。

6.    课堂教学与教育实习材料：课程安排表，课程进度表，教师任课安排， 典型讲义、教案，各院(系）各专业的考试题；教学实习计划、大纲、总结、实 习指导书、实习讲义、实习结果鉴定，有代表性的实习报告等。

7.  学位、毕业生材料：研宄生及硕士、博士学位获得者名册、学位论文及 有关审批文件，优秀毕业论文、毕业设计及评审意见；毕业生就业派遣方案、报告、总结、就业名单、毕业证书存根，供需见面计划、合同，学校对毕业生质量 的调查计划、总结、调查表，使用单位对毕业生质量的评审意见等。

8.  教研室教学总结，教师教学经验总结、教师教学质量奖励材料，教学情 况调查表。

9.  继续教育材料：各类培训计划、考核和总结，出国进修名单等。

10.上级来文：教育改革、教学计划、专业和课程设置、招生、毕业生就业 等方面的计划、指示、规定、办法等（政策性）、指令性、指导性文件。

三、立卷方法

1.分类组卷

(1)            对教学文件材料按有关规定整理鉴定、分类立卷。

(2)            按学年度-问题组卷。通常同学年的同类问题按时间先后顺序排列，注意保持材料的自然形成规律和有机联系。跨年度的请示与批复，归入批复年度； 跨年度的规划，归入内容针对的第一个年度；跨年度的计划、总结、报告，归入 内容所针对年度；跨年度的会议材料，归入会议闭幕年度；法规性文件归入公布或批准年度。

(3)            密不可分的文件排序定位。批复、批示在前，请示、报告在后；正件 在前，附件在后；正本在前，定稿在后；转发件在前，被转发件在后；奖惩结论性材料在前，依据性材料在后。

(4)            文中密不可分的插图、照片，贴入对应的文字材料内。

(5)            文件组合。会议文件，按会议主题组卷；奖惩材料，按问题或人头组 合；管理文件和调研材料等，按单一问题组合；简报按名称或期号组合。

(6)            拟写标题与上传电子文件。拟写案卷标题要求结构完整，准确概括卷 内文件主要责任者、内容、文件种类。文件标题照实抄录，其电子文件扫描后对应上传档案管理系统中。

(7)            填写卷内备考表。本卷情况说明，应填写卷内文件完整、缺损、修改、 补充、移出、销毁等情况；立卷人，由组成本卷的责任者签名；检查人，为立卷单位主管档案工作负责人，即对案卷质量进行审核的责任者签名。

2.交叉文件处理

（1）公文类

①上级文件。综合性的，由学校办公室立卷归档；专业性的或具体业务性的， 由承办单位立卷归档。

②本校发文和报文。以学校名义的发文，由学校办公室立卷归档。以部门名 义的发文，由部门立卷归档。

③校内请示与批复。校内各单位向学校的请示报告正文、底稿及相应的批复、 批转原件，由报送单位立卷归档。

    （2）会议材料。教学部门以学校名义召开的国际性、全国性、地区性、全 校性专门会议材料，由主办单位立卷归档。

    （3）合作单位办理文件。两个以上单位共同办理的文件，由主办单位立卷 归档，非主办单位只保存复制本。

    （4）撤销机构材料。临时机构、撤销机构形成的材料，应于机构撤销前做 好整理立卷，移交档案馆保管，任何人不得将其带入其他单位。

四、归档验收

1.   教学类纸质档案与对应电子档案同步移交档案馆（分室）统一保管。保管 期限分为永久、定期两类。定期分为10年、30年两种。不同内容的保管期限参 见附表。保管期限应从教学年度终了后的第一天算起。

2.   交接教学档案时，双方应按照档案移交目录当面清点、检查。凡不符合要 求者，档案馆应拒绝接收，并限期改正。交接完毕后，交接双方经办人在教学档案移交目录上签名、加盖公章。移交目录一式两份，各执一份备查。

3.   档案立卷归档坚持谁立卷谁负责，要妥善保管，及时归档，防止丢失和损 坏。磁性存储介质应采取针对性的安全措施，做到防尘、防热、防磁、防冻，确保档案立卷过程中的安全。

科学技术研究类档案立卷规范

    为提高我校科学研宄类档案（以下简称科研档案）的质量和管理水平，充分发挥科研档案在学校科学研宄和技术开发中的作用，为考核科研工作提供依据， 根据《高等学校档案管理办法》《科学技术研宄档案管理暂行规定》《东北师范 大学档案工作条例（2015年修订）》及相关规定，结合我校实际，制定本规范。

