吉林建筑大学档案管理办法

(2016修订)

第一章  总  则

    第一条 为加强学校档案工作，提高档案管理水平，有效保护和利用档案，充分发挥档案的作用，为学校和社会服务，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》、《高等学校档案管理办法》和《档案管理违法违纪行为处分规定》等法律规定，结合学校实际，特制定本办法。

    第二条 本办法所称档案以全宗为基础，包括学校档案（又称综合档案）和人事档案。学校档案是指学校过去、现在和将来在教学、科研、管理以及其它各项活动中直接形成的，对学校和社会具有保存价值的各种文字、图表、声像、实物等不同形式载体的历史记录。

    第三条 学校档案和人事档案记录反映了学校建立、建设及发展的历史过程，是全校教职工、学生的劳动成果和智慧的结晶，是学校不可再生的宝贵财富，学校各单位和个人均有保护、移交档案的责任和义务。　

    第四条 档案工作是维护学校历史真实面貌的一项重要的基础性工作，是衡量学校教育质量和管理水平的重要标志之一。学校应把档案工作纳入学校整体发展规划，加强档案工作的领导和管理，保证档案工作依法开展。

第二章  管理体制与职责

第五条 学校档案工作由学校档案工作领导小组统一领导。学校档案工作领导小组是学校档案工作决策机构。各部门（单位）行政主要负责人(产业单位由产业单位负责人)是本部门（单位）档案工作的第一责任人，各部门（单位）设兼职档案员，兼职档案员是本部门（单位）档案工作的直接责任人。学校档案馆为处级建制，既是学校档案工作委员会执行机构和档案工作职能管理部门，又是学校档案集中保管、永久保存、安全管理及信息服务中心，业务上接受上级档案行政管理部门的指导、监督和检查。

    第六条 学校档案工作领导小组主要职责：

    (一)贯彻落实党和国家有关档案工作的法律法规和方针政策;

    (二)审议学校档案工作发展规划及有关重要文件，并提出指导性意见;

    (三)研究、解决学校档案工作中的重大事项及存在的突出问题;

    (四)检查和督促学校各部门（单位）档案工作的执行情况;

    (五)对各部门（单位）档案工作进行检查与评估。

    第七条 学校档案馆职责：

    （一）贯彻执行国家有关档案工作的法律法规、方针政策和学校有关规定，综合规划学校档案工作,广泛进行档案工作宣传，提高学校师生的档案意识；

    （二）拟订学校档案工作的规章制度，并贯彻落实，对学校各部门（单位）档案工作进行业务指导;

    （三）与档案形成部门讨论、制定其应归档的档案类别和范围；

    （四）负责学校档案接收（征集)、分类编目、鉴定、统计、保管、保护与销毁等工作；

    （五）建立并组织协调全校的档案管理网络。开展全校专（兼）职档案人员的业务培训，开展档案业务研宄和学术交流活动；

    （六）严守档案机密，确保档案安全;

    （七）进行馆藏档案信息资源的整理、开发、利用，开展档案编研、年鉴的编纂、校史研究工作，编制检索工具；

    （八）组织实施学校档案信息化和数字档案馆建设;

    （九）围绕学校中心工作，完成学校交办的各项任务。

    第八条 建立由学校档案工作领导小组及各部门（单位）专（兼）职档案员组成的学校档案工作一体化网络服务体系。专（兼）职档案员名单，须经本部门（单位）负责人签批，加盖单位公章后报学校档案馆备案，如有调整，需及时将调整后的名单提交学校档案馆。档案馆负责对专（兼）职档案员业务工作进行督促和指导，并向所在单位反馈其档案工作情况，专（兼）职档案员队伍应保持相对稳定。

    (一)各部门（单位）学校档案工作领导小组成员主要职责：

    1. 参加学校档案工作领导小组工作会议，履行其职责；

    2. 组织本单位人员学习档案法规，执行学校档案规章制度；

　3. 负责落实把档案工作纳入本单位的工作计划，把文件材料的形成、积累、整理和归档管理工作纳入本单位规章制度，同时要纳入相关人员的岗位职责和绩效考核中；

　　4. 负责落实布置、检查、总结和验收档案工作；

　　5. 负责本单位归档材料审查与案卷审核签字工作；

　　6. 积极为专(兼)职档案人员创造良好工作环境和学习研究条件，帮助解决工作中的实际困难；

7. 负责本单位档案的安全和保密工作。

（二）各部门（单位）专（兼）职档案人员职责：

    1. 认真学习国家档案法规和学校档案工作规章制度；

    2. 参照《吉林建筑大学档案归档范围》及《吉林建筑大学档案归档类目分类表》，做好本单位文件材料整理、系统录入、立卷，按归档时间向学校档案馆进行移交；　

    3. 归档材料组卷合理、系统、完整、准确，做好档案安全与保密工作；

    4. 主动接受档案馆检查和业务指导。

            第三章 档案的归档与管理

    第九条 学校档案分为党群、行政、教学（研究生教学、本科教学、继续教育教学）、科研、科校、基本建设、仪器设备、出版、外事、财会、建筑工程学校、职工大学、物资学校、实物、声像、照片十六个实体类别。

第十条 完善归档制度，加强学校档案立卷归档和收集整理工作的监督指导。

（一）档案馆要会同档案形成部门认真研究、及时制定或修订学校各类文件材料归档范围和保管期限。

    （二）学校实行由档案形成部门立卷归档制度。各部门（单位）专（兼）职档案工作人员按照纸质文件和电子文件材料的自然形成规律整理组卷，同步归档和移交。归档的档案材料包括纸质、照（胶）片、录像（录音）带、电子数字信息载体及实物等各种载体形式。

1. 立卷人应按文件材料的自然形成规律、保持文件之间有机联系和便于利用的原则，进行系统整理组卷，并编写页号或件号，进行系统录入，并打印卷内目录、案卷封面和案卷移交目录；

2. 归档的材料应格式统—，标题简明确切，内容完整，声像清晰，符合规范要求，破损文件应予修复；

    3. 材料整理立卷后，经本部门（单位）负责人审查签字，由兼职档案员打印移交清单，向档案馆移交；

4. 凡由学校几个部门（单位）合作完成的项目，由主办部门（单位）立卷归档；学校与校外单位分工协作完成的项目，由学校参与项目部门（单位）负责归档，档案馆应保存完整的项目档案（档案馆可保存协作单位完成部分的项目档案正本的复制件）；

    5. 重要的、利用频繁的档案材料，可复制副本随原件一同归档，以便保护原件。

    第十一条 对于个人在从事教学、科研、党政管理等职务活动中形成的各种档案材料，必须按规定向各部门（单位）档案员移交，任何个人不得将档案材料据为己有。

    具有艺术价值和实用价值等的实物档案，禁止以任何借口拖延或留为私有，必须进行及时归档。

    对于个人在非职务活动中形成的档案材料，档案馆可通过征集、代管、捐赠等多种形式进行收集。对向档案馆捐赠有价值档案的个人，学校应给予奖励。

    第十二条 档案馆要加强对档案工作的监督指导，特别是对学校重要工作、重大活动、重大决策、重大事件以及新专业、新机构等，要指导有关方面及时建立档案工作制度。对损毁、丢失的档案，要督促档案形成单位积极予以补救。

    第十三条 已归档的档案材料，需要补充、更改时，必须由有关部门（单位）的负责人审核签署意见，报主管校领导批准，交档案馆归档。

    第十四条 部门（单位）撤销、合并时，必须办理档案和文件材料的交接手续，不得私自带走和销毁档案材料。

    第十五条 学校档案馆定期做好档案鉴定工作。对保管期限已到档案进行鉴定，提出销毁或延长保管期限的意见。经鉴定并登记造册报学校档案工作领导小组讨论通过，经主管校领导批准后，按规定予以销毁。销毁档案时应指定专人实施，学校纪检等有关部门要派人监销,未经鉴定和批准，不得销毁任何档案。

    第十六条 档案馆对各类档案收进、移出、利用和销毁情况应进行统计，向档案行政部门和上级主管部门报送档案工作基本情况统计。

    第十七条 学校人事档案材料归档办法执行中组部《干部人事档案材料收集归档规定》（组通字[2009]12号）。

第十八条 归档时间：

学校各部门（单位）的某项事件完成后形成的档案材料和实物档案等，应坚持随时归档的原则。特别是“四重”档案（重要工作、重大决策、重大活动、重大事件）。各部门（单位）应在次学年6月末前完成上一年度材料归档；科研类档案应当在项目完成后两个月内归档；基建类档案应当在项目完成后三个月内归档。

    第十九条 学校要建立和健全档案工作的检查、考核与评估制度。

第四章  档案的开放与利用         

    第二十条 学校档案馆应按照国家和学校的规定，公布和开放馆藏档案。开放档案的范围由档案馆与档案形成单位共同确定并上报档案工作领导小组批准。未经学校授权，任何组织、个人无权公布学校档案。

    属于下列情况之一的档案，不对外开放：

    （一）涉及国家秘密的；

    （二）涉及专利或技术秘密的；

    （三）涉及个人隐私的；

    （四）档案形成单位规定限制利用的。

    第二十一条 档案利用是指对符合开放利用条件的馆藏档案的查询、借阅、复制、摘录以及开具各类档案证明材料等。档案馆应设立阅档室，提供检索设备，为用户利用档案提供服务。

    第二十二条  持有合法证明的单位或者持有合法身份证明的个人，在表明利用档案的目的和范围并履行相关手续后，均可以利用已公布的档案。

境外组织或者个人利用档案的，按照国家有关规定办理。

    第二十三条 利用档案应履行的程序：

    (一）本校工作人员因工作需要，查阅、摘录、复制档案材料，须到档案馆网站下载申请表，填表审批后，方可查阅。

（二）校外查阅、摘录、复制未公开档案，凭单位介绍信、个人合法身份证件，经档案形成单位、档案馆馆长同意，办理相关登记手续后，方可进行；查阅未公开或有保密内容的档案，须经档案形成单位负责人、保密部门负责人、档案馆馆长同意签字，报学校主管领导审批，并办理相关登记手续后，方可进行。

（三）个人查阅与本人有关的职称、学历、学位、学籍

等，可以公开的档案，凭本人合法身份证明，办理相关登记

手续后，方可进行。

    第二十四条 档案馆是学校出具档案证明的唯一机构。加盖档案馆公章的档案复制件，与原件具有同等效力。

    第二十五条 学校档案馆要编制各种必要的检索工具、参考资料和统计资料，提供开放档案目录，档案馆指南，检索查询系统等。

             第五章  条件保障

    第二十六条 具有结构合理的档案工作队伍是做好学校档案工作的先决条件，学校对档案工作人员的配备要求如下：

    （一）结合学校规模和馆藏档案数量等实际情况，学校应配备相应编制数量的档案工作人员(参照劳动人事部、国家档案局1985制定的《地方各级档案馆人员编制标准（试行）》、中共中央组织部、国家档案局印发《干部档案工作条例》)，其专（兼）职档案工作人员应保持相对稳定。

    （二）档案工作人员具有团队意识和奉献精神；具备档案业务知识和现代化管理技能。

    第二十七条 档案工作经费单独立项，列入学校预算。各部门（单位）用于保存本单位归档文件所需的档案装具和设备由档案馆提供。

    第二十八条 学校根据档案馆馆藏和现代化管理需要，为档案馆提供专用档案库房、办公和阅览服务用房。档案库房须配备防火、防盗、防潮、防尘、防虫、防鼠、防水和防光等设施。存放声像、实物和电子等特殊载体的专门库房还应配备恒温、恒湿等必要设施。

    第二十九条 学校应为档案馆配备信息化建设的软硬件设备，建立、健全人防、物防和技防三位一体的档案安全防范保障体系，努力使学校档案工作信息化和数字校园同步发展。

第六章  奖励与处罚

    第三十条 对在档案工作中做出贡献的单位或者个人、对向学校捐赠有价值档案资料或实物的校内外人员，学校应给予表彰与奖励。

    第三十一条 为有效保护和安全利用档案，根据国家法规和国家监察部、人力资源和社会保障部、国家档案局《档案管理违法违纪行为处分规定》（第30号令），对有下列行为的责任者，要进行责任追究，学校要视情节分别给予通报、警告、记过、记大过、降级、撤职或开除处分，情节严重者交由上级纪检、监察机关处理，涉嫌犯罪的交司法机关依法追究刑事责任。

    （一）因工作不负责任，不按归档时间、归档范围、归档要求归档的；

    （二）不遵守档案工作制度，玩忽职守，造成档案损坏、丢失或者擅自销毁档案的责任者；

（三）违反保密规定，擅自提供、抄录、复制、公布档案的；

    （四）涂改、伪造档案，擅自从中抽取、添加档案材料的；

（五）擅自出卖、赠送、交换档案的；

（六）不按规定归档或者不按期移交档案造成严重后果、拒绝归档或利用职务之便将档案据为己有的；

（七）明知所负责档案面临危险而不采取措施造成损失的；档案事故发生后隐瞒不报或干扰阻挠调查的；

    （八）其他违反档案法律法规的行为。

第七章   附  则

    第三十二条  本办法由档案馆负责解释。

第三十三条 本办法自发布之日起施行。吉林建筑大学2013年12月4日发布的《吉林建筑大学档案管理实施细则》校字【2013】109号同时废止。

 吉林建筑大学党政办公室               2016年5月24日印发

校字﹝2016﹞60号                  签发人：杨小天

关于成立吉林建筑大学

档案工作领导小组的通知

学校各部门、单位：

为加强学校档案工作的科学化、民主化和规范化建设，进一步落实教育部《高等学校档案管理办法》，发挥档案工作服务学校教学和科研工作的职能,现成立吉林建筑大学档案工作领导小组，档案工作领导小组实行席位制结构，具体如下：

    一、档案工作领导小组席位制结构

    组长由学校校长担任、副组长由学校主管档案工作

副校长担任。成员主要由各部门（单位）行政负责人(产业单位由产业单位负责人)组成。成员职务若发生变动，由接替相应职务人员自然递补。

    二、档案工作领导小组成员名单

    组  长：戴  昕

副组长：杨小天

    委  员：（按姓名笔画为序）

       马  刚  王世栋  王丽霞  王岩松  王禹杰

       王  亮  王振东  王晓丽  韦新东  毛长君

       尹  朝  田文波  白  莉  刘文会  刘玉本

       刘  晔  刘殿忠  齐伟民  闫  峰  许君臣

       许  超  孙  磊  牟  瑛  李之吉  李刚健

       李佳艺  李春刚  李彦卓  杨福民  肖力光

       宋  敏  张广良  张文春  张  军  张学健

       张振庭  陈  雷  陈煜平  周佳峰  周晓虹

       孟祥军  董世军  韩成浩  谢明辉  雷国光

       潘高峰

三、档案工作领导小组下设办公室，由档案馆人员兼任

办公室主任：  李春刚（兼）

办公室副主任：王 玮

秘  书:  杨 毅

                                 吉林建筑大学

                                2016年5月24日

　　　　　　　　　　　　　　