一、立卷原则

1.    科研档案是指学校在科学技术研究管理和实践活动中直接形成的具有保 存价值的文字、图表和声像等不同载体的文件材料。

2.    预立卷归档的科研文件材料，必须对学校和社会当前与长远具有参考作用、 凭证作用和研宄价值。

3.    预立卷归档的科研文件材料，必须反映学校科研管理、科研项目（课题） 活动的全过程，保证完整、准确、系统。

4.    预立卷归档的科研文件材料，必须遵循其自然形成规律，保持彼此间的有 机联系，照顾不同学科、专业的不同特点，并具有成套性。

二、归档范围

应归档的科研材料主要包括：

1.    科研管理材料：学校制定的科研管理办法、规定、统计表、大事记等。

2.    科研准备阶段材料：科研课题审批文件、任务书、委托书，开题报告，调 研报告，方案论证和协议书、合同等。

3.    研宄实验阶段材料：各种载体的重要原始记录，实验报告，计算材料，专 利申请的有关材料，设计文件、图纸，关键工艺文件，重要的来往技术文件等。

4.    总结鉴定验收阶段材料：工作总结、科研报告、论文、专著、参加人员名 单、技术鉴定材料、科研投资情况和决算材料等。

5.    成果和奖励申报阶段材料：成果和奖励申报材料及审批材料，推广应用的 经济效益和社会效益证明等。

6.    推广应用阶段材料：推广应用方案、总结，扩大生产的设计文件、工艺文 件，生产定型鉴定材料，转让合同，用户反馈意见等。

7.    其他取得负结果或因故中断的重要课题材料。

三、立卷方法

1.分类组卷

（1）坚持实行学校科研管理部门和项目（课题）组联合立卷的方式。课题结 束后，由本课题组负责人主持整理后，移交学校科研管理部门。学校科研部门的兼职档案员将全部科研材料，按要求汇总整理成卷。

    （2）对科研文件材料按有关规定整理鉴定、分类立卷。零散材料装订成卷，图书和证书保持原样。

    （3）按年度-问题组卷。通常同年同类问题按时间先后顺序排列，注意保持 材料的自然形成规律和有机联系。跨年度的请示与批复，归入批复年度；跨年度的规划，归入内容针对的第一个年度；跨年度的计划、总结、报告，归入内容所 针对年度；跨年度的会议材料，归入会议闭幕年度；法规性文件归入公布或批准 年度。

(1)              密不可分的文件排序定位。批复、批示在前，请示、报告在后；正件在 前，附件在后；正本在前，定稿在后；转发件在前，被转发件在后；项目按科研阶段先后排序。

(2)              文中密不可分的插图、照片，贴入对应的文字材料内。

(3)              文件组合。会议文件，按会议主题组卷；管理文件和调研材料等，按单 一问题组合；简报按名称或期号组合。

(4)              拟写标题与上传电子文件。拟写案卷标题要求结构完整，准确概括卷内文 件主要责任者、内容、文件种类。文件标题照实抄录，其电子文件扫描后对应上传档案管理系统中。

(5)              填写卷内备考表。本卷情况说明，应填写卷内文件完整、缺损、修改、 补充、移出、销毁等情况；立卷人，由组成本卷的责任者签名；检查人，为立卷单位主管档案工作负责人，即对案卷质量进行审核的责任者签名。

2.交叉文件处理 （1）公文类

①上级文件。综合性的，由学校办公室立卷归档；专业性的或具体业务性的， 由承办单位立卷归档。

    ②本校发文和报文。以学校名义的发文，由学校办公室立卷归档。以部门名义的发文，由部门立卷归档。

③校内请示与批复。校内各单位向学校的请示报告正文、底稿及相应的批复、 批转原件，由报送单位立卷归档。

（2）会议材料。科研部门（单位）以学校名义召开的国际性、全国性、地区性、全校性专门会议材料，由主办单位立卷归档。

    （3）合作单位办理材料。两个以上单位协作完成的研宄课题，由主持单位归档保存整套档案，协作单位保存自己所承担任务的科研材料，并将有关复制件送 交主持单位。如确系涉及协作单位的合法权益，应在协议、合同或委托书中明确 其科研文件材料的归属，但协作单位应将承担课题部分的有关档号及案卷目录提供主持单位。与国外合作的研宄课题，经协商在协议、合同中明确科研材料的归 档办法。

    （4）撤销机构材料。临时机构、撤销机构形成的材料，应于机构撤销前做好 整理立卷，移交档案馆保管，任何人不得（准）将其带入其他单位。

四、归档验收

1.    科研类纸质档案与对应电子档案同步移交档案馆统一保管。保管期限分为 永久、定期两类。定期分为10年、30年两种。不同内容的保管期限参见附表。

2.    交接科研档案时，双方应按照档案移交目录当面清点、检查。凡不符合要 求者，档案馆拒绝接收，并限期改正。交接完毕后，交接双方经办人在科研档案移交目录上签名、加盖公章。移交目录一式两份，各执一份备查。

3.    档案立卷归档坚持谁立卷谁负责，要妥善保管，及时归档，防止丢失和损 坏。磁性存储介质应采取针对性的安全措施，做到防尘、防热、防磁、防冻，确保档案立卷过程中的安全。

基本建设类档案立卷规范

为提高基本建设档案（以下简称基建）档案工作的质量和管理水平，充分发 挥基建档案在建筑改造、维修等方面的作用，为考核基建工作提供依据，根据《高等学校档案管理办法》《建筑工程资料管理标准》《东北师范大学档案工作条例 (2015年修订）》及相关规定，结合我校实际，制定本规范。

一、立卷原则

1.    基建档案是指学校在基本建设管理和基本建设工程项目活动过程中直接 形成的，具有保存价值的文字、图表、声像等不同载体的文件材料。

2.    预立卷归档的基建材料，必须对学校和社会当前与长远具有参考作用、凭 证作用和研究价值。

3.    预立卷归档的基建材料，必须真实准确反映基建管理和项目建设的全过 程，保证完整、准确、系统。

4.    预立卷归档的基建材料，必须遵循其自然形成规律，保持彼此间的有机联 系，与实物完全一致并具有成套性。

二、归档范围

应归档的基建类材料主要包括：

1.    基建管理材料：基建工作规章制度、计划、总结、大事记、简报、统计表、 总体规划、工程预决算、全校性总体规划、设计总平面图、水电气管道分布图、地质勘探、地形测量材料等。

2.    项目可行性研宄材料：项目建议书及上级批复、可行性研究和项目评估报 告、环境预测及调查报告、设计任务书和计划任务书等。

3.    设计基础材料：工程地质、水文地质、勘察设计、勘察报告、地质图、勘 察记录、化验试验报告、重要土岩样及说明、地形地貌控制点、建筑物及构筑物、重要设备及安装测量定位和观测记录、水文气象地震等其他设计基础材料。

4.    设计材料：初步设计、技术设计、施工图设计、技术秘密材料、专利文件、 设计计算书、关键技术实验、总体规划设计、设计评价鉴定及审批。

5. 工程管理材料：征用土地批准文件及红线图、拆迁、补偿协议书；承包合 同、协议书、招标、投标、租赁文件；施工执照；环保、消防、卫生等文件，水、电、气、暖供应协议书；产权证书。

6. 工程施工材料：土地施工、设备及管线安装施工、电气及仪表安装施工的 开工报告、工程技术要求、技术交流、图纸会审纪要、施工方案、施工计划、施工技术措施、施工安全措施、施工工艺等材料。

7. 竣工验收材料：竣工验收报告、全部竣工图纸、质量评审材料、工程现场 声像材料、竣工验收会议决议文件。

8. 基建财务、器材管理材料:财务计划、年度计划，工程概算、预算、决算’ 交付使用的固定资产，主要材料消耗、器材管理材料。

9. 生产技术准备、试生产材料：技术准备计划，试生产管理、技术责任制， 试车方案、产品技术参数、性能、图纸，设备试车、验收、运转、维护记录，安全操作规程、事故分析报告，技术培训、工业卫生、劳动保护材料。

三、立卷方法

1.分类组卷

    （1）基建档案按有关规定整理鉴定、分类立卷。零散材料装订成卷，证书保持原样。

    （2）实行学校基建管理部门与基建项目承包单位联合立卷方式。工程项目结束后，由承包负责人主持整理后，移交学校基建管理部门。学校基建部门的兼 职档案员将全部基建材料按要求汇总，整理成卷。