 吉林建筑大学党政办公室               2016年5月24日印

吉林建筑大学实体档案分类表

分类号		立卷归档内容
DQ 党群	DQ11	党务综合（分党委、总支、直属支部综合材料入此）
	DQ12	纪检
	DQ13	组织
	DQ14	宣传教育
	DQ15	统战（民主党派材料入此）
	DQ16	工会（妇女工作材料入此）
	DQ17	团委（学生社团材料入此）
XZ 行政	XZ11	行政综合（学校评估、教代会、校史和院、系等单位综合材料入此）
	XZ12	人事（师资培养材料入此）
	XZ13	监察审计
	XZ14	武装保卫
	XZ15	总务
	XZ16	档案、图书、文博
JX 教学	JX11	综合（学生运动会、教学评估、优秀教学评奖材料入此）
	JX12	学科与实验室建设（专业设置入此）
	JX13	招生
	JX14	学籍管理（学生奖惩材料入此）
	JX15	课堂教学与教学实践
	JX16	学位
	JX17	毕业生（毕业生信息反馈入此）
	JX18	教材
KY 科研	KY11	综合（科研经费管理、学术活动材料入此）
	KY12	按学科归类（参照科学研究处档案归档范围与保管期限表）
SB 设备	SB11	仪器设备综合
	SB12	仪器设备项目
	SB13	说明书
	SB14	采购合同
CB 出版	CB11	出版综合（出版管理、统计等综合材料入此）
	CB12	报纸
CK 财会	CK11	财会综合
	CK12	会计报表
	CK13	会计账簿
	CK14	会计凭证
	CK15	工资清册
JJ 基建	JJ11	基建综合（基建管理、统计、全校平面图、地质勘探等综合材料入此）
	JJ12	单项基建工程材料入此（前期材料）
	JJ13	基建施工中形成材料
	JJ14	基建竣工形成材料
	JJ15	基建图纸
	JJ16	基建产生的合同
	JJ17	杂项
	JJ18	房产证、土地证、产权证
WS 外事	WS11	综合（出国（境）国际合作会议、来校外教和外国留学生等材料入此）
KX 科校	KX11	产业的相关材料
SW 实物	SW11	实物奖品
	SW12	纪念品
	SW13	礼品
	SW14	名人字画
	SW15	印信（章）
SX 声像	SX12	照片
	SX13	录音带
	SX14	录像带
	SX15	幻灯片
	SX16	磁盘
	SX17	影视胶片
	SX18	缩微胶片
	SX19	光盘

        吉林建筑大学综合档案归档范围及总体要求

为使学校档案工作更加规范化、科学化，确保各类档案归档齐全完整、内容准确系统，努力构建载体多样、内容丰富、特色凸显、质量上乘的学校档案资源保障体系，提高我校档案工作管理水平，更好地服务学校和社会，现就我校档案立卷归档工作做如下要求。

一、确定原则

1.   归档的文件材料必须对学校和社会当前与长远具有参考作用、凭证作用和研究价值。

2.   归档的文件材料必须反映学校和本部门职能活动的全过程，保证完整、准确、系统。

3.   归档的文件材料必须遵循其自然形成规律，保持彼此间的有机联系，照顾不同部门的工作特点。

二、归档范围

凡是学校在招生、教学、科研、管理各项活动中直接形成的对学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同载体和形式的历史记录都属于学校档案的归档范围。主要包括：

1.   反映学校、本单位主要职能活动和基本历史面貌的，对学校本单位工作、 国家建设和历史研究具有利用价值的各种材料；

2.   在学校、本单位工作和活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面 具有凭证作用的各种材料；

3.   本单位需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料；下级机关报送的重要文件材料；

4.   其他对学校和本单位工作具有查考价值的文件材料。

各类档案归档范围见其《立卷规范》中的具体规定。

三、总体要求

立卷归档是档案工作的首要环节，也是一项经常性和基础性工作，地位重要,责任重大，必须做到应收尽收、应归尽归，防止档案流失，不断提高立卷归档质量。

    1.加强领导，分工协作。学校档案实行部门立卷，档案馆集中管理体制。本校各处级单位均为立卷部门，各立卷部门应有一位处级领导分管本单位档案工作，并配备1-2名专（兼）职人员具体负责本部门归档工作。实行“三纳入”（即纳入立卷单位计划和规划，纳入管理制度，纳入有关人员职责范围），做到“四同步”（即布置、检查、总结、验收各项工作时，要同时布置、检查、总结、验收档案工作)。档案馆应与立卷部门密切合作，搞好业务指导，任何单位和个人不准将应归档文件材料据为己有或拒绝归裆。

    2.保证质量，同步归档。我校实行实体档案与电子档案同步归档制度。各单位档案人员应关注本单位工作，重视平时积累，遵循立卷归档原则，认真对照《吉林建筑大学实体档案分类表》，进行日常文件材料收集整理、分类立卷和同步归档工作。应做到材料及时收集整理，立卷分类科学规范，案卷齐全完整，内容准确系统，纸质与电子文件对应，确保档案的真实性、完整性、系统性和有效性。

    3.从严管理，确保安全。安全保密是档案立卷归档工作的重中之重。立卷部门要自觉强化保密意识和责任意识，加强涉密档案人员教育管理，严格执行有关制度和要求，加强检查监督，切实把安全保密工作贯穿到档案收集整理、分类编目、密级划分、立卷归档、移交接收等各个环节，保证预归档材料日常妥善保管、有序存放、方便查阅，严防损坏、散失和失泄密等问题发生。

    4.手续完备，及时移交。学校立卷归档工作实行各单位立卷人、主管档案工作负责人和档案馆三级档案审核移交制度。应按照学校规定的归档时间节点，严格履行交接手续，做好档案清点登记与检查工作，保证目录与案卷相互对应，准确无误，立卷单位负责人、档案移交人和档案馆双方签字，并盖公章。对于著录不规范、签章不全及缺件等问题，档案馆拒绝接收，并限期改正，直至合格方可移交。要做到归档手续完备，不拖延、无漏项、无差错。移交手续登记表一式两份，交接双方各执一份备查。

归档时间：按行政年度归档的部门，在次年6月底前立卷归档；财会档案，在次年5月底前立卷归档，并向校档案馆移交归档目录；科研档案在项目完成后2个月内立卷归档；基建档案应在项目竣工验收后3个月内立卷归档；实物个件，在获得后及时向档案馆移交归档；“四重”档案（重要工作、重大决策、重大活动、重大事件的文字材料与音视频等），及时收集和立卷归档；研究生个人学位材料，在学生毕业当年10月底前立卷移交归档。

党群、行政类档案立卷规范

为适应党群、行政类档案（以下简称党政档案）管理要求，使党政档案立卷归档工作更加规范化和科学化，根据《高等学校档案管理办法》、《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》、《吉林建筑大学档案管理办法（2016年修订）》及相关规定，结合我校实际，制定本规范。

一、立卷原则

1.    凡是学校在党群、行政管理活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表、 声像等不同载体、不同形式的材料，均属党政档案。

2.    预立卷归档的党政文件材料必须对学校和社会当前与长远具有参考作用、 凭证作用和研究价值。

3.    预立卷归档的党政文件材料必须反映学校党政部门职能活动的全过程，保证完整、准确、系统。

4.    预立卷归档的党政文件材料必须遵循其自然形成规律，保持彼此间的有机联系，照顾不同部门的不同特点。

二、归档范围

应归档的党政材料主要包括：

1.    学校综合性材料：学校及部门规划、计划、总结、综合统计、大事记、领导讲话等。

2.    学校会议材料_：党代会、教代会、团代会等会议系列材料，党政会议和各种委员会会议记录。

3.    校内请示与批复：校内职能部门上报学校的请示与学校批复。

4.    本校发文和报文：学校各项工作的校务公开文件、报请上级的批复或报告。

5.    合作单位办理材料：与校外单位合作协议、合同等。

6.    信访材料：人民来信来访及处理结果。

7.    撤销机构有查考利用价值的党政活动材料。

8.    上级文件：针对本校党建、人事管理、行政管理等指令性和指导性材料。

三、立卷方法

1.分类组卷

    （1）对党政文件材料按有关规定整理鉴定，分类立卷，装订成卷。

    （2）按年度-问题组卷。通常同年同类问题按时间先后顺序排列，注意保持材料的自然形成规律和有机联系。跨年度的请示与批复，归入批复年度；跨年度的规划，归入内容针对的第一个年度；跨年度的计划、总结、报告，归入内容所针对年度；跨年度的会议文件和非诉讼案件材料，归入会议闭幕和结案年度；法规性文件归入公布或批准年度。

    （3）密不可分的文件排序定位。批复、批示在前，请示、报告在后；正件在前，附件在后；正本在前，定稿在后；转发件在前，被转发件在后；非诉讼案件结论性材料在前，依据性材料在后。

    （4）文件组合。会议文件，按会议主题组卷；非诉讼案件材料，按立案问题或人头组合；信访材料，按信件作者或信件所反映的问题组合；管理文件和调研材料等，按单一问题组合；简报按名称或期号组合。

    （5）拟写标题与上传电子文件。案卷标题要求结构完整，准确概括卷内文件主要责任者、内容、文件种类。文件标题照实抄录，其电子文件扫描后对应上传档案管理系统中。

    （6）填写卷内备考表。本卷情况说明，应填写卷内文件完整、缺损、修改、补充、移出、销毁等情况；立卷人，由组成本卷的责任者签名；检查人，为立卷单位主管档案工作负责人，即对案卷质量进行审核的责任者签名。

2.交叉文件处理

（1）公文类

①上级文件。综合性的，由学校党政办公室立卷归档；专业性的或具体业务性的，由承办单位立卷归档。

②本校发文和报文。以党委、学校名义的发文，由学校党政办公室立卷归档；以部门名义的发文，由该部门立卷归档。

③校内请示与批复。校内各单位向校党委、学校的请示报告正文、底稿及相应的批复、批转原件，由报送单位立卷归档。

    （2）会议材料。党委和学校召开的代表大会、全委会、常委会、扩大会、办公会所形成的材料，由学校党政办公室立卷归档。职能部门以党委和学校名义召开的国际性、全国性、地区性、全校性专门会议、干部会议材料，由主办单位立卷归档。

（3）合作单位办理文件。两个以上单位共同办理的文件，由主办单位立卷归档，非主办单位只保存复制本。

（4）信访材料。重要的人民来信来访材料，由承办单位立卷归档。

    （5）撤销机构材料。临时机构、撤销机构形成的材料，应于机构撤销前做好整理立卷，移交档案馆保管。

四、归档验收

1.  党政类纸质档案与对应电子档案同步移交档案馆统一保管。保管期限分为永久、定期两类。定期分为10年、30年两种。不同内容的保管期限参见附表。

2.  交接党政档案时，双方应按照档案移交目录当面清点、检查。凡不符合要求者，档案馆拒绝接收，并限期改正。交接完毕后，交接双方经办人在党政档案移交目录上签名、加盖公章。移交目录一式两份，各执一份备查。

3.  档案立卷归档坚持谁立卷谁负责，要妥善保管，及时归档，防止丢失和损坏。磁性存储介质应采取针对性的安全措施，做到防尘、防热、防磁、防冻，确保档案立卷过程中的安全。

教学档案立卷规范

为加强教学档案工作，提高教学管理水平，使教学档案立卷归档工作更加规范化和科学化，为考核教学工作提供依据，根据《高等学校档案管理办法》《高等学校教学文件材料归档范围》、《吉林建筑大学档案管理办法（2016年修订）》及相关规定，结合我校实际，制定本规范。

一、立卷原则

1.    教学档案是指在教学管理和教学实践活动中直接形成的文字、图表、声像等不同载体的文件材料。

2.    预立卷归档的教学文件材料，必须对学校和社会当前与长远具有参考作用、凭证作用和研究价值。

3.    预立卷归档的教学文件材料，必须反映学校教学管理、教学实践活动的全过程，保证完整、准确、系统。

4.    预立卷归档的教学文件材料必须遵循其自然形成规律，保持彼此间的有机 联系，并注意其成套性特点。

二、归档范围

应归档的教学材料主要包括：

1.    教学管理材料：学校制定的教学制度、办法、规定、条例，教学工作统计表、大事记等。

2.    教学计划、方案和教学大纲，教学改革方案、总结。

3.    招生材料：招生计划、简章、专业介绍、新生名册，代培计划、合同，招生工作总结等。

4.    学籍管理材料：新生登记表，学生学籍卡片、成绩卡，在校学生名册，学生学籍变更（升级、留级、休学、转学、复学、退学）等。

5.    学生奖惩材料。

6.    课堂教学与教育实习材料：课程安排表，课程进度表，教师任课安排，典型讲义、教案，各院(系）各专业的考试题；教学实习计划、大纲、总结、实习指导书、实习讲义、实习结果鉴定，有代表性的实习报告等。

7.  学位、毕业生材料：研究生及硕士学位获得者名册、学位论文及有关审批文件，优秀毕业论文、毕业设计及评审意见；毕业生就业派遣方案、报告、总结、就业名单、毕业证书存根，供需见面计划、合同，学校对毕业生质量的调查计划、总结、调查表，使用单位对毕业生质量的评审意见等。

8.  教研室教学总结，教师教学经验总结、教师教学质量奖励材料，教学情况调查表。

9.  继续教育材料：各类培训计划、考核和总结，出国进修名单等。

    10.上级来文：教育改革、教学计划、专业和课程设置、招生、毕业生就业等方面的计划、指示、规定、办法等（政策性）、指令性、指导性文件。

三、立卷方法

1.分类组卷

    （1）对教学文件材料按有关规定整理鉴定、分类立卷。

    （2）按学年度-问题组卷。通常同学年的同类问题按时间先后顺序排列，注意保持材料的自然形成规律和有机联系。跨年度的请示与批复，归入批复年度；跨年度的规划，归入内容针对的第一个年度；跨年度的计划、总结、报告，归入内容所针对年度；跨年度的会议材料，归入会议闭幕年度；法规性文件归入公布或批准年度。

    （3）密不可分的文件排序定位。批复、批示在前，请示、报告在后；正件在前，附件在后；正本在前，定稿在后；转发件在前，被转发件在后；奖惩结论性材料在前，依据性材料在后。

（4）文中密不可分的插图、照片，贴入对应的文字材料内。

    （5）文件组合。会议文件，按会议主题组卷；奖惩材料，按问题或人头组合；管理文件和调研材料等，按单一问题组合；简报按名称或期号组合。

    （6）拟写标题与上传电子文件。拟写案卷标题要求结构完整，准确概括卷内文件主要责任者、内容、文件种类。文件标题照实抄录，其电子文件扫描后对应上传档案管理系统中。

    （7）填写卷内备考表。本卷情况说明，应填写卷内文件完整、缺损、修改、补充、移出、销毁等情况；立卷人，由组成本卷的责任者签名；检查人，为立卷单位主管档案工作负责人，即对案卷质量进行审核的责任者签名。

    2.交叉文件处理

  （1）公文类

①上级文件。综合性的，由学校办公室立卷归档；专业性的或具体业务性的，由承办单位立卷归档。

②本校发文和报文。以学校名义的发文，由学校办公室立卷归档。以部门名义的发文，由部门立卷归档。

③校内请示与批复。校内各单位向学校的请示报告正文、底稿及相应的批复、批转原件，由报送单位立卷归档。

    （2）会议材料。教学部门以学校名义召开的国际性、全国性、地区性、全校性专门会议材料，由主办单位立卷归档。

    （3）合作单位办理文件。两个以上单位共同办理的文件，由主办单位立卷归档，非主办单位只保存复制本。

    （4）撤销机构材料。临时机构、撤销机构形成的材料，应于机构撤销前做好整理立卷，移交档案馆保管，任何人不得将其带入其他单位。

四、归档验收

1.   教学类纸质档案与对应电子档案同步移交档案馆统一保管。保管期限分为永久、定期两类。定期分为10年、30年两种。不同内容的保管期限参见附表。保管期限应从教学年度终了后的第一天算起。

2.   交接教学档案时，双方应按照档案移交目录当面清点、检查。凡不符合要求者，档案馆应拒绝接收，并限期改正。交接完毕后，交接双方经办人在教学档案移交目录上签名、加盖公章。移交目录一式两份，各执一份备查。

3.   档案立卷归档坚持谁立卷谁负责，要妥善保管，及时归档，防止丢失和损坏。磁性存储介质应采取针对性的安全措施，做到防尘、防热、防磁、防冻，确保档案立卷过程中的安全。