    （3）按项目-问题（专业）组卷。通常同一项目的相同问题（专业）按时间 先后顺序排列，注意保持材料的自然形成规律和有机联系。跨年度的请示与批复，归入批复年度；跨年度的规划，归入内容针对的第一个年度；跨年度的计划、总 结、报告，归入内容所针对年度；法规性文件归入公布或批准年度。

    （4）密不可分的文件排序定位。批复、批示在前，请示、报告在后；正件在前，附件在后。工程项目按进展阶段分别排序，各阶段内按问题（专业）组合。

    （5）文中密不可分的插图、照片，贴入对应的文字材料内。

    （6）文件材料组合。管理文件和工程材料，按单一问题（专业）组合；简报按名称或期号组合。

    （7）拟写标题与上传电子文件。拟写案卷标题要求结构完整，准确概括卷内文件主要责任者、内容、文件种类。文件标题照实抄录，其电子文件扫描后对 应上传档案管理系统中。

    （8）填写卷内备考表。本卷情况说明，应填写卷内文件完整、缺损、修改、补充、移出、销毁等情况；立卷人，由组成本卷的责任者签名；检查人，为立卷 单位主管档案工作负责人，即对案卷质量进行审核的责任者签名。

2.交叉文件处理

（1）公文类

①上级文件。综合性的，由学校办公室立卷归档；专业性的或具体业务性的, 由承办单位立卷归档。

②本校发文和报文。以学校名义的发文，由学校办公室立卷归档。以部门名 义的发文，由部门立卷归档。

③校内请示与批复。校内各单位向学校的请示报告正文、底稿及相应的批复、 批转原件，由报送单位立卷归档。

（2）合作项目材料

合作单位办理材料。基建项目由2个以上单位承包的，承包单位负责收集、 整理所承包工程的基建材料，交由学校基建部门汇总、整理立卷。

四、归档验收

1.  基建类纸质档案与对应电子档案同步移交档案馆统一保管。保管期限分为 永久、定期两类。定期分为10年、30年两种。定期保管的基本建设项目档案实 际保管期限不得少于建设项目的实际寿命。不同内容的保管期限参见附表。

2.  交接基建档案时，双方应按照档案移交目录当面清点、检查。凡不符合要 求者，档案馆拒收，并限期改正。交接完毕后，交接双方经办人在基建档案移交目录上签名、加盖公章。移交目录一式两份，各执一份备查。

3.  档案立卷归档坚持谁立卷谁负责，要妥善保管，及时归档，防止丢失和损 坏。磁性存储介质应采取针对性的安全措施，做到防尘、防热、防磁、防冻，确保档案立卷过程中的安全。

仪器设备档案立档规范

为加强我校仪器设备档案（简称设备档案）的管理，充分发挥设备档案作用，为 学校教学科研提供有效服务，依据《高等学校档案管理办法》《东北师范大学档案工作条例（2015年修订）》及相关规定，结合我校实际，制定本规范。

一、立卷原则

1.    设备档案是指凡作为学校固定资产的仪器、设备，在其购置、验收、调试、 运行、管理、维修、改造、报废等全部活动中直接形成的，具有保存利用价值的文字、图表、声像等不同载体的文件材料及随机材料。

2.    预立卷归档的设备文件材料，必须对学校和社会当前与长远具有参考作 用、凭证作用和研宄价值。

3.    预立卷归档的设备文件材料，必须真实准确反映学校设备自制、引进及使 用、报废的全过程，保证完整、准确、系统。

4.    预立卷归档的设备文件材料，必须遵循其自然形成规律，保持彼此间的有 机联系，与实物完全一致并具有成套性。

二、归档范围

应归档的仪器设备档案材料主要包括：

1.    综合管理材料：本校仪器设备管理规定、办法，计划与总结，报告及调查 材料，价值10万元以上的仪器设备年度购置计划、报告及经费分配方案，国有 资产调拨报告和批复，国有资产登记清册及设备仪器报废清册，年新增固定资产

(10万元以上）登记造册，年度综合统计、大事记。

2.    仪器设备项目依据性材料：申购报告、计划、论证报告(论证会文件、记录等)、准购批复，定购合同复印件和会谈纪要、记录，进口设备的技术商务文 件。

3.    开箱验收材料：开箱记录及装箱单。

4.    安装调试材料：安装调试记录、双方签字移交材料及保修单、验收报告等。

5.    运行维修材料：使用、检修、故障事故记录(设备履历书），重大事故的调查分析及处理意见，索赔来往函件及结果文件，技术改造和开发材料。

6.    随机图样材料：设备说明书及全套随机文件材料。

   三、立卷方法

1.分类组卷

    (1)仪器设备档案按有关规定整理鉴定、分类立卷。零散材料装订成卷，设备说明书保持原样。

    (2)实行学校仪器设备管理部门与使用单位联合立卷方式。仪器设备试运行结束后，由用户整理后，移交学校仪器设备管理部门。学校仪器设备部门的兼 职档案员将全部仪器设备材料按要求汇总，整理成卷。

    (3)按年度-问题组卷。通常同一仪器设备的相同问题按时间先后顺序排列, 注意保持材料的自然形成规律和有机联系。跨年度的请示与批复，归入批复年度; 跨年度的规划，归入内容针对的第一个年度；跨年度的计划、总结、报告，归入 内容所针对年度；法规性文件归入公布或批准年度。

    (4)密不可分的文件排序定位。批复、批示在前，请示、报告在后；正件在前，附件在后。仪器设备项目按工作流程先后排序。

    (5)文件材料组合。按单一问题组合。

    (6)拟写标题与上传电子文件。拟写案卷标题要求结构完整，准确概括卷内文件主要责任者、内容、文件种类。文件标题照实抄录，其电子文件扫描后对 应上传档案管理系统中。

    (7)填写卷内备考表。本卷情况说明，应填写卷内文件完整、缺损、修改、补充、移出、销毁等情况；立卷人，由组成本卷的责任者签名；检查人，为立卷 单位主管档案工作负责人，即对案卷质量进行审核的责任者签名。

2.交叉文件处理

   (1)上级文件。综合性的，由学校办公室立卷归档；专业性的或具体业务性的，由承办单位立卷归档。

   (2)本校发文和报文。以学校名义的发文，由学校办公室立卷归档。以部门名义的发文，由部门立卷归档。校内请示与批复。

   (3)校内请示与批复。校内各单位向学校的请示报告正文、底稿及相应的批复、批转原件，由报送单位立卷归档。

四、归档验收

1.    仪器设备类纸质档案与对应电子档案同步移交档案馆统一保管。保管期限 分为永久、定期两类。定期分为10年、30年两种。定期保管的仪器设备档案实 际保管期限不得短于仪器设备的实际寿命。不同内容的保管期限参见附表。

2.    交接仪器设备档案时，双方应按照档案移交目录当面清点检查。凡不符合 要求者，档案馆拒绝接收，并限期更正。交接完毕后，交接双方经办人在仪器设备档案移交目录上签名、加盖公章。移交目录一式两份，各执一份备查。

3.    档案立卷归档坚持谁立卷谁负责，要妥善保管，及时归档，防止丢失和损 坏。磁性存储介质应采取针对性的安全措施，做到防尘、防热、防磁、防冻，确保档案立卷过程中的安全。

出版档案立卷规范

为提高我校出版档案工作的质量和管理水平，使立卷归档工作更加规范化和 科学化，充分发挥其作用，为学校和社会有效服务，根据《高等学校档案管理办法》《出版社书稿档案管理办法》《东北师范大学档案工作条例（2015年修订）》 及相关规定，结合我校实际，制定本规范。

一、立卷原则

1.    出版档案是指学校在编辑出版报纸、期物、图书、音像出版物活动中直接 形成的，具有保存价值的文字、图表、声像等不同载体的文件材料。

2.    预立卷归档的出版文件材料，必须对学校和社会当前与长远具有参考作 用、凭证作用和研宄价值。

3.    预立卷归档的出版文件材料，必须真实准确反映学校出版管理职能和出版 活动的全过程，保证完整、准确、系统。

4.    预立卷归档的出版文件材料，必须遵循其自然形成规律，保持彼此间的有 机联系，特别注意其成套性的特点。

二、归档范围

应归档的出版档案材料主要包括：

1.    编辑出版工作规划、计划、总结、简报、综合统计、大事记以及校外合作 协议等材料。

2.    编辑出版合同、协议书、出版请示和批复、重要原稿（重要人物的题词手 迹）、书稿的有关各级审稿意见、样书、清样、审稿单、出版发行记录、封面设计、图书出版通知单等。