科学技术研究类档案立卷规范

    为提高学校科学研究类档案（以下简称科研档案）的质量和管理水平，充分发挥科研档案在学校科学研究和技术开发中的作用，为考核科研工作提供依据，根据《高等学校档案管理办法》、《科学技术研究档案管理暂行规定》、《吉林建筑大学档案管理办法（2016年修订）》及相关规定，结合我校实际，制定本规范。

一、立卷原则

1.    科研档案是指学校在科学技术研究管理和实践活动中直接形成的具有保 存价值的文字、图表和声像等不同载体的文件材料。

2.    预立卷归档的科研文件材料，必须对学校和社会当前与长远具有参考作用、 凭证作用和研究价值。

3.    预立卷归档的科研文件材料，必须反映学校科研管理、科研项目（课题） 活动的全过程，保证完整、准确、系统。

4.    预立卷归档的科研文件材料，必须遵循其自然形成规律，保持彼此间的有 机联系，照顾不同学科、专业的不同特点，并具有成套性。

二、归档范围

应归档的科研材料主要包括：

1.    科研管理材料：学校制定的科研管理办法、规定、统计表、大事记等。

2.    科研准备阶段材料：科研课题审批文件、任务书、委托书，开题报告，调 研报告，方案论证和协议书、合同等。

3.    研究实验阶段材料：各种载体的重要原始记录，实验报告，计算材料，专 利申请的有关材料，设计文件、图纸，关键工艺文件，重要的来往技术文件等。

4.    总结鉴定验收阶段材料：工作总结、科研报告、论文、专著、参加人员名单、技术鉴定材料、科研投资情况和决算材料等。

5.    成果和奖励申报阶段材料：成果和奖励申报材料及审批材料，推广应用的 经济效益和社会效益证明等。

6.    推广应用阶段材料：推广应用方案、总结，扩大生产的设计文件、工艺文 件，生产定型鉴定材料，转让合同，用户反馈意见等。

7.    其他取得负结果或因故中断的重要课题材料。

三、立卷方法

1.分类组卷

（1）坚持实行学校科研管理部门和项目（课题）组联合立卷的方式。课题结束后，由本课题组负责人主持整理后，移交学校科研管理部门。学校科研部门的兼职档案员将全部科研材料，按要求汇总整理成卷。

    （2）对科研文件材料按有关规定整理鉴定、分类立卷。零散材料装订成卷，图书和证书保持原样。

    （3）按年度-问题组卷。通常同年同类问题按时间先后顺序排列，注意保持材料的自然形成规律和有机联系。跨年度的请示与批复，归入批复年度；跨年度的规划，归入内容针对的第一个年度；跨年度的计划、总结、报告，归入内容所针对年度；跨年度的会议材料，归入会议闭幕年度；法规性文件归入公布或批准年度。

    （4）密不可分的文件排序定位。批复、批示在前，请示、报告在后；正件在前，附件在后；正本在前，定稿在后；转发件在前，被转发件在后；项目按科研阶段先后排序。

    （5）文中密不可分的插图、照片，贴入对应的文字材料内。

    （6）文件组合。会议文件，按会议主题组卷；管理文件和调研材料等，按单一问题组合；简报按名称或期号组合。

    （7）拟写标题与上传电子文件。拟写案卷标题要求结构完整，准确概括卷内文件主要责任者、内容、文件种类。文件标题照实抄录，其电子文件扫描后对应上传档案管理系统中。

    （8）填写卷内备考表。本卷情况说明，应填写卷内文件完整、缺损、修改、补充、移出、销毁等情况；立卷人，由组成本卷的责任者签名；检查人，为立卷单位主管档案工作负责人，即对案卷质量进行审核的责任者签名。

2.交叉文件处理 （1）公文类

①上级文件。综合性的，由学校办公室立卷归档；专业性的或具体业务性的，由承办单位立卷归档。

    ②本校发文和报文。以学校名义的发文，由学校办公室立卷归档。以部门名义的发文，由部门立卷归档。

③校内请示与批复。校内各单位向学校的请示报告正文、底稿及相应的批复、批转原件，由报送单位立卷归档。

（2）会议材料。科研部门（单位）以学校名义召开的国际性、全国性、地区性、全校性专门会议材料，由主办单位立卷归档。

    （3）合作单位办理材料。两个以上单位协作完成的研究课题，由主持单位归档保存整套档案，协作单位保存自己所承担任务的科研材料，并将有关复制件送交主持单位。如确系涉及协作单位的合法权益，应在协议、合同或委托书中明确其科研文件材料的归属，但协作单位应将承担课题部分的有关档号及案卷目录提供主持单位。与国外合作的研究课题，经协商在协议、合同中明确科研材料的归档办法。

    （4）撤销机构材料。临时机构、撤销机构形成的材料，应于机构撤销前做好整理立卷，移交档案馆保管，任何人不得（准）将其带入其他单位。

四、归档验收

1.    科研类纸质档案与对应电子档案同步移交档案馆统一保管。保管期限分为永久、定期两类。定期分为10年、30年两种。不同内容的保管期限参见附表。

2.    交接科研档案时，双方应按照档案移交目录当面清点、检查。凡不符合要求者，档案馆拒绝接收，并限期改正。交接完毕后，交接双方经办人在科研档案移交目录上签名、加盖公章。移交目录一式两份，各执一份备查。

3.    档案立卷归档坚持谁立卷谁负责，要妥善保管，及时归档，防止丢失和损坏。磁性存储介质应采取针对性的安全措施，做到防尘、防热、防磁、防冻，确保档案立卷过程中的安全。

基本建设类档案立卷规范

为提高基本建设档案（以下简称基建）档案工作的质量和管理水平，充分发挥基建档案在建筑改造、维修等方面的作用，为考核基建工作提供依据，根据《高等学校档案管理办法》、《建筑工程资料管理标准》、《吉林建筑大学档案管理办法 (2016年修订）》及相关规定，结合我校实际，制定本规范。

一、立卷原则

1.    基建档案是指学校在基本建设管理和基本建设工程项目活动过程中直接形成的，具有保存价值的文字、图表、声像等不同载体的文件材料。

2.    预立卷归档的基建材料，必须对学校和社会当前与长远具有参考作用、凭证作用和研究价值。

3.    预立卷归档的基建材料，必须真实准确反映基建管理和项目建设的全过程，保证完整、准确、系统。

4.    预立卷归档的基建材料，必须遵循其自然形成规律，保持彼此间的有机联系，与实物完全一致并具有成套性。

二、归档范围

应归档的基建类材料主要包括：

1.    基建管理材料：基建工作规章制度、计划、总结、大事记、简报、统计表、总体规划、工程预决算、全校性总体规划、设计总平面图、水电气管道分布图、地质勘探、地形测量材料等。

2.    项目可行性研究材料：项目建议书及上级批复、可行性研究和项目评估报告、环境预测及调查报告、设计任务书和计划任务书等。

3.    设计基础材料：工程地质、水文地质、勘察设计、勘察报告、地质图、勘察记录、化验试验报告、重要土岩样及说明、地形地貌控制点、建筑物及构筑物、重要设备及安装测量定位和观测记录、水文气象地震等其他设计基础材料。

4.    设计材料：初步设计、技术设计、施工图设计、技术秘密材料、专利文件、设计计算书、关键技术实验、总体规划设计、设计评价鉴定及审批。

5. 工程管理材料：征用土地批准文件及红线图、拆迁、补偿协议书；承包合同、协议书、招标、投标、租赁文件；施工执照；环保、消防、卫生等文件，水、电、气、暖供应协议书；产权证书。

6. 工程施工材料：土地施工、设备及管线安装施工、电气及仪表安装施工的开工报告、工程技术要求、技术交流、图纸会审纪要、施工方案、施工计划、施工技术措施、施工安全措施、施工工艺等材料。

7. 竣工验收材料：竣工验收报告、全部竣工图纸、质量评审材料、工程现场声像材料、竣工验收会议决议文件。

8. 基建财务、器材管理材料:财务计划、年度计划，工程概算、预算、决算、交付使用的固定资产，主要材料消耗、器材管理材料。

9. 生产技术准备、试生产材料：技术准备计划，试生产管理、技术责任制，试车方案、产品技术参数、性能、图纸，设备试车、验收、运转、维护记录，安全操作规程、事故分析报告，技术培训、工业卫生、劳动保护材料。

三、立卷方法

1.分类组卷

    （1）基建档案按有关规定整理鉴定、分类立卷。零散材料装订成卷，证书保持原样。

    （2）实行学校基建管理部门与基建项目承包单位联合立卷方式。工程项目结束后，由承包负责人主持整理后，移交学校基建管理部门。学校基建部门的兼职档案员将全部基建材料按要求汇总，整理成卷。

    （3）按项目-问题（专业）组卷。通常同一项目的相同问题（专业）按时间先后顺序排列，注意保持材料的自然形成规律和有机联系。跨年度的请示与批复，归入批复年度；跨年度的规划，归入内容针对的第一个年度；跨年度的计划、总结、报告，归入内容所针对年度；法规性文件归入公布或批准年度。

    （4）密不可分的文件排序定位。批复、批示在前，请示、报告在后；正件在前，附件在后。工程项目按进展阶段分别排序，各阶段内按问题（专业）组合。

    （5）文中密不可分的插图、照片，贴入对应的文字材料内。

    （6）文件材料组合。管理文件和工程材料，按单一问题（专业）组合；简报按名称或期号组合。

    （7）拟写标题与上传电子文件。拟写案卷标题要求结构完整，准确概括卷内文件主要责任者、内容、文件种类。文件标题照实抄录，其电子文件扫描后对应上传档案管理系统中。

    （8）填写卷内备考表。本卷情况说明，应填写卷内文件完整、缺损、修改、补充、移出、销毁等情况；立卷人，由组成本卷的责任者签名；检查人，为立卷单位主管档案工作负责人，即对案卷质量进行审核的责任者签名。

2.交叉文件处理

（1）公文类

①上级文件。综合性的，由学校办公室立卷归档；专业性的或具体业务性的,由承办单位立卷归档。

②本校发文和报文。以学校名义的发文，由学校办公室立卷归档。以部门名义的发文，由部门立卷归档。

③校内请示与批复。校内各单位向学校的请示报告正文、底稿及相应的批复、批转原件，由报送单位立卷归档。

（2）合作项目材料

合作单位办理材料。基建项目由2个以上单位承包的，承包单位负责收集、 整理所承包工程的基建材料，交由学校基建部门汇总、整理立卷。

四、归档验收

1.  基建类纸质档案与对应电子档案同步移交档案馆统一保管。保管期限分为永久、定期两类。定期分为10年、30年两种。定期保管的基本建设项目档案实际保管期限不得少于建设项目的实际寿命。不同内容的保管期限参见附表。

2.  交接基建档案时，双方应按照档案移交目录当面清点、检查。凡不符合要求者，档案馆拒收，并限期改正。交接完毕后，交接双方经办人在基建档案移交目录上签名、加盖公章。移交目录一式两份，各执一份备查。

3.  档案立卷归档坚持谁立卷谁负责，要妥善保管，及时归档，防止丢失和损坏。磁性存储介质应采取针对性的安全措施，做到防尘、防热、防磁、防冻，确保档案立卷过程中的安全。

仪器设备档案立档规范

为加强学校仪器设备档案（简称设备档案）的管理，充分发挥设备档案作用，为学校教学科研提供有效服务，依据《高等学校档案管理办法》、《吉林建筑大学档案管理办法（2016年修订）》及相关规定，结合我校实际，制定本规范。

一、立卷原则

1.    设备档案是指凡作为学校固定资产的仪器、设备，在其购置、验收、调试、运行、管理、维修、改造、报废等全部活动中直接形成的，具有保存利用价值的文字、图表、声像等不同载体的文件材料及随机材料。

2.    预立卷归档的设备文件材料，必须对学校和社会当前与长远具有参考作用、凭证作用和研究价值。

3.    预立卷归档的设备文件材料，必须真实准确反映学校设备自制、引进及使用、报废的全过程，保证完整、准确、系统。

4.    预立卷归档的设备文件材料，必须遵循其自然形成规律，保持彼此间的有机联系，与实物完全一致并具有成套性。

二、归档范围

应归档的仪器设备档案材料主要包括：

1.    综合管理材料：学校仪器设备管理规定、办法，计划与总结，报告及调查材料，价值10万元以上的仪器设备年度购置计划、报告及经费分配方案，国有资产调拨报告和批复，国有资产登记清册及设备仪器报废清册，年新增固定资产(10万元以上）登记造册，年度综合统计、大事记。

2.    仪器设备项目依据性材料：申购报告、计划、论证报告(论证会文件、记录等)、准购批复，定购合同复印件和会谈纪要、记录，进口设备的技术商务文件。

3.    开箱验收材料：开箱记录及装箱单。

4.    安装调试材料：安装调试记录、双方签字移交材料及保修单、验收报告等。

5.    运行维修材料：使用、检修、故障事故记录(设备履历书），重大事故的调查分析及处理意见，索赔来往函件及结果文件，技术改造和开发材料。

6.    随机图样材料：设备说明书及全套随机文件材料。

   三、立卷方法

1.分类组卷

    (1)仪器设备档案按有关规定整理鉴定、分类立卷。零散材料装订成卷，设备说明书保持原样。

    (2)实行学校资产管理部门与使用单位联合立卷方式。仪器设备试运行结束后，由用户整理后，移交学校仪器设备管理部门。学校资产管理部门的兼职档案员将全部仪器设备材料按要求汇总，整理成卷。

    (3)按年度-问题组卷。通常同一仪器设备的相同问题按时间先后顺序排列,注意保持材料的自然形成规律和有机联系。跨年度的请示与批复，归入批复年度；跨年度的规划，归入内容针对的第一个年度；跨年度的计划、总结、报告，归入内容所针对年度；法规性文件归入公布或批准年度。

    (4)密不可分的文件排序定位。批复、批示在前，请示、报告在后；正件在前，附件在后。仪器设备项目按工作流程先后排序。

    (5)文件材料组合。按单一问题组合。

    (6)拟写标题与上传电子文件。拟写案卷标题要求结构完整，准确概括卷内文件主要责任者、内容、文件种类。文件标题照实抄录，其电子文件扫描后对应上传档案管理系统中。

    (7)填写卷内备考表。本卷情况说明，应填写卷内文件完整、缺损、修改、补充、移出、销毁等情况；立卷人，由组成本卷的责任者签名；检查人，为立卷单位主管档案工作负责人，即对案卷质量进行审核的责任者签名。

2.交叉文件处理

   (1)上级文件。综合性的，由学校办公室立卷归档；专业性的或具体业务性的，由承办单位立卷归档。

   (2)本校发文和报文。以学校名义的发文，由学校办公室立卷归档。以部门名义的发文，由部门立卷归档。

   (3)校内请示与批复。校内各单位向学校的请示报告正文、底稿及相应的批复、批转原件，由报送单位立卷归档。

四、归档验收

1.    仪器设备类纸质档案与对应电子档案同步移交档案馆统一保管。保管期限分为永久、定期两类。定期分为10年、30年两种。定期保管的仪器设备档案实际保管期限不得短于仪器设备的实际寿命。不同内容的保管期限参见附表。

2.    交接仪器设备档案时，双方应按照档案移交目录当面清点检查。凡不符合要求者，档案馆拒绝接收，并限期更正。交接完毕后，交接双方经办人在仪器设备档案移交目录上签名、加盖公章。移交目录一式两份，各执一份备查。

3.    档案立卷归档坚持谁立卷谁负责，要妥善保管，及时归档，防止丢失和损坏。磁性存储介质应采取针对性的安全措施，做到防尘、防热、防磁、防冻，确保档案立卷过程中的安全。

出版档案立卷规范

为提高学校出版档案工作的质量和管理水平，使立卷归档工作更加规范化和科学化，充分发挥其作用，为学校和社会有效服务，根据《高等学校档案管理办法》、《出版社书稿档案管理办法》、《吉林建筑大学档案管理办法（2016年修订）》及相关规定，结合我校实际，制定本规范。

一、立卷原则

1.    出版档案是指学校在编辑出版报纸、期刊、图书、音像出版物活动中直接形成的，具有保存价值的文字、图表、声像等不同载体的文件材料。

2.    预立卷归档的出版文件材料，必须对学校和社会当前与长远具有参考作用、凭证作用和研究价值。

3.    预立卷归档的出版文件材料，必须真实准确反映学校出版管理职能和出版活动的全过程，保证完整、准确、系统。

4.    预立卷归档的出版文件材料，必须遵循其自然形成规律，保持彼此间的有机联系，特别注意其成套性的特点。

二、归档范围

应归档的出版档案材料主要包括：

1.    编辑出版工作规划、计划、总结、简报、综合统计、大事记以及校外合作协议等材料。

2.    编辑出版合同、协议书、出版请示和批复、重要原稿（重要人物的题词手迹）、书稿的有关各级审稿意见、样书、清样、审稿单、出版发行记录、封面设计、图书出版通知单等。

3.    学报等公开发行报刊。

三、立卷方法

1.分类组卷

   （1）出版档案按有关规定整理鉴定、分类立卷，零散材料装订成卷，已经成册的图书、杂志保持原样。

   （2）按年度-问题（或书名、刊名）组卷。跨年度的书稿档案，应归入图书出版年度。

   （3）密不可分的文件排序定位。批复、批示在前，请示、报告在后；正件在前，附件在后；正本在前，定稿在后；转发件在前，被转发件在后。

   （4）材料组合。管理文件，按单一问题组合；报纸一年一卷或几年合订一卷；刊物一刊一卷或同年内数刊合订一卷；书稿材料一书一卷或数卷。

   （5）拟写标题与上传电子文件。综合管理材料案卷标题要求结构完整，准确概括卷内文件主要责任者、内容、文件种类；文件标题照实抄录，其电子文件扫描后对应上传档案管理系统中；报纸、期刊、书稿标题为报名、刊名、书名。

   （6）填写卷内备考表。本卷情况说明，应填写卷内文件完整、缺损、修改、补充、移出、销毁等情况；立卷人，由组成本卷的责任者签名；检查人，为立卷单位主管档案工作负责人，即对案卷质量进行审核的责任者签名。

2.交叉文件处理

(1)公文类

①上级文件。综合性的，由学校办公室立卷归档；专业性的或具体业务性的，由承办单位立卷归档。

②本校发文和报文。以学校名义的发文，由学校办公室立卷归档。以部门名义的发文，由该部门立卷归档。

③校内请示与批复。校内各单位向学校的请示报告正文、底稿及相应的批复、批转原件，由报送单位立卷归档。

    （2）会议材料。职能部门以学校名义召开的国际性、全国性、地区性、全校性专门会议材料，由主办单位立卷归档。

    （3）撤销机构材料。临时机构、撤销机构形成的材料，应于机构撤销前做好整理立卷，移交档案馆保管，任何人不得将其带入其他单位。

四、归档验收

1. 出版类纸质档案与对应电子档案同步移交档案馆（分室）统一保管。保管期限分为永久、定期两类。定期分为10年、30年两种。不同内容的保管期限参见附表。

2. 交接出版档案时，双方应按照档案移交目录当面清点、检查。凡不符合要求者，档案馆（分室）拒绝接收，并限期改正。交接完毕后，交接双方经办人在档案移交目录上签名、加盖公章。移交目录一式两份，各执一份备查。

3. 档案立卷归档坚持谁立卷谁负责，要妥善保管，及时归档，防止丢失和损坏。磁性存储介质应采取针对性的安全措施，做到防尘、防热、防磁、防冻，确保档案立卷过程中的安全。

外事档案立卷规范

为提高学校外事档案的质量和管理水平，充分发挥外事档案在学校对外交流、教学和科研活动中的作用，为考核外事档案工作提供依据，根据《高等学校档案管理办法》、《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》、《吉林建筑大学档案管理办法（2016年修订）》及相关规定，结合我校实际，制定本规范。

一、立卷原则

1.    外事档案是指学校与外国团体或个人在学术研究、科技合作、人才交流、友好往来等活动中直接形成的，具有保存价值的文字、图表、声像等不同载体的文件材料。

2.    预立卷归档的外事材料，必须对学校和社会当前与长远具有参考作用、凭证作用和研究价值。

3.    预立卷归档的外事材料，必须真实准确反映学校外事管理和外事活动的全过程，保证完整、准确、系统。

4.    预立卷归档的外事材料，必须遵循其自然形成规律，保持彼此间的有机联系，体现涉外工作的职能和特点。

二、归档范围

应归档的外事材料主要包括：                

1.    派遣出国：派遣有关人员出席国际会议、出国考察、讲学、合作研究、学习进修等活动中形成的材料。

2.    聘请来校：学校聘请的境外专家、教师在教学、科研等活动中形成的材料。

3.    交流合作：学校开展校际交流、中外合作办学、境外办学及管理外国或港澳台地区专家、教师、国际学生、港澳台学生等工作中形成的材料。

4.    授予名号：学校授予境外人士名誉职务、学位、称号等材料。

5.    上级文件：针对本校外事工作的指令性和指导性材料。

三、立卷方法

1.分类组卷

(1)对外事文件材料按有关规定整理鉴定、分类立卷。零散材料装订成卷，精装协议保持原样。

   （2）按年度-问题组卷。通常同年同一类问题，按时间先后顺序排列，注意保持材料的自然形成规律和有机联系。跨年度的请示与批复，归入批复年度；跨年度的规划，归入内容针对的第一个年度；跨年度的计划、总结、报告，归入内容所针对年度；跨年度的会议文件，归入会议闭幕年度；法规性文件归入公布或批准年度。

    （2）密不可分的文件排序定位。批复、批示在前，请示、报告在后；正件在前，附件在后；正本在前，定稿在后；转发件在前，被转发件在后。

    （3）文件组合。按单一问题组合；简报按名称或期号组合。

    （4）拟写标题与上传电子文件。案卷标题要求结构完整，准确概括卷内文件主要责任者、内容、文件种类。文件标题照实抄录，其电子文件扫描后对应上传档案管理系统中。

    （5）填写卷内备考表。本卷情况说明，应填写卷内文件完整、缺损、修改、补充、移出、销毁等情况；立卷人，由组成本卷的责任者签名；检查人，为立卷单位主管档案工作负责人，即对案卷质量进行审核的责任者签名。

2.交叉文件处

   （1）公文类

①上级来文。综合性的，由学校办公室立卷归档；专业性的或具体业务性的，由承办单位立卷归档。

②本校发文和报文。以学校名义的发文，由学校办公室立卷归档；以部门名义的发文，由部门立卷归档。

③校内请示与批复。校内各单位向学校的请示报告正文、底稿及相应批复、批转原件，由报送单位立卷归档。

    （2）会议材料。职能部门以学校名义召开的国际性、全国性、地区性、全校性专门会议、干部会议材料，由主办单位立卷归档。

四、归档验收

1.外事类纸质档案与对应电子档案同步移交档案馆统一保管。保管期限分为永久、定期两类。定期分为10年、30年两种。不同内容的保管期限参见附表。

    2.交接外事档案时，双方应按照档案移交目录当面清点、检查。凡不符合要求者，档案馆拒绝接收，并限期改正。交接完毕后，交接双方经办人在档案移交目录上签名、加盖公章。移交目录一式两份，各执一份备查。

3.档案立卷归档坚持谁立卷谁负责，要妥善保管，及时归档，防止丢失和损坏。磁性存储介质应采取针对性的安全措施，做到防尘、防热、防磁、防冻，确保档案立卷过程中的安全。

财会档案立卷规范

为适应财会档案管理要求，使财会档案立卷归档工作更加规范化、程序化、制度化，根据《会计档案管理办法》、《高等学校档案管理办法》、《会计基础工作规范》、《会计电算化工作规范》、《吉林建筑大学档案管理办法（2016年修订）》 及相关规定，结合我校实际，制定本规范。

一、立卷原则

1.    财会档案是指财会综合管理材料和会计凭证、会计账簿、财务报告等会计核算材料，是记录和反映学校经济业务的重要史料和证据。

2.    预立卷归档的财会材料，必须对学校和社会当前与长远具有参考作用、凭证作用和研究价值。

3.    预立卷归档的财会材料，必须真实准确反映学校财务管理和会议活动的全过程，保证完整、准确、系统。

4.    预立卷归档的财会材料，必须遵循其自然形成规律，保持彼此间的有机联系，保证系统性，充分体现财会档案的类型特点。

二、归档范围

应归档的财会材料主要包括：

1.    综合管理类：上级和本校有关财会管理的文件材料，财务活动大事，会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册等。

2.    财务报告类：月度、季度、年度财务报告（预算、决算），包括会计报表、附表、附注、文字说明及其他财务报告；银行存款余额调节表、银行对账单、纳税申报表。

3.    会计账簿类：总账、明细账、日记账、辅助账簿及其他会计账簿。

4.    会计凭证类：原始凭证、记账凭证、汇总凭证及其他会计凭证。

5.    工资名册类：工资和津贴发放名册。

6.    电子财会档案：存储在计算机硬盘中的会计数据及其他磁性存储介质或光盘存储的会计数据、会计软件和财会管理电子文件等。

三、立卷方法

1.按有关规定对财会文件进行整理鉴定、分类立卷，装订成册。

    2.综合管理材料的整理立卷。按问题组卷，同一问题材料按时间先后顺序排列定位。

    3.财务报告的整理立卷。定期编制的财务报告，应当依次编写页码、加置封面、装订成册，加盖公章。封面上应当注明：单位名称，单位地址，财务报告所属年度、季度、月度，送出日期，并由主管科长、主管副处长、主管处长及总会计师签名或盖章。

    4.会计账簿的整理立卷。总账、明细账，日记账等各类账簿定期打印、连续编号，经审核无误后装订成册，并由记账人员、主管科长和主管处长签字或盖章, 并加盖单位公章。

    5.会计凭证的整理立卷。记账凭证应当连同所附的原始凭证或原始凭证汇总表，按编号顺序，折叠整齐，当天会计事项结束后及时装订成册，并加置封面，注明单位名称、年度、月份和起止日期、凭证种类、起止号码，由装订人在装订线封签外签名或盖章。

对数量过多的原始凭证，可以单独装订保管，在封面上注明记账凭证日期、编号、种类，同时在记账凭证上注明“附件另订”和原始凭证名称及编号，以备查证。

如涉及房产的或各种经济合同以及涉外文件等重要原始凭证，应当另编目录，单独登记保管，并在有关的记账凭证和原始凭证上相互注明日期和编号。

会计凭证应按全年顺序统一编号，卷号应与装订的会计凭证封面册数的编号一致。

6.工资和津贴名册的整理立卷。按月份先后排序，根据页数多少，一月装一册或多册，封面需标识：档号、案卷题名、编制单位、编制日期、保管期限、密级。

7.电子财会档案的整理立卷。程序和数据库信息由系统管理员按有关规定一式三份备份管理；综合管理电子文件由相关人员上传到档案管理系统中。

四、归档验收及分室保管

1.当年财会档案在会计年度终了后，可暂由财务处档案室保管1年或1年以上，期满后应在次年5月30日前，由财务处专职档案员编制会计档案移交清册, 移交档案馆统一保管。

2.    财会档案的保管期限分为永久、定期两类。定期保管期限分为3年、5年、10年、15年、25年五类。各类财会档案的保管期限详见附表。

财会档案保管期限应从会计年度终了后的第1天算起。本规范规定的财会档案保管期限为最低保管期限。

3.    交接财会档案时，双方应当按照财会档案移交清册所列内容逐项交接。交接完毕后，交接双方经办人应在财会档案移交清册上签名、加盖公章。

4.    电子会计档案应永久保存。对存储在计算机硬盘中的会计数据要定期复制、备份，一式三份，分放三个不同地方保管，防止由于计算机硬盘损坏，而使会计电子档案丢失。

5.    档案立卷归档坚持谁立卷谁负责，要妥善保管，及时归档，防止丢失和损坏。磁性存储介质应采取针对性的安全措施，做到防尘、防热、防磁、防冻，确保档案立卷过程中的安全。

声像档案立卷规范

为提高学校声像档案工作的质量和管理水平，充分发挥声像档案作用，有效地为学校各项工作服务，根据教育部《高等学校档案管理办法》《吉林建筑大学档案管理办法（2016年修订）》及相关规定，结合我校实际，制定本规范。

一、立卷原则

1.     声像档案是指反映我校各项活动和历史发展，具有保存价值的各种以音 响、画面形象等方式记录的专门载体及配套的文字材料。

2.     预立卷归档的声像材料，必须对学校和社会当前与长远具有参考作用、凭 证作用和研究价值。

3.     预立卷归档的声像材料，必须真实准确反映声像制作活动的全过程，保证 完整、准确、系统。

4.     预立卷归档的声像材料，必须遵循其自然形成规律，保持声像载体材料与 纸质载体、不同声像载体之间的自然联系，注意其成套性特点。

二、归档范围

1.学校各项活动中形成的或校外单位形成的与本校有关的声像载体材料，主

要包括综合管理文件、制作项目文件和声像载体材料三个方面，具体范围参见《吉林建筑大学声像档案归档范围和保管期限表》。

2.归档的声像载体材料必须反映声像制作活动的全过程，保证完整、准确、 系

统。

3.归档的声像载体材料必须遵循其自然形成规律，保持声像载体与纸质载体、

不同声像载体之间的自然联系，注意其成套性特点。

三、立卷方法

1.形成积累

(1) 学校新闻中心、出版社、党政部门、院（部）等能够形成声像档案的部门，均为归档部门。

(2) 兼职档案员是本部门归档工作的直接责任人，其中本部门形成的纸质材料和照片，必须挂载对应的电子档案；有归档价值的上级文件，必须挂载对应的数字化文档（扫描件）。所有电子文件必须保证系统的可识别和可利用性。

   （3）声像项目负责人、编导和其他制作人员，要按分工认真做好制作记录，工作结束后，按归档要求向本单位专（兼）职档案员移送全套案本。

   （4）兼职档案员在进行著录和挂载全文信息的同时，对于涉及声像材料中不易公开的信息，须划定密级。

   （5）部门专（兼）职档案员对收集上来的声像载体材料，按规定程序进行系统整理后向档案馆移交。

    2.分类组卷

    (1)综合管理材料，由新闻中心（宣传部）立卷归档；制作项目文件材料和声像制品，由制作项目单位或个人立卷归档；两个以上单位共同制作的，由主办单位立卷归档。

    (2)归档声像材料要完整、准确、系统、配套，音响、画面清楚，保证声像档案的归档质量。

    (3)照片归档时需附有文字说明，包括内容、时间、地点、人物和制作者等。其它载体形式的声像档案要附文字说明，包括完成原本、定稿本、长度、时间、内容简介、制作单位和人员等。

    (4)归档声像材料要以事件、活动、问题为单位进行整理。对同一载体有多项内容的，要按主题内容顺序逐一标明；对同一内容、多种载体合同的档案，要附参见说明。

    3.归档验收

    (1)交接声像档案时，双方应按照档案移交目录当面清点和检查。凡不符合要求者，档案馆拒收，并限期改正。交接完毕后，交接双方经办人在声像档案移交目录上签名、加盖公章。移交目录一式两份，各执一份备查。

    (2)声像配套文件材料要完整、准确、保证归档质量。

    (3)档案立卷归档坚持谁立卷谁负责，要妥善保管，及时归档，防止丢失 和损坏。磁性存储介质应采取针对性的安全措施，做到防尘、防热、防磁、防冻，确保档案立卷过程中的安全。