3.    学报等公开发行报刊。

三、立卷方法

1.分类组卷

   （1）出版档案按有关规定整理鉴定、分类立卷，零散材料装订成卷，已经成册的图书、杂志保持原样。

   （2）按年度-问题（或书名、刊名）组卷。跨年度的书稿档案，应归入图书

出版年度。

   （3）密不可分的文件排序定位。批复、批示在前，请示、报告在后；正件在前，附件在后；正本在前，定稿在后；转发件在前，被转发件在后。

   （4）材料组合。管理文件，按单一问题组合；报纸一年一卷或几年合订一卷；刊物一刊一卷或同年内数刊合订一卷；书稿材料一书一卷或数卷。

   （5）拟写标题与上传电子文件。综合管理材料案卷标题要求结构完整，准确概括卷内文件主要责任者、内容、文件种类；文件标题照实抄录，其电子文件 扫描后对应上传档案管理系统中；报纸、期刊、书稿标题为报名、刊名、书名。

   （6）填写卷内备考表。本卷情况说明，应填写卷内文件完整、缺损、修改、补充、移出、销毁等情况；立卷人，由组成本卷的责任者签名；检查人，为立卷 单位主管档案工作负责人，即对案卷质量进行审核的责任者签名。

2.交叉文件处理

(1)公文类

①上级文件。综合性的，由学校办公室立卷归档；专业性的或具体业务性的，由承办单位立卷归档。

②本校发文和报文。以学校名义的发文，由学校办公室立卷归档。以部门名义的发文，由该部门立卷归档。

③校内请示与批复。校内各单位向学校的请示报告正文、底稿及相应的批复、批转原件，由报送单位立卷归档。

    （2）会议材料。职能部门以学校名义召开的国际性、全国性、地区性、全校性专门会议材料，由主办单位立卷归档。

    （3）撤销机构材料。临时机构、撤销机构形成的材料，应于机构撤销前做好整理立卷，移交档案馆保管，任何人不得将其带入其他单位。

四、归档验收

1. 出版类纸质档案与对应电子档案同步移交档案馆（分室）统一保管。保管期限分为永久、定期两类。定期分为10年、30年两种。不同内容的保管期限参见附表。

2. 交接出版档案时，双方应按照档案移交目录当面清点、检查。凡不符合要求者，档案馆（分室）拒绝接收，并限期改正。交接完毕后，交接双方经办人在 档案移交目录上签名、加盖公章。移交目录一式两份，各执一份备查。

3. 档案立卷归档坚持谁立卷谁负责，要妥善保管，及时归档，防止丢失和损坏。磁性存储介质应采取针对性的安全措施，做到防尘、防热、防磁、防冻，确 保档案立卷过程中的安全。

外事档案立卷规范

为提高学校外事档案的质量和管理水平，充分发挥外事档案在学校对外交 流、教学和科研活动中的作用，为考核外事档案工作提供依据，根据《高等学校档案管理办法》《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》《东北师范 大学档案工作条例（2015年修订）》及相关规定，结合我校实际，制定本规范。

一、立卷原则

1.    外事档案是指校与外国团体或个人在学术研宄、科技合作、人才交流、友 好往来等活动中直接形成的，具有保存价值的文字、图表、声像等不同载体的文件材料。

2.    预立卷归档的外事材料，必须对学校和社会当前与长远具有参考作用、凭 证作用和研宄价值。

3.    预立卷归档的外事材料，必须真实准确反映学校外事管理和外事活动的全 过程，保证完整、准确、系统。

4.    预立卷归档的外事材料，必须遵循其自然形成规律，保持彼此间的有机联 系，体现涉外工作的职能和特点。

二、归档范围

应归档的外事材料主要包括：

1.    派遣出国：派遣有关人员出席国际会议、出国考察、讲学、合作研宄、学 习进修等活动中形成的材料。

2.    聘请来校：学校聘请的境外专家、教师在教学、科研等活动中形成的材料。

3.    交流合作：学校开展校际交流、中外合作办学、境外办学及管理外国或港 澳台地区专家、教师、国际学生、港澳台学生等工作中形成的材料。

4.    授予名号：学校授予境外人士名誉职务、学位、称号等材料。

5.    上级文件：针对本校外事工作的指令性和指导性材料。

三、立卷方法

1.分类组卷

(1)对外事文件材料按有关规定整理鉴定、分类立卷。零散材料装订成卷， 精装协议保持原样。

   （2）按年度-问题组卷。通常同年同一类问题，按时间先后顺序排列，注意 保持材料的自然形成规律和有机联系。跨年度的请示与批复，归入批复年度；跨年度的规划，归入内容针对的第一个年度；跨年度的计划、总结、报告，归入内 容所针对年度；跨年度的会议文件，归入会议闭幕年度；法规性文件归入公布或 批准年度。

    （2）密不可分的文件排序定位。批复、批示在前，请示、报告在后；正件在前，附件在后；正本在前，定稿在后；转发件在前，被转发件在后。

    （3）文件组合。按单一问题组合；简报按名称或期号组合。

    （4）拟写标题与上传电子文件。案卷标题要求结构完整，准确概括卷内文件主要责任者、内容、文件种类。文件标题照实抄录，其电子文件扫描后对应上 传档案管理系统中。

    （5）填写卷内备考表。本卷情况说明，应填写卷内文件完整、缺损、修改、补充、移出、销毁等情况；立卷人，由组成本卷的责任者签名；检查人，为立卷 单位主管档案工作负责人，即对案卷质量进行审核的责任者签名。

2.交叉文件处（1）公文类

①上级来文。综合性的，由学校办公室立卷归档；专业性的或具体业务性的， 由承办单位立卷归档。

②本校发文和报文。以学校名义的发文，由学校办公室立卷归档；以部门名 义的发文，由部门立卷归档。

③校内请示与批复。校内各单位向学校的请示报告正文、底稿及相应批复、 批转原件，由报送单位立卷归档。

    （2）会议材料。职能部门以学校名义召开的国际性、全国性、地区性、全校性专门会议、干部会议材料，由主办单位立卷归档。

四、归档验收

1.外事类纸质档案与对应电子档案同步移交档案馆统一保管。保管期限分 为永久、定期两类。定期分为10年、30年两种。不同内容的保管期限参见附表。

    2.交接外事档案时，双方应按照档案移交目录当面清点、检查。凡不符合要求者，档案馆拒绝接收，并限期改正。交接完毕后，交接双方经办人在档案移 交目录上签名、加盖公章。移交目录一式两份，各执一份备查。

    3.档案立卷归档坚持谁立卷谁负责，要妥善保管，及时归档，防止丢失和损坏。磁性存储介质应采取针对性的安全措施，做到防尘、防热、防磁、防冻， 确保档案立卷过程中的安全。

财会档案立卷规范

为适应财会档案管理要求，使财会档案立卷归档工作更加规范化、程序化、 制度化，根据《会计档案管理办法》《高等学校档案管理办法》《会计基础工作规范》《会计电算化工作规范》《东北师范大学档案工作条例（2015年修订）》 及相关规定，结合我校实际，制定本规范。

一、立卷原则

1.    财会档案是指财会综合管理材料和会计凭证、会计账簿、财务报告等会计 核算材料，是记录和反映我校经济业务的重要史料和证据。

2.    预立卷归档的财会材料，必须对学校和社会当前与长远具有参考作用、凭 证作用和研宄价值。

3.    预立卷归档的财会材料，必须真实准确反映学校财务管理和会议活动的全 过程，保证完整、准确、系统。

4.    预立卷归档的财会材料，必须遵循其自然形成规律，保持彼此间的有机联 系，保证系统性，充分体现财会档案的类型特点。

二、归档范围

应归档的财会材料主要包括：

1.    综合管理类：上级和本校有关财会管理的文件材料，财务活动大事，会计 档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册等。

2.    财务报告类：月度、季度、年度财务报告（预算、决算），包括会计报表、 附表、附注、文字说明及其他财务报告；银行存款余额调节表、银行对账单、纳税申报表。

3.    会计账簿类：总账、明细账、日记账、辅助账簿及其他会计账簿。

4.    会计凭证类：原始凭证、记账凭证、汇总凭证及其他会计凭证。

5.    工资名册类：工资和津贴发放名册。

6.    电子财会档案：存储在计算机硬盘中的会计数据及其他磁性存储介质或光 盘存储的会计数据、会计软件和财会管理电子文件等。

三、立卷方法

1.按有关规定对财会文件进行整理鉴定、分类立卷，装订成册。

    2.综合管理材料的整理立卷。按问题组卷，同一问题材料按时间先后顺序排列定位。

    3.财务报告的整理立卷。定期编制的财务报告，应当依次编写页码、加置封面、装订成册，加盖公章。封面上应当注明：单位名称，单位地址，财务报告所 属年度、季度、月度，送出日期，并由主管科长、主管副处长、主管处长及总会 计师签名或盖章。