实物档案立卷规范

为适应实物档案管理要求，使实物档案立卷归档工作更加规范化、科学化，根据《中华人民共和国档案法》、《高等学校档案管理办法》、《吉林建筑大学档案管理办法（2016年修订）》及相关规定，结合我校实际，制定本规范。

一、立卷原则

1.    实物档案是指学校在教学、科研、管理、学术活动、对外服务及社会交往等活动中形成的，具有重要纪念意义和收藏价值的各种形式的实际物品。

2.    实物档案是文书档案的重要补充，具有直观性和多样性的特点。它直接反映了学校发展和各方面工作取得的业绩，不仅具有较高的保存和利用价值，而且具有良好的社会教育功能，必须实行集中统一管理。

3.    档案馆对全校实物档案进行集中统一管理并负责监督、指导、检查、保管全校各单位实物档案工作。实物产生及收受部门负责实物档案的鉴别、收集和归档工作。

4.    各单位要把实物档案工作纳入本单位管理制度中。要将实物档案的收集、归档工作纳入本单位各部门的职责范围，明确专人负责，按期向档案馆归档。个人非职务行为产生的有价值实物实行自愿归档原则。

5.    凡属个人非公务活动中形成的能反映学校重大活动、重要人物、具有保存查考价值的实物材料，学校鼓励个人向学校档案馆捐赠，或由学校征集。

二、归档范围

应归档的实物档案主要包括：

1.    奖品类。本校在重大政治、经济、科学文化、科研、教学、外事、文体等活动中获得的省级以上（含省级）颁发的奖状、奖杯、奖章、奖牌、证书、证章、锦旗、荣誉册、光荣册等。

2.    纪念类。具有明显时代特征的教学、科研、管理仪器设备等办公用品；反映学校不同阶段的工作证、学生证、毕业证书、学位证书、录取通知书、借书证、医疗证、饭票、校徽、牌匾、系徽、纪念章等；历任书记、校长工作中使用过的具有保存价值的用品、社交活动纪念品及签名用章。

    3.礼品类。在国际交往中，国际友人赠送的纪念品，包括特制纪念盘、纪念章、纪念币、纪念杯等；中外校友和著名校友赠给母校的各种具有保存利用价值，便于保管的特定物品；校庆接收的各种有长久保存价值的纪念品等。

4.字画类。中央、国务院领导及社会知名人士为学校的题词、作画。

5.印信类。历任校长法人印章，机构变更或撤消、合并失效的印章，包括钢印、铜印、胶印、木印等经公安机关审批后制作的印章。

三、 立卷方法

    1.立卷分工采取获得部门和档案馆联合立卷归档方式。各部门兼职档案员是本单位立卷归档工作的直接责任人，归档实物必须挂载对应的数字化文档（拍摄件或扫描件），所有电子文件必须保证系统的可识别与可利用；凡由档案馆向社会各界人士征集的实物个件，由档案馆负责立卷归档。

2.专兼职档案员在著录和挂载实物全貌信息的同时，对于涉及不易公开的实   

物信息，须对其开放情况进行鉴定，并划定密级。

3.著录实物档案按照一物件一卷的原则，借助“档案管理系统”对实物信息进行网上立卷，并依据责任者、事由、实物类型三要素拟写每一实物标题。实物 与电子实物归档时必须做到信息一致、准确无误。

四、归档验收与保管

1.    省级以上（含省级）实物档案与对应电子档案同步移交档案馆统一保管。

省级以下实物档案与对应电子档案由获得部门自行保管。

2.    档案馆要将收集、征集和受赠来的合法实物进行财产登记（超过500元的捐赠物品需办理学校资产登记手续）、编目和入库，并给让与人出具合法有效的收据。让与人可随时利用。

3.    交接实物档案时，必须有两名以上工作人员参加，双方应按照档案移交目录当面清点、检查。交接完毕后，交接双方经办人在实物档案移交目录上签名、

加盖公章。移交目录一式两份，各执一份备查。

4.    实物档案应专库或专柜保管；库房和橱柜应保持整洁，定期除尘，避免实物档案褪色；易虫蛀、易锈蚀的实物档案要做好防虫、防锈蚀保护，确保实物档案完好无损。

5.实物档案保管期限为永久。

电子文件归档与管理暂行办法

为加强对电子文件的归档管理，有效维护电子文件的真实性、完整性、安全性和可识别性，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》、《国家行政机关公文处理办法》、《电子文件归档与管理规范》、《吉林建筑大学档案管理办法（2016年修订）》及相关规定，结合我校实际，制定本办法。

一、立卷原则

1.    电子文件是指学校在计算机及网络环境中生成的教学、科研、管理、群团活动记录，以数字形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机系统阅读、处理，并可在通信网络上传送的具有凭证和利用价值的电子文件及相关软件。

2.    预立卷归档的电子文件材料，必须对学校和社会当前与长远具有参考作用、凭证作用和研究价值。

3.    应对电子文件的形成、收集、积累、鉴定、归档等实行全过程管理与监控,保证管理工作的连续性。

4.    归档电子文件同时存在相应的纸质或其他载体形式的文件时，应在内容、相关说明及描述上保持一致。

二、归档范围

应归档的电子文件材料主要包括：

1.    文本文件：指用文字处理技术形成的文字文件、表格文件等。

2.    图像文件：指用扫描仪、数码相机等设备获得的静态图像文件。

3.    影像文件：指用视频设备获得并经计算机处理的文件。

4.    声音文件：指用音频设备获得并经计算机处理的文件。

5.    多媒体文件：指用计算机多媒体技术制作的文件，其中包含文字、图像、图形、声音、影像等两种以上的复合信息形式。

6.    数据文件：指用计算机软硬件系统进行信息处理等过程中形成的各种管理 数据、参数等。

三、归档格式

1.文本文件收集时应统一将其转换为PDF文档、WORD文档、TXT文档或XML文档。

2.静态图像文件收集时应统一将其转换为TIFF、PDF、JPEG。

3.影像文件收集时应按MPEG4方式压缩。

4.声音文件收集时应统一转换为MP3格式。

5.自主开发的计算机程序必须收集软件的源程序及其开发、编译工具。

6.归档的电子文件如果采用不符合本规范要求的格式，收集时应转换成本规范

要求的格式。如无法转换，则应将相关软件一并收集。

四、接收检验与移交

1.    要求：文件形成单位在移交电子文件之前应对归档的每套载体及其技术环境进行检验，合格率应达到100%。

2.    检验项目：包括载体是否清洁，是否有划痕；有无病毒；核实电子文件的真实性、完整性和有效性检验及审核手续；核实登记表、软件有、说明资料等是否齐全；对特殊格式的电子文件，应核实其相关的软件、版本、操作手册等是否完整。对检验不合格者，应退回形成单位重新制作，并再次对其检验。

3.    移交手续：交接双方验收合格后，填写《归档电子文件移交、接收检验登记表》。登记表一式两份，交接双方各保存一份。

五、存储与保管利用

1.    一个归档年度的电子文件应拷贝至一盘或多盘载体中，几个归档年度的电子文件不应存储在一盘载体中。

2.    归档电子文件须一式三套，一套封存保管，一套供查阅使用，一套异地保存。套别用符号表7K分别为：A、B、C。

3.    对磁性载体每满2年，光盘每满4年转存一次，原载体同时保留时间不少于4年。

4.    环境温度选定范围：17°C-20°C_;相对湿度选定范围：35%-45%。

5.    存放时应远离强磁场，与有害气体隔离。

6.    归档电子文件的封存载体不得外借，未经批准任何单位或人员不得擅自复制电子文件。

7.    归档的密级电子文件的利用，应当遵守有关保密规定。

六、鉴定销毁

1.     归档电子文件的销毁鉴定，参照国家关于档案鉴定销毁的有关规定执行。

2.     归档电子文件的销毁，应在办理审批手续后，方可实施。

3.     属于保密范围的归档电子文件被销毁时，如存储在不可擦除的载体上，须连同存储载体一起销毁，并在网络中彻底清除。

七、归档要求

1.     具有真实性。指按规定对电子文件的内容和显示形态进行鉴定后，确认其与形成时的原始状况一致。

2.     具有完整性。指电子文件的内容信息、背景信息、元数据等无缺损，做到不散失、不损毁、不失真。

3.     具有有效性。指电子文件应具备的可理解性和可被利用性，包括信息的可识别性、存储系统的可靠性、载体的完好性和兼容性等。

4.     实行逻辑归档。指在计算机网络上进行，不改变原存储方式和位置而实现的电子文件向档案部门移交的过程。

5.     归档元数据。指描述电子文件数据属性的数据，包括文件的格式、编排结构、硬件和软件环境、文件处理软件、字处理和图形工具软件、字符集等数据。

6.     在“无纸化”办公系统中产生的电子文件，应采取严格的安全措施，随时备份，存储在能够脱机保存的载体上，保证电子文件的安全性。

7.     对不能直接上传档案数据库的电子文件，可采用只读光盘、磁带作为归档电子文件的保存载体。

八、责任分工

文件形成部门负责电子文件的形成、承办、运转、收集、登记，确保其真实性、完整性、有效性和安全性，定期向档案馆归档（二级档案分室可自行管理）档案馆应对电子文件的形成、收集、积累、鉴定、归档等实行全过程管理与监控,规定电子文件的归档时间、范围、技术环境、相关软件、版本、检测数据等要求。

吉林建筑大学档案管理软件使用方法介绍

一、南大之星档案管理软件登录方法：

1.打开IE浏览器-地址栏内输入219.217.90.79

弹出此页面，输入用户名和密码。

2.登陆后可以看见临时库房，点击临时库房可以看见所在部门的名称

二、档案著录

打开档案表以后，随后可以添加档案记录、著录档案信息、追加档案全文、上传并管理各种格式的电子文件与多媒体电子档案。

1. 添加文件/案卷

点击部门所在名称进入到系统中，点击左上方的添加案卷。如下图红圈处：

1．1用户可根据自己的需要向该档案表中添加案卷或文件信息。点击上图页面左栏上方的“添加案卷”或“添加文件”按钮（红框中的），系统进入案卷或文件信息输入窗体，该窗体分为三部分，即：“文件、案卷所属类目”“文件、案卷输入项”和最下方的按钮组。如下图红线所示。

1.2可按图所示添加案卷，其中一级目录填写案卷或者文件产生的年度，二级目录参考《吉林建筑大学档案实体分类表》，实体分类号请填写部门的全称，案卷/盒号按系统自动生成即可，密级如非特别注明请填内部、保管期限请选永久、正题名填写文件名称，有副题名的需要填写副题名，有特别需要说明的需要在附注处进行说明，第一责任者指的是文件产生单位，其他责任者需要酌情填写，页数指的是文件的档案页码，规格需要填写文件的具体规格（如：A4、A3、B5、双开等），起止时间指的是文件的具体产生时间，归档单位需要填写部门的全称，正常产生的文件资料类档案存址需要填写档案馆，如特殊的实物档案等存址需要填写具体部门，移交时间填写归档时间，移交人和输入员填写兼职档案员的名字，其余空处不用填写。

1.3．用户填写好档案表类目后，鼠标左键点击最下方“添加”按钮，系统弹出“添加案卷、文件完成！”对话框。如下图。

1.4．点击“确定”按钮关闭对话框，左栏就显示出了所创建的新档案表的三级类目结构。确定后系统自动返回，可添加第二个案卷条目。如果要添加第一份案卷内的文件，请点击关闭。

1.5点击关闭后，界面显示已经添加的案卷，如果一个案卷内有两份或两份以上文件，则需要添加文件，请点击“添加文件”（如图，任一皆可）

点击添加文件，则弹出如下对话框，请按图示填写完毕后，点击添加即可。（注：其中文件卷号及件号中第一个1代表该份文件所在的案卷号，而0001则代表该份文件在案卷中的位置。）

添加完毕后，系统自动回到添加文件界面，这时可添加案卷内第二份文件，若案卷内文件添加完毕，则点击关闭。

2. 档案信息文件的上载

“档案网络管理系统6.0”除了可以支持用户实现对案卷、文件的基本信息的录入、编辑、修改外，还支持用户远程上载各种格式的电子文件全文，纸质文件扫描图像以及录音、录像等音频、视频多媒体文件，从而实现了对档案的全方位、现代化管理。

首先需要指出，如果用户需要对案卷或文件进行全文、图像或多媒体的操作，可以有两条途径进入操作页面：

2.1① 用户可以在“档案文件信息管理”页面下，通过点击对应案卷或文件左侧的三个超链接。如下图红框中所示：

② 用户也可以在“编辑案卷、档”页面下，点击“输入员”右侧的三个按钮。如下图：

▲ 全 文

用户要对案卷或文件进行全文操作，可点击“全文”超链接或是“全文”按钮，系统进入“文件、案卷提要”页面，该页面分为两部分，分别支持用户实现案卷或文件全文提要信息的录入和附件包括电子文件全文的上载。如下图：

全文附件

全文附件的上传功能包括单个附件的上传和批量上传。

单个附件的上传：

点击右侧的“浏览”按钮，用户可以查找本地计算机以及局域网上所要上载的电子文件。如下图：

批量上传：单击上图中的“电子文件上传“按扭，就会出现如下的对话框，选定所要上传的一批附件，然后进行“提取全文”的设置，最后点击“上传”即可。

从下图中可以看到在档案文件信息管理页面中进增了两处电子文件上传按扭，两处的功能是一致的。

上传以后系统将新建文件记录并挂接了电子文件，如下图所示：

图像和视频的上传方法同上。

◆ 如果用户需要删除所上传的图像，可点击对应图片删除栏下的“删除”，系统弹出对话框询问用户是否真的要删除？点击“确定”按钮完成删除。

◆ 如果用户需要下载某张图像，可以点击图片后面对应的按钮把图片下载下来。

◆ 如果用户需要浏览某张上传图像原貌，可点击对应图片的预览图像，用户可在系统打开的web页面下浏览到原始大小的上传图像。

◆ 如果用户需要浏览所有上传的图像原貌，可上图中的“浏览所有”按钮，则该案卷下所有图像在系统打开的web页面下依次排列，供用户浏览。

▲ 视频、音频

用户要对案卷或文件进行媒体操作，可点击 “媒体”或是“视频、音频”按钮，系统进入视频、音频信息上载页面，如下图

与上文所述的全文上传的操作方法一样，它包括单个文件上传和批量上传。单个文件的上传请点击“浏览”按钮，查找本地计算机以及局域网上所要上传的音频视频文件。选择要上传的文件然后点击“上传”按钮，系统将完成文件的上传。批量上传请点击“电子文件上传”按扭。

◆ 如果用户需要删除所上传的音频或视频档，可点击相应删除栏下的“删除”超链接，系统弹出对话框询问用户是否真的要删除？点击“确定”按钮完成删除。

◆ 如果用户需要下载所上传的音频或视频档，可点击相应删除栏下的“下载”超链接，然后把文件保存到指定文件夹。

◆ 如果用户需要播放所上传的音频或视频档，可点击相应的播放栏下的“”图标，系统将启动相应的媒体播放器，如：Windows Media Player，进行播放。

三、打印卷内目录、案卷移交目录、卷皮

系统支持以下几种入口确定打印的范围：打印当前类目、打印所有类目、打印检索结果、打印队列；

3.1打印当前类目与打印所有类目

这是基于三级类目来确定的打印范围。数据在录入时，已经预先按照三级树型类目的方式分类，如果要打印某个类目下的文件，可以先选择这个类目，然后点击“打印当前类目”，如果要打印整个表的文件，可以直接点击“打印所有类目”。如下图红线框所示。

3．2  打印目录模版的选择及具体设置

点击上面提到的打印按钮，就会出现下面的窗口，如下图。

将打印目录发到打印机前，先要在浏览器（IE）的页面设置（浏览器菜单：文件-页面设置）将打印纸张设置成对应的规格，其他的如页边距、打印纸走向由系统自动设置。

另外，系统还为用户准备了几个默认的打印目录，包括全引目录、案卷封面、备考表、案卷背脊等（如上图的右半部分所示），然后用户可以进行目录打印设置以及打印的页面设置。

在选定好打印目录以及进行了相关的设置以后，就可以点击“打印预览”按扭看到真实的打印情况，在您的电脑上第一次点击“打印预览”时可能会提示安装系统的一个插件。点击“安装”就可以了。全部设置后如下图：

点击“打印预览”后，如下图就可以打印了：

四．案卷装订

打印好案卷目录、案卷封面后，按照如下顺序进行装订：

案卷封面——案卷目录——文件——案卷封底。案卷移交清单一式两份一并移交到档案馆。

吉林建筑大学档案归档范围

（修订稿）

    为了规范学校的档案工作，根据国家教育部、档案总局第27号令（《高等学校档案管理办法》）、《高等学校档案工作规范》等相关法规，结合我校实际，修订各单位、各部门档案归档范围及保管期限：

一、党政办公室、信访办公室、保密工作办公室、法律事务办公室

类别	归档范围			保管期限
党群类（DQ）	上级有关党的建设文件材料（针对本校的保管期限为永久）			长期
	1.学校党代会材料		(1)大会计划、通知、工作报告、议程、名单、决议、总结、记录、领导讲话稿、大会发言稿；讨论通过的文件、简报；候选人登记表和情况介绍；校党代会大会选举结果和上级批复等	永久
			(2)提案及办理情况、会议简报、会议情况、反映记录、小组会议记录、重要贺电、贺信	长期
			(3)参考文件、工作人员名单、工作证、代表证、列席证及选票式样	短期
	2.校党委常委会、全委会、党委扩大会会议记录、纪要、决议及会议讨论通过的文件			永久
	3.以党委名义上报、下发的红头文件及发文登记册			永久
	4.党委发布的决定、办法、指示、批转、通报和通知			永久
	5.学校年度党委工作计划、工作总结、工作要点、工作简报			永久
	6.党委和上级党委对学校调研、检察、巡视学校形成的文件及典型材料			永久
	7.学校领导在全校大会上的重要讲话稿及参加上级召开会议的发言稿			永久
	8.校党委工作大事记			永久
	9.学校党委启用、停用党务部门或校内基层党组织的印章印模及文件			长期
	10.重要的群众来信来访及处理材料			长期
	11.基层党支部和各总支上报校党委的工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录			永久
	12.本校参加上级党代会代表名单、登记表及发言材料			长期
行政类（XZ）	1.上级有关高校行政管理的综合性文件（针对本校的保管期限为永久）			长期
	2.年度、学期工作计划、总结、报告			永久
	3.学校规章制度汇编、方针、政策性材料			永久
	4.学校历史沿革、概况介绍等			永久
	5.上级领导来校视察、检查工作的讲话、报告、题词(字画)			永久
	6.学校呈报上级的请示及批复、汇报、总结、情况调查材料			永久
	7.校长办公会会议记录、纪要及会议讨论通过的文件			永久
	8.学校每周的工作日程安排表			永久
	9.学校启用、停止有关单位印章、印模的通知			永久
	10.以学校名义上报、下发的红头文件及发文登记册			永久
	11.以学校名义与其他单位签订的协议、合同等材料			永久
	12.主办或承办重要会议、重要活动及重大事件等形成的材料			永久
	13.全校性的工作会议、座谈性文件及有关全校性工作的调查材料和经验总结			永久
	14.校庆活动中形成的重要报告、总结、贺信、贺电、会议记录等有关材料			永久
	15.房屋管理、调配使用、转移等			长期
	16.年度大事记			永久
	17.年度综合统计报表			永久
上级文件（DW、XW）	1.中共中央下发的普发性文件			长期
	2.中共吉林省委下发的普发性文件			长期
	3.中共长春市委下发的普发性文件			长期
	4.教育部下发的普发性文件			长期
	5.吉林省政府下发的普发性文件			长期
	6.吉林省教育厅下发的普发性文件			长期
特载档案		照片、录像带、录音带、光盘、移动硬盘；证书、奖状、奖牌、锦旗、奖杯等；字画、题词等
注		纸质归档材料如有电子版，电子版随纸质材料一并归档

二、党委组织部、党委统战部、党委人才工作办公室、党委组织员办公室

序号	归档范围		保管期限
1	上级关于组织工作的重要指示、决定、通知、简报（针对本校的保管期限为永久）		长期
2	组织工作规章制度		长期
3	组织工作计划、总结、决定、报告及重要调查材料		永久
4	组织工作重要会议文件材料、领导讲话、纪要		永久
5	年度党员发展转正情况综合表		永久
6	科级以上干部名册、党员名册		永久
7	党委组织机构、党员情况统计报表		永久
8	表彰和奖励的先进党组织、优秀党员、优秀党务工作者（市级以上）		永久
9	党校培训计划、学员名单、成绩单、结业名册、领导讲话等材料		长期
10	调入、转出党员组织关系及流动党员介绍信存根		永久
11	出席市级以上党代会代表名单、登记表等材料		长期
12	港、澳、台和侨务、少数民族工作材料		长期
13	各民主党派、党外人士的情况登记表、名册		长期
14	统战工作情况调查、典型材料、统计报表		长期
15	统战工作的重要会议记录、纪要		长期
16	各级人大代表、政协委员名单、登记表及有关材料		长期
17	年度大事记		永久
18	其它需要归档的材料
特载档案		照片、录像带、录音带、光盘、移动硬盘；证书、奖状、奖牌、锦旗、奖杯等；字画、题词等
注		纸质归档材料如有电子版，电子版随纸质材料一并归档

三、党委宣传部、精神文明建设办公室、新闻中心

序号	归档范围		保管期限
1	上级关于宣传工作文件（针对本校的保管期限为永久）		长期
2	宣传工作规章制度		长期
3	宣传工作计划、决定、报告、通知和总结		永久
4	宣传工作重要会议文件材料、领导讲话、纪要		永久
5	呈报上级宣传部门的请示及批复、汇报、事迹		永久
6	上级行政主管部门针对学校主办报纸的重要文件材料		永久
7	校报		永久
8	反映本校重大活动的剪报、图片、图表		永久
9	本校宣传活动、理论学习的通知、决定、报告		长期
10	精神文明建设、评优等活动中形成的材料		长期
11	重要媒体对我校的宣传报道（报纸、杂志、电视、广播宣传）形成的记载材料		永久
12	教职工政治思想工作动态及调查材料		长期
13	校史馆展板资料		永久
14	年度大事记		永久
15	其它需要归档的材料
特载档案		照片、录像带、录音带、光盘、移动硬盘；证书、奖状、奖牌、锦旗、奖杯等；字画、题词等
注		纸质归档材料如有电子版，电子版随纸质材料一并归档

四、党委学生工作部、党委武装部、学生工作处、大学生心理健康教育与咨询中心、少数民族学生工作办公室、大学生勤工助学贷款中心

序号	归档范围		保管期限
1	上级有关学生思想政治工作文件（针对本校保管期限为永久）		长期
2	学生工作规章制度		长期
3	学生工作处工作计划、总结、报表		永久
4	本校有关学生工作的决定、通知、条例		永久
5	学生工作重要会议文件材料、领导讲话		永久
6	呈报上级部门的汇报、总结、事迹材料等		永久
7	学生思想政治工作典型调查材料和统计材料		长期
8	学生思想政治工作人员名册		长期
9	学风建设材料		长期
10	上级有关困难生资助的有关文件		长期
11	勤工俭学管理办法		长期
12	各类奖学金的申报、评比、奖励、表彰、总结材料		永久
13	学校奖助学金条例、评定办法、学生还贷办法 、名单		长期
14	对犯错误学生给予开除、勒令退学处分决定及有关材料		永久
15	对犯错误学生的处分材料及撤销处分材料		长期
16	获省、市优秀学生名单		长期
17	表彰优秀学生干部的决定、名单		短期
18	学生参加全国、省、市比赛获奖名单、名次		长期
19	毕业班集体照		永久
20	上级有关本校武装、人防工作的文件（针对本校的保管期限为永久）		长期
21	武装部工作计划、总结		永久
22	武装部规章制度、管理办法、岗位职责		长期
23	学生军训工作计划、总结		长期
24	军训活动日程、教官名单、军训情况、领导讲话材料		长期
25	大学生心理健康中心相关材料
26	年度大事记		永久
27	其他需要归档的文件材料
特载档案		照片、录像带、录音带、光盘、移动硬盘；证书、奖状、奖牌、锦旗、奖杯等；字画、题词等
注		纸质归档材料如有电子版，电子版随纸质材料一并归档

五、党委保卫部、社会管理综合治理办公室、保卫处

序号	归档范围		保管期限
1	上级针对本校武装、人防、治安等工作的重要文件		长期
2	上级有关公安保卫、消防、综合治理工作的文件（针对本校的保管期限为永久）		长期
3	公安保卫、消防、综合治理工作规章制度		长期
4	公安保卫、消防、综合治理工作计划、总结		永久
5	安全保卫、消防、综合治理工作的重要会议材料、领导讲话		永久
6	本校公安保卫、综合治理的调查材料、统计报表、简报		永久
7	校内案件的侦察、调查、处理、备案材料及上级的批复、判决书等		永久
8	学校治安、消防、综治等业务工作检查情况备案		永久
9	上级部门对学校安全保卫、消防、综合治理工作的检查、评价材料		长期
10	年度大事记		永久
11	其它需要归档的材料
特载档案		照片、录像带、录音带、光盘、移动硬盘；证书、奖状、奖牌、锦旗、奖杯等；字画、题词等
注		纸质归档材料如有电子版，电子版随纸质材料一并归档

六、纪委办公室、监察处

序号	归档范围		保管期限
1	上级有关纪检、监察工作文件材料（针对本校保管期限为永久）		长期
2	纪检、监察工作规章制度		长期
3	纪检、监察工作计划、报告、总结、调查材料及统计报表		永久
4	纪检、监察工作会议的文件材料、领导讲话、记录		永久
5	纪检、监察会议记录，表彰及申报材料		永久
6	上级部门对学校纪检、监察工作的检查、评价材料		永久
7	有关纪检、监察处理的请示、报告及上级机关的批复		永久
8	年度大事记		永久
9	其它需要归档的材料
特载档案		照片、录像带、录音带、光盘、移动硬盘；证书、奖状、奖牌、锦旗、奖杯等；字画、题词等
注		纸质归档材料如有电子版，电子版随纸质材料一并归档

七、发展规划处、政策与院校研究中心、数据管理中心

序号	归档范围		保管期限
1	学校教育事业发展规划及上级的批复		永久
2	学校综合统计报表		永久
3	上级有关高校事业发展及规划工作文件材料（针对本校保管期限为永久）		长期
4	本校事业发展规划、计划、改革与政策研究工作材料		永久
5	《吉林建大学学报》教育科学版		永久
6	学校教研课题		长期
7	年度大事记		永久
8	其它需要归档的材料
特载档案		照片、录像带、录音带、光盘、移动硬盘；证书、奖状、奖牌、锦旗、奖杯等；字画、题词等
注		纸质归档材料如有电子版，电子版随纸质材料一并归档

八、人事处、吉林省高层次人才创新创业基地办公室

序号	归档范围		保管期限
1	上级有关人事工作的文件（针对本校的保管期限为永久）		长期
2	人事工作规章制度		长期
3	人事工作计划、总结、请示、报告、批复		永久
4	人事工作重要会议文件材料、领导讲话、纪要		永久
5	学校人事、分配制度改革实施方案		永久
6	学校人事、劳动工资统计报表		永久
7	在职、离退休教职工名册和死亡名单		永久
8	富余人员管理及分流安置材料		永久
9	教师资格认证的材料		长期
10	教职工考核材料		长期
11	教职工报考博士、硕士协议		长期
12	人民来信来访材料		长期
13	留校及分配来校工作的研究生、本科生的报到证、合同书及有关材料		长期
14	分配来校的复员、转业军人名单及报到证等		长期
15	本校调入教职工的批件、报到介绍信等		长期
16	本校调出教职工的批件、商调函、离校手续等材料		长期
17	教职工校内调动材料		长期
18	教职工辞职、辞退、罢免材料，自费留学、因私出国、探亲申请报告及批复等有关材料		长期
19	教职工出国学习名单		长期
20	教职工出国进修、在职读研、读博材料、讲学、考察、劳务等政审材料		长期
21	本校人才交流中心的人员调配材料		长期
22	教职工退休名单、审批表		长期
23	教职工延聘、退休后返聘的报告、批复等材料		永久
24	使用临时工有关材料		永久
25	上级机关有关调整工资、保险的文件、本校具体规定		长期
26	享受特殊津贴人员名单及批复		永久
27	本校教职工致残、死亡、抚恤工作材料		永久
28	本校教职工工伤审批材料（单位报告、医院诊断证明、学校审批意见）		永久
29	学校聘任兼职教授的有关材料		长期
30	学校特邀教授（研究员）的批复及有关材料		长期
31	师资培养、管理工作计划、规定		长期
32	专业技术人员评定、聘任职称材料及上级批复		长期
33	本校有关引进国内外优秀人才的政策、措施		长期
34	学校有关引进人才、人才交流的协议、聘书、人员名册、人员基本情况、统计表		永久
35	国内外优秀人才招聘计划、签呈及相关材料		长期
36	特聘教授的申请、审批、考核与相关材料		永久
37	教职工援外和支援边远地区材料		永久
38	关于职工医疗保险的相关文件、参保名册等相关材料		永久
39	教研室主任名册		长期
40	年度大事记		永久
41	其它需要归档的材料
特载档案		照片、录像带、录音带、光盘、移动硬盘；证书、奖状、奖牌、锦旗、奖杯等；字画、题词等
注		纸质归档材料如有电子版，电子版随纸质材料一并归档

九、教务处、教学实验中心

序号	归档范围		保管期限
教学综合
1	上级下达有关教学工作的重要文件（针对本校保管期限为永久）		长期
2	教学管理工作规章制度		长期
3	教务处工作计划、总结		永久
4	学校重要教学工作会议文件材料、领导讲话		永久
5	学校有关教学检查、质量评估和各级有关教学评奖材料		长期
6	教师工作量的统计、实施细则		长期
7	年度大事记		永久
8	学籍异动（降级、退学）
学科与实验室建设
9	上级有关学科、专业设置及实验室建设的文件材料（针对本校的保管期限为永久）		长期
10	专业、实验室论证、评估、申报、审批材料		永久
11	专业、实验室建设材料		永久
12	专业、实验室建设计划、总结		长期
13	专业、实验室建设统计报表		永久
课堂教学与教学实践
14	各专业培养方案、教学大纲		永久
15	国家、省、市、校级优秀课程、评审材料及批复		永久
16	各学期校历表，课表		长期
17	各学期期末考试安排、考试总结		长期
18	有关英语、计算机等级考试的文件、总结与情况统计		永久
19	实习基地建设的有关材料		长期
学位
20	上级有关学位工作文件材料（针对本校的保管期限为永久）		长期
21	本校学位评定条例、办法及计划、总结		长期
22	学位委员会会议记录、决定		长期
23	授予学士学位毕业生名册、学位证书编号		永久
24	领取毕业证、学位证登记簿		永久
25	毕业生成绩单		永久
教材
26	上级关于教材建设方面的有关规定		长期
27	各学院、专业使用教材计划		长期
28	各学院立项教材		长期
29	优秀教材申报、评选材料及获奖名单		长期
30	其它需要归档的材料
特载档案		照片、录像带、录音带、光盘、移动硬盘；证书、奖状、奖牌、锦旗、奖杯等；字画、题词等
注		纸质归档材料如有电子版，电子版随纸质材料一并归档

十、研究生处、学科建设办公室、学位工作办公室

序号	归档范围			保管期限
综合管理
1	上级有关研究生工作的文件（针对本校的保管期限为永久）			长期
2	研究生培养目标、培养规格、学制、教学改革等方面的规划、规定、办法、报告、批复、重要指示			永久
3	研究生招生计划、规定、总结、招生简章			长期
4	研究生教育规章制度、学校规划、实施计划、简报、总结			永久
5	研究生处工作计划、总结			长期
6	研究生工作的请示、报告及上级批复			长期
7	研究生工作重要会议材料、领导讲话			长期
8	年度大事记			永久
学科建设
9	学科、专业评估、申报、审批材料			永久
10	硕士研究生指导教师名单及简况表			长期
11	学科评议组人员材料			长期
12	学科建设产生的重要会议材料、领导讲话等			长期
13	其它需要归档的材料
学位评定
14		学位评定委员会会议记录、决定		长期
15		学位评定委员会调整和改选名单		永久
16		学位点建设相关文件（调整、增点申报及批复）		永久
17		学科建设委员会会议记录、决定		长期
18		学科建设委员会调整名单		长期
19		学位点评估文件及材料		永久
特载档案			照片、录像带、录音带、光盘、移动硬盘；证书、奖状、奖牌、锦旗、奖杯等；字画、题词等
注			纸质归档材料如有电子版，电子版随纸质材料一并归档

十一、研究生学院 

招生
1	研究生录取名单		长期
2	研究生定向委培、代培、自费协议		长期
3	研究生招生宣传、招生工作总结、招生简章		短期
4	研究生入学试题、答案（原件）、指导教师名册		长期
学籍管理
5	研究生入学登记表		永久
6	研究生学籍卡片		永久
7	研究生在校期间考试成绩、毕业论文成绩，包括学时、学分		永久
8	在校研究生名册		永久
9	学生学籍变更材料(升级、留级、休学、复学、转学、退学)		长期
10	学生奖励材料（奖学金、优秀学生等）		长期
11	学生处分材料		长期
课堂教学与教学实践
12	本校关于研究生培养工作的规定、通知		长期
13	研究生公共课教学大纲		长期
14	攻读硕士学位研究生培养方案、教学大纲		永久
15	研究生课程表		长期
16	各学期期末考试安排、考试总结		长期
17	研究生教学改革成果材料		长期
学位
18	研究生学位评定条例、办法和计划、总结		长期
19	研究生学位审批材料		长期
20	研究生学位论文（纸质和电子）		长期
毕业生
21	毕业生成绩单		永久
22	毕业决定、毕业生名册、结业生名单、补发证书决定、名册及有关审批材料		永久
23	毕业生领取毕业证、结业证、肄业证签收簿		永久
24	授予毕业生学位证书决定、名册		永久
25	毕业生领取学位证书登记簿		永久
26	研究生毕业分配方案、计划、总结		永久
27	毕业生合影照片及说明		永久
28	研究生会的有关材料		长期
29	研究生学位档案
30	其它需要归档的材料
31	年度大事记		永久
特载档案		照片、录像带、录音带、光盘、移动硬盘；证书、奖状、奖牌、锦旗、奖杯等；字画、题词等
注		纸质归档材料如有电子版，电子版随纸质材料一并归档

十二、科学研究处、学术委员会办公室、科研服务管理办公室

序号	归档范围		保管期限
科研综合
1	上级有关科研管理工作文件材料（针对本校保管期限为永久）		长期
2	科研工作规章制度		长期
3	创造发明、科研成果、专利等鉴定材料		长期
4	科研处工作计划、总结		永久
5	科研工作重要会议文件材料、领导讲话		永久
6	本校组织参加或举办的学术会议材料		永久
7	学术委员会成员名单，会议记录、决定、纪要及通过的文件		永久
8	科研机构设置及规划情况		永久
9	各单位完成项目情况、统计、获奖项目单位及个人名单和奖金分配情况		长期
10	科研获奖项目汇编、科研成果展览会材料		长期
11	科研工作综合统计年表		永久
12	上级关于科研成果颁发奖金的决定、通知、意见		短期
13	年度大事记		永久
14	科研成果转化合同、协议		永久
15	专利转让合同		永久
16	平台、任务书、合同书、批文、验收批文、拨款单、企业合作协议		永久
17	科研、学术论文情况统计		长期
科研项目（包含立项任务书、合同、研究基金的申请及审批材料、拨款通知单、经费结算材料、鉴定材料等）
18	自然、基础性研究项目		长期
	（1）国家、吉林省、长春市基础性研究重大项目		长期
	（2）国家、吉林省、长春市技术研究发展计划（如“ 863 ”、“ 973 ”计划）项目		长期
	（3）国家、吉林省、长春市重点科技（攻关）计划项目		长期
	（4）国家、吉林省自然科学基金项目		长期
	（5）国家、吉林省、长春市重大研究计划项目		长期
	（6）教育部重大项目		长期
	（7）吉林省科研计划项目		长期
	（8）科研处确认的其他项目		长期
19	人文社科研究项目		长期
	（1）国家社会科学基金项目		长期
	（2）教育部人文社会科学研究项目		长期
	（3）吉林省社会科学基金项目		长期
	（4）长春市哲学社会科学规划项目		长期
	（5）吉林省体育局科研项目		长期
	（6）吉林省教育厅社会科学研究项目		长期
	（7）其它社科类项目		长期
科技成果（包含科研成果报告表、科研成果奖励申请与审批材料、科研成果奖励材料的原件或影印件）
20	获得国家级奖励的成果		长期
21	获得部、委、省、市级奖励的成果		长期
22	通过鉴定或评审的科研项目		长期
23	获得专利的成果		长期
24	科研处确认的获得其它奖励的成果		长期
25	成果目录、获奖目录、完成项目目录等		长期
26	其他需要归档的材料		长期
特载档案		照片、录像带、录音带、光盘、移动硬盘；证书、奖状、奖牌、锦旗、奖杯等；字画、题词等
注		纸质归档材料如有电子版，电子版随纸质材料一并归档

十三、招生与就业工作处、大学生就业指导中心

序号	归档范围		保管期限
1	上级有关招生与就业工作的文件（针对本校的保管期限为永久）		长期
2	招生工作计划（事业规划）、请示、报告、批复		永久
3	招生简章、招生工作总结		短期
4	录取新生登记表、名册		永久
5	就业工作的总结、计划		长期
6	派遣名册		永久
7	毕业生供需统计、计划		短期
8	毕业生质量跟踪调查和信息反馈材料		长期
9	年度大事记		永久
10	其他需要归档的文件材料
特载档案		照片、录像带、录音带、光盘、移动硬盘；证书、奖状、奖牌、锦旗、奖杯等；字画、题词等
注		纸质归档材料如有电子版，电子版随纸质材料一并归档

十四、计划财务处

序号		归档范围		保管期限
1		上级有关财务会计工作的文件材料		永久
2		国家有关部门关于人员经费开支标准的规定；本校财务管理的文件、规定、管理办法、计划、总结、请示、批复、批示等文件		30年
3		本校财务预算材料（含1、校内综合预算的定稿和重要修改稿；2、调整预算稿；3、预算编制说明；4、预算执行情况；5、预算编制通知；6、专项基金预算及说明 ；7、预算会计报表）		永久
4		本校决算材料（含1、编制决算的说明；2、学校决算及批复和基建决算及批复；3、决算报表（含基建综合决算））		永久
5		学校税收工作材料（含有关的税收文件、学校关于处理税收问题的规定、办法和税收工作总结及统计表）		30年
6		学校收费相关材料（含1、各项收费的申请及批复；2、各项收费通知；3、收费领导小组的审批记录、会议纪要及重要附件；4、有关票据管理办法）		30年
7		重大专项资金管理工作材料		30年
8		校长、主管领导关于某些特殊问题的批复及附件		永久或30年
9		计划财务处工作计划和工作总结		30年
10		会计档案移交清册		30年
11		会计档案保管清册		永久
12		财会档案销毁清册		30年
13		年度以上规划表、分配计划、测算表		30年
14		年度以上各种统计报表（含工资报表）		30年
15		季度以下各种计划、统计报表		15年
16		年度以上规划表、分配计划、测算表		30年
17		年度以上各种统计报表（含工资报表）		30年
18		涉及外事会计账簿		永久
19		总账		30年
20		明细分类、分户账或登记簿		15年
21		现金出纳账、银行存款账		25年
22		学校专项基金帐簿		15年
23		日记账		15年
24	固定资产明细帐（卡片）（固定资产报废清理后保管五年）			15年
25	银行存款余额调节表			15年
26	银行对外账单			15年
27	学校基金各种原始凭证、记账凭证			15年
28	会计拨款凭证及其他会计凭证			15年
29	涉及债权、债务及未清理完毕的凭证			30年
30	工资发放名册			永久
31	工资变动情况名册
32	工资转移、证明、通知存根			30年
33	职工参加社会保险的文件及相关参保名册、材料等			永久
34	年度大事记			永久
特载档案			照片、录像带、录音带、光盘、移动硬盘；证书、奖状、奖牌、锦旗、奖杯等；字画、题词等
注			纸质归档材料如有电子版，电子版随纸质材料一并归档

十五、审计处

序号	归档范围		保管期限
1	上级有关审计工作文件材料（针对本校保管期限为永久）		长期
2	审计工作规章制度		长期
3	审计工作计划、报告、总结、调查材料及统计报表		永久
4	审计工作重要会议的文件材料、领导讲话、纪要		永久
5	审计会议记录，表彰及申报材料		永久
6	上级部门对学校审计工作的检查、评价材料		永久
7	干部离任审计材料		永久
8	国家审计、社会审计的审计报告、审计结论、审计处理决定、审计通知书		永久
9	有关审计处理的请示、审计事项的报告及上级机关的批复		永久
10	有关审计项目的报告、通报		永久
11	被审计单位对审计报告的书面意见、结论和决定情况的报告		永久
12	被审计单位对审计结论和决定的复审申请、对审计（含复审）结论和决定的申诉材料、有关人员对审计（复审）结论和决定的申诉材料		永久
13	依法做出审计结论和决定的法规目录或摘要、上级机关有关本项目问题处理的政策界限		永久
14	建筑工程、设备采购、图书、教材、大宗物品采购等的招投标审计意见、经济合同审签材料、市场考察报告等		永久
15	基建、修缮工程决算审计材料		永久
16	审计案件移送书		永久
17	年度大事记		永久
18	其它需要归档的材料
特载档案		照片、录像带、录音带、光盘、移动硬盘；证书、奖状、奖牌、锦旗、奖杯等；字画、题词等
注		纸质归档材料如有电子版，电子版随纸质材料一并归档

十六、资产管理与实验室建设处

序号	归档范围		保管期限
设备综合
1	上级有关仪器、设备管理方面的文件（针对本校的保管期限为永久）		长期
2	上级有关国有资产的政策、业务管理工作文件		长期
3	关于国有资产管理工作的请示、报告、批复		长期
4	国有资产管理工作报告、有关文件及执行情况		长期
5	国有资产管理工作计划、总结、会议记录、规章制度、报告、调查材料		长期
6	仪器、设备管理工作规章制度		长期
7	资产管理处工作计划、总结		永久
8	本校仪器、设备购置计划、报告、统计表		长期
9	本校仪器、设备移交清册及设备、仪器报废、调拨报告、请示和批复		长期
10	价值10万元以上的仪器、设备购置计划、报告及经费分配方案		长期
11	产权证等各种证件		永久
12	捐赠本校仪器设备产生的相关资料		长期
13	固定资产年度统计表、年度统计账		永久
14	年度大事记		永久
仪器设备项目
15	上级或主管领导批复和准购批示		长期
16	定购合同和会谈纪要、记录等		长期
17	进口设备过程中有关的技术商务文件		长期
18	验收报告及验收单		长期
19	索赔来往函件及结果文件		长期
20	价值10万元以上的设备说明书及全套随机文件材料		与设备共存
21	操作规程、保养维修、故障排除、事故处理记录等材料		与设备共存
22	使用记录、运行记录、使用过程中形成的技术资料		与设备共存
23	其它需要归档的材料
特载档案		照片、录像带、录音带、光盘、移动硬盘；证书、奖状、奖牌、锦旗、奖杯等；字画、题词等
注		纸质归档材料如有电子版，电子版随纸质材料一并归档

十七、国际合作与交流处、港澳台事务办公室

序号	归档范围			保管期限
外事综合
1	上级关于外事工作的文件材料（针对本校保管期限为永久）			长期
2	外事工作规章制度			长期
3	外事工作计划、总结			永久
4	外事工作统计报表			永久
5	外事工作会议材料			长期
6	年度大事记			永久
出国（境）
7	上级对出国（境）人员的有关文件材料			长期
8	因公短期出国（境）人员访问考察、国际会议的审批材料			长期
9	因公长期出国（境）讲学、合作研究人员的有关材料			长期
10	国家公派出国（境）进修留学人员名单、批件等有关材料			长期
11	各类公派出国人员名册、统计报表			长期
来校访问
12	聘请外籍教师计划、批复和来往函件			长期
13	外国官员、各界人士来校参观访问的文件材料			长期
14	外籍教师、专家、学者及友好人士来校讲学的讲稿、教材等材料			永久
15	来校进修、短期培训研究的外籍人士有关材料			长期
国际合作与会议
16	中外合作校际交流协议、合同、项目纪要材料、备忘录			永久
17	本校完成的国际合作项目、成果等材料			永久
18	国际比赛、竞赛材料			长期
19	授予外籍人士名誉教授等有关材料			长期
20	国际会议有关材料			长期
外国留学生工作
21	外国留学生毕业生名册（领取毕业证书、学位证书登记簿）			永久
22	外国留学生招生名册
23	外国留学生学籍变动管理材料			永久
24	留学人员来华签证申请表			长期
25	外国留学生来校学习申请表			长期
26	外国留学生毕业成绩单			永久
27	外国留学生奖惩情况材料			长期
28	上级对本校留学生工作检查、评估等材料			长期
29	外国留学生休退转复材料
30	其它需要归档的材料
教学工作
31		本部门工作计划、总结		永久
32		学校合作办学项目申报，管理，评估材料等		长期
33		其它需要归档的材料
特载档案			照片、录像带、录音带、光盘、移动硬盘；证书、奖状、奖牌、锦旗、奖杯等；字画、题词等
注			纸质归档材料如有电子版，电子版随纸质材料一并归档

十八、后勤管理处、节约型校园建设办公室

序号	归档范围		保管期限
1	上级有关后勤工作的文件（针对本校的保管期限为永久）		长期
2	后勤服务工作规章制度		长期
3	后勤服务工作计划、总结		永久
4	后勤工作重要会议材料、领导讲话		永久
5	产权证		永久
6	房屋修缮等规定		长期
7	防震、防汛、三废治理文件材料		长期
8	爱国卫生、保健工作有关材料		长期
9	车辆、食堂、物业管理有关材料		长期
10	校园绿化工作规划、实施方案、报告等有关材料		长期
11	签署的各种合同协议		短期
12	维修、校内招标材料、合同文本等		长期
13	施工		永久
	（1）土地施工文件		永久
	[1]开工报告、工程技术要求、技术交流、图纸会审纪要		永久
	[2]施工组织、施工方案、施工计划、施工技术措施、施工安全措施、施工工艺		永久
	[3]原材料及购件出厂证明、质量鉴定		永久
	[4]建筑材料实验报告		永久
	[5]设计变更、工程更改洽商、材料使用核定审批		永久
	[6]土建施工定位测量地质勘察		永久
	[7]土、岩试验报告、基础工程、基础工程施工图		永久
	[8]隐蔽工程验收记录		永久
	[9]工程记录及测试、沉陷、位移、变形观测记录、事故处理报告		永久
	[10]分项、分单位工程抽量检查、评定		永久
	[11]交工验收记录证明		永久
	[12]施工报告、施工验收报告		永久
	（2）设备及管线安装施工文件
	[1]开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审纪要		永久
	[2]设计变更、工程更改洽商单、材料、零部件、设备代用审批		永久
	[3]焊接试验记录、报告、施工检验、探伤记录		永久
	[4]隐蔽工程检查验收记录		永久
	[5]强度、密闭性试验报告		永久
	[6]设备调试记录		永久
	[7]施工安装记录、安装质量检查评定、事故处理报告		永久
	[8]系统调试、实验记录		永久
	[9]管线清洗、通水、消毒记录		永久
	[10]中间交工验收记录证明，工程质量评定		永久
	[11]竣工报告、竣工验收报告		永久
	（3）电气、仪表安装施工文件
	[1]开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审		永久
	[2]设计变更、工程更改洽商单、材料、零部件、设备代用审批		永久
	[3]调试、整定记录		永久
	[4]性能测试和校核		永久
	[5]施工安装记录、质量检查评定、事故处理报告		永久
	[6]操作、联动试验		永久
	[7]电气装置交接记录		永久
	[8]中间交工验收记录、工程质量评定		永久
	[9]竣工报告		永久
14	竣工验收		永久
	（1）竣工验收报告		永久
	（2）全部竣工图纸		永久
	（3）质量评审材料		永久
	（4）工程现场声像材料		永久
	（5）竣工验收会议决议文件		永久
15	年度大事记		永久
16	其它需要归档的材料
特载档案		照片、录像带、录音带、光盘、移动硬盘；证书、奖状、奖牌、锦旗、奖杯等；字画、题词等
注		纸质归档材料如有电子版，电子版随纸质材料一并归档

十九、校医院

序号	归档范围		保管期限
1	本部门工作计划、总结、规章制度、表彰材料		永久
2	其它需要归档的材料
特载档案		照片、录像带、录音带、光盘、移动硬盘；证书、奖状、奖牌、锦旗、奖杯等；字画、题词等

二十、基建处

序号	归档范围		保管期限
基建综合
1	上级有关基建工作的文件（针对本校保管期限为永久）		长期
2	基建工作规章制度		长期
3	基建管理处、新校区建设办公室工作计划、总结		永久
4	本校基建工作总体规划、统计报表		永久
5	全校性总体规划、设计总平面图		永久
6	基建工程预、决算		长期
7	水、电、气管道分布图		永久
8	地质勘探、地形测量材料		永久
9	基建投资的请示、报告与批复		永久
10	综合性征地文件材料		永久
11	年度大事记		永久
基建工程项目
12	可行性研究
	（1）项目建议书及上级批复		永久
	（2）可行性研究报告		永久
	（3）项目评估		永久
	（4）环境预测、调查报告		永久
	（5）设计任务书及计划任务书		永久
13	设计基础
	（1）工程地质、水文地质、勘察设计、勘察报告、地质图、勘察记录、化验试验报告、重要土、岩样及说明		永久
	（2）地形、地貌控制点建筑物、构筑物及重要设备及安装测量定位、观察记录		永久
	（3）水文、气象、地震等其它设计基础材料		永久
14	设计文件
	（1）初步设计		永久
	（2）技术设计		永久
	（3）施工图设计		永久
	（4）技术秘密材料、专利文件		永久
	（5）设计计算书		永久
	（6）关键技术实验		永久
	（7）总体规划设计		永久
	（8）设计评价、鉴定及审批		永久
15	工程管理文件
	（1）征用土地批准文件及红线图、拆迁、补偿协议书		永久
	（2）承包合同、协议、招标、投标、租赁文件		永久
	（3）施工执照		永久
	（4）环保、消防、卫生等合同；水、电、气、暖供应协议书		永久
	（5）产权证、土地证		永久
16	施工
	（1）土地施工文件		永久
	[1]开工报告、工程技术要求、技术交流、图纸会审纪要		永久
	[2]施工组织、施工方案、施工计划、施工技术措施、施工安全措施、施工工艺		永久
	[3]原材料及购件出厂证明、质量鉴定		永久
	[4]建筑材料实验报告		永久
	[5]设计变更、工程更改洽商、材料使用核定审批		永久
	[6]土建施工定位测量地质勘察		永久
	[7]土、岩试验报告、基础工程、基础工程施工图		永久
	[8]隐蔽工程验收记录		永久
	[9]工程记录及测试、沉陷、位移、变形观测记录、事故处理报告		永久
	[10]分项、分单位工程抽量检查、评定		永久
	[11]交工验收记录证明		永久
	[12]施工报告、施工验收报告		永久
	（2）设备及管线安装施工文件
	[1]开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审纪要		永久
	[2]设计变更、工程更改洽商单、材料、零部件、设备代用审批		永久
	[3]焊接试验记录、报告、施工检验记录		永久
	[4]隐蔽工程检查验收记录		永久
	[5]强度、密闭性试验报告		永久
	[6]设备调试记录		永久
	[7]施工安装记录、安装质量检查评定、事故处理报告		永久
	[8]系统调试、实验记录		永久
	[9]管线清洗、通水、消毒记录		永久
	[10]中间交工验收记录证明，工程质量评定		永久
	[11]竣工报告、竣工验收报告		永久
	（3）电气、仪表安装施工文件
	[1]开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审		永久
	[2]设计变更、工程更改洽商单、材料、零部件、设备代用审批		永久
	[3]调试、整定记录		永久
	[4]性能测试和校核		永久
	[5]施工安装记录、质量检查评定、事故处理报告		永久
	[6]操作、联动试验		永久
	[7]电气装置交接记录		永久
	[8]中间交工验收记录、工程质量评定		永久
	[9]竣工报告		永久
17	竣工验收		永久
	（1）竣工验收报告		永久
	（2）全部竣工图纸		永久
	（3）质量评审材料		永久
	（4）工程现场声像材料		永久
	（5）竣工验收会议决议文件		永久
18	基建器材管理
	（1）主要材料消耗、器材管理文件		短期
	（2）交付使用固定资产文件		永久
19	其它需要归档的材料
特载档案		照片、录像带、录音带、光盘、移动硬盘；证书、奖状、奖牌、锦旗、奖杯等；字画、题词等
注		纸质归档材料如有电子版，电子版随纸质材料一并归档

二十一、离退休工作处

	序号	归档范围		保管期限
	1	上级有关离退休工作文件材料（针对本校的保管期限为永久）		长期
	2	离退休工作规章制度		长期
	3	离退休工作处工作计划、总结		永久
	4	离退休工作重要会议、各种活动中形成的材料		永久
	5	参加上级部门组织的各种活动获奖名单、材料		永久
	6	离退休人员名册及年度报表		长期
	7	年度大事记		永久
	8	其他需要归档的文件材料
特载档案			照片、录像带、录音带、光盘、移动硬盘；证书、奖状、奖牌、锦旗、奖杯等；字画、题词等
注			纸质归档材料如有电子版，电子版随纸质材料一并归档

二十二、校友工作办公室、教育基金管理办公室

1	上级有关校友工作的文件材料（针对本校的保管期限为永久）		长期
2	校友工作规章制度		长期
3	校友工作办公室工作计划、总结		永久
4	校友工作重要会议形成的材料		永久
5	校友捐赠的纪念品、文献、实物及捐赠名单		永久
6	校友会工作的重要文件、校友动态信息、校友通讯录		长期
7	知名校友名单及其信息		永久
8	年度大事记		永久
9	其他需要归档的文件材料
特载档案		照片、录像带、录音带、光盘、移动硬盘；证书、奖状、奖牌、锦旗、奖杯等；字画、题词等
注		纸质归档材料如有电子版，电子版随纸质材料一并归档

二十三、团  委

序号	归档范围		保管期限
1	上级关于团务工作的文件材料（针对本校的保管期限为永久）		长期
2	团委工作规章制度		长期
3	团委工作计划、报告、总结		永久
4	团委牵头进行的重大活动的有关材料		长期
5	本校团代会文件（通知、名单、工作报告、决议、选举结果、领导讲话、大会发言和大会通过的文件）		永久
6	本校学代会文件（通知、名单、工作报告、决议、选举结果、领导讲话、大会发言和大会通过的文件）		永久
7	呈报上级共青团组织的请示及批复、汇报、总结、事迹材料		永久
8	表彰奖励先进集体、先进个人的决定、登记表、事迹材料		永久
9	团委编制的刊物、简报、信息		永久
10	团干部名单、团员名册及团组织专职干部、团员情况统计		长期
11	对犯错误团员的处分决定（包括免于处分）及取消处分、恢复团籍材料		长期
12	团委工作典型调查材料		长期
13	团委、团常委会议记录、纪要		长期
14	各分团委的重要材料		长期
15	社会实践、社团活动、勤工俭学等有关材料		长期
16	学生会干部名单、文件材料		长期
17	社团干部名单、活动、勤工俭学、社会实践有关材料		长期
18	有关学生思想政治工作的材料		长期
19	本校学生组织参与各种学会、社团的有关材料		短期
20	学生参加各类比赛获得的市级以上获奖申报审批材料		长期
21	年度大事记		永久
22	其它需要归档的材料
特载档案		照片、录像带、录音带、光盘、移动硬盘；证书、奖状、奖牌、锦旗、奖杯等；字画、题词等
注		纸质归档材料如有电子版，电子版随纸质材料一并归档

二十四、工会、妇委会

序号	归档范围		保管期限
1	上级有关工会、妇委会工作文件（针对本校保管期限为永久）		长期
2	工会、妇委会工作规章制度		长期
3	工会、妇委会工作计划、报告、重要通知、总结、统计等		永久
4	工代会、教代会、妇代会的有关文件（通知、名单、报告、决议、选举结果、领导讲话、大会发言等文件）		永久
5	呈报上级工会的请示及批复、汇报、事迹材料		永久
6	表彰工会和妇女工作先进集体及先进个人的材料		长期
7	工会委员会会议记录、纪要		长期
8	基层工会干部名册		长期
9	工会、妇委会会员名册		长期
10	参加上级工代会、教代会、妇代会的代表名单、登记表及发言稿		长期
11	教职工运动会、比赛、文艺汇演的重要材料		长期
12	工会、妇委会组织各项活动形成的材料		短期
13	年度大事记		永久
14	工会、妇委会产生的各类账簿、凭证等		永久
15	教代会代表组会议记录、纪要		长期
16	其它需要归档的材料
特载档案		照片、录像带、录音带、光盘、移动硬盘；证书、奖状、奖牌、锦旗、奖杯等；字画、题词等
注		纸质归档材料如有电子版，电子版随纸质材料一并归档

二十五、各教学组织单位

序号	归档范围		保管期限
党务工作
1	党总支工作计划、总结、重要报告		永久
2	党员干部考评、奖励及有关材料		长期
3	组织发展与党建工作材料		长期
行政工作
4	学院工作计划、总结		永久
5	学院鼓励教师的政策、措施		长期
6	学院组织参加校内外各类比赛、竞赛的文件材料		长期
7	毕业生优秀论文、设计，其余毕业生论文由各学院自行存档		永久
8	专业评估验收材料（自评报告、评估结论等）		长期
9	教师任课安排、教案		长期
10	教师工作量核算材料		短期
11	优秀实习报告		短期
12	学院教学改革成果及过程材料、总结材料等		长期
科研工作
13	学院科研项目		永久
14	其它需要归档的材料
15	年度大事记		永久
特载档案		照片、录像带、录音带、光盘、移动硬盘；证书、奖状、奖牌、锦旗、奖杯等；字画、题词等
注		纸质归档材料如有电子版，电子版随纸质材料一并归档

二十六、继续教育学院、应用技术学院、吉林省专业技术人员继续教育基地办公室、吉林省住房与城乡建设厅干部继续教育中心办公室

	序号	归档范围		保管期限
	1	上级关于成人教育工作文件（针对本校的保管期限为永久）		长期
	2	成人教育工作规章制度		长期
	3	成人教育学院工作计划、总结		永久
	4	成人招生工作计划、总结		长期
	5	上报招生生源计划、招生简章、停招呈报批准件		长期
	6	录取新生名册、登记表		永久
	7	学生学籍变动情况的材料		永久
	8	成人教育专业设置与调整的请示报告与批复		永久
	9	各层次教育教学大纲、教学计划		永久
	10	课程安排表、任课教师名单		长期
	11	毕业生成绩单、名册、毕业决定		永久
	12	毕业生领取毕业证书登记簿		永久
	13	年度大事记		永久
	14	其它需要归档的材料
	特载档案		照片、录像带、录音带、光盘、移动硬盘；证书、奖状、奖牌、锦旗、奖杯等；字画、题词等
注			纸质归档材料如有电子版，电子版随纸质材料一并归档

二十七、省部共建松辽流域水环境教育部重点实验室、松辽流域水资源与水环境吉林省高校重大需求协同创新中心、水污染控制与资源化利用吉林省高校重点实验室、城市水资源与水环境修复工程实验室、吉林省安全生产监督管理局共建重点实验室、吉林省建筑节能与新能源利用工程研究中心

序号	归档范围		保管期限
1	本部门工作计划、总结		永久
2	开展各种学术活动文件材料		长期
3	与国内外单位协作材料		长期
4	年度大事记		永久
5	其它需要归档的材料
特载档案		照片、录像带、录音带、光盘、移动硬盘；证书、奖状、奖牌、锦旗、奖杯等；字画、题词等
注		纸质归档材料如有电子版，电子版随纸质材料一并归档

二十八、吉林省结构与抗震科技创新中心、寒地绿色建筑技术吉林省高校工程研究中心

序号	归档范围		保管期限
1	本部门工作计划、总结		永久
2	开展各种学术活动文件材料		长期
3	与国内外单位协作材料		长期
4	年度大事记		永久
5	其它需要归档的材料
特载档案		照片、录像带、录音带、光盘、移动硬盘；证书、奖状、奖牌、锦旗、奖杯等；字画、题词等
注		纸质归档材料如有电子版，电子版随纸质材料一并归档

二十九、吉林省建筑电气综合节能重点实验室、智能建筑系统集成与节能控制吉林省高校重点实验室、吉林省平板显示驱动技术工程实验室

序号	归档范围		保管期限
1	本部门工作计划、总结		永久
2	开展各种学术活动文件材料		长期
3	与国内外单位协作材料		长期
4	年度大事记		永久
5	其它需要归档的材料
特载档案		照片、录像带、录音带、光盘、移动硬盘；证书、奖状、奖牌、锦旗、奖杯等；字画、题词等
注		纸质归档材料如有电子版，电子版随纸质材料一并归档

三十、吉林建筑文化研究基地、中国东北建筑文化吉林省高校人文社会科学重点研究基地、吉林省历史建筑保护与研究基地

序号	归档范围		保管期限
1	本部门工作计划、总结		永久
2	开展各种学术活动文件材料		长期
3	与国内外单位协作材料		长期
4	年度大事记		永久
5	其它需要归档的材料
特载档案		照片、录像带、录音带、光盘、移动硬盘；证书、奖状、奖牌、锦旗、奖杯等；字画、题词等
注		纸质归档材料如有电子版，电子版随纸质材料一并归档

三十一、吉林省建筑业发展与管理研究中心、北方城镇低碳建设管理理论与技术研究中心

序号	归档范围		保管期限
1	本部门工作计划、总结		永久
2	开展各种学术活动文件材料		长期
3	与国内外单位协作材料		长期
4	年度大事记		永久
5	其它需要归档的材料
特载档案		照片、录像带、录音带、光盘、移动硬盘；证书、奖状、奖牌、锦