    4.会计账簿的整理立卷。总账、明细账，日记账等各类账簿定期打印、连续编号，经审核无误后装订成册，并由记账人员、主管科长和主管处长签字或盖章, 并加盖单位公章。

    5.会计凭证的整理立卷。记账凭证应当连同所附的原始凭证或原始凭证汇总表，按编号顺序，折叠整齐，当天会计事项结束后及时装订成册，并加置封面， 注明单位名称、年度、月份和起止日期、凭证种类、起止号码，由装订人在装订 线封签外签名或盖章。

对数量过多的原始凭证，可以单独装订保管，在封面上注明记账凭证日期、 编号、种类，同时在记账凭证上注明“附件另订”和原始凭证名称及编号，以备查证。

如涉及房产的或各种经济合同以及涉外文件等重要原始凭证，应当另编目 录，单独登记保管，并在有关的记账凭证和原始凭证上相互注明日期和编号。

会计凭证应按全年顺序统一编号，卷号应与装订的会计凭证封面册数的编号 一致。

6.工资和津贴名册的整理立卷。按月份先后排序，根据页数多少，一月装订 一册或多册，封面需标识：档号、案卷题名、编制单位、编制日期、保管期限、密级。

7.电子财会档案的整理立卷。程序和数据库信息由系统管理员按有关规定一 式三份备份管理；综合管理电子文件由相关人员上传到档案管理系统中。

四、归档验收及分室保管

1.当年财会档案在会计年度终了后，可暂由财务处档案室保管1年或1年以 上，期满后应在次年5月30日前，由财务处专职档案员编制会计档案移交清册, 移交档案馆统一保管。

2.    财会档案的保管期限分为永久、定期两类。定期保管期限分为3年、5年、 10年、15年、25年五类。各类财会档案的保管期限详见附表。

财会档案保管期限应从会计年度终了后的第1天算起。本规范规定的财会档 案保管期限为最低保管期限。

3.    交接财会档案时，双方应当按照财会档案移交清册所列内容逐项交接。交 接完毕后，交接双方经办人应在财会档案移交清册上签名、加盖公章。

4.    电子会计档案应永久保存。对存储在计算机硬盘中的会计数据要定期复 制、备份，一式三份，分放三个不同地方保管，防止由于计算机硬盘损坏，而使会计电子档案丢失。

5.    档案立卷归档坚持谁立卷谁负责，要妥善保管，及时归档，防止丢失和损 坏。磁性存储介质应采取针对性的安全措施，做到防尘、防热、防磁、防冻，确保档案立卷过程中的安全。

声像档案立卷规范

为提高我校声像档案工作的质量和管理水平，充分发挥声像档案作用，有效 地为学校各项工作服务，根据教育部《高等学校档案管理办法》《东北师范大学档案工作条例（2015年修订）》及相关规定，结合我校实际，制定本规范。

一、立卷原则

1.     声像档案是指反映我校各项活动和历史发展，具有保存价值的各种以音 响、画面形象等方式记录的专门载体及配套的文字材料。

2.     预立卷归档的声像材料，必须对学校和社会当前与长远具有参考作用、凭 证作用和研究价值。

3.     预立卷归档的声像材料，必须真实准确反映声像制作活动的全过程，保证 完整、准确、系统。

4.     预立卷归档的声像材料，必须遵循其自然形成规律，保持声像载体材料与 纸质载体、不同声像载体之间的自然联系，注意其成套性特点。

二、归档范围

1.     学校各项活动中形成的或校外单位形成的与本校有关的声像载体材料，主 要包括综合管理文件、制作项目文件和声像载体材料三个方面，具体范围参见《东北师范大学声像档案归档范围和保管期限表》。

2.     归档的声像载体材料必须反映声像制作活动的全过程，保证完整、准确、 系统。

3.     归档的声像载体材料必须遵循其自然形成规律，保持声像载体与纸质载 体、不同声像载体之间的自然联系，注意其成套性特点。

三、立卷方法

1.形成积累

(1) 学校新闻中心、出版社、党政部门、院（系）所等能够形成声像档案 的部门，均为归档部门。

(2) 兼职档案员是本部门归档工作的直接责任人，其中本部门形成的纸质 材料和照片，必须挂载对应的电子档案；有归档价值的上级文件，必须挂载对应的数字化文档（扫描件）。所有电子文件必须保证系统的可识别和可利用性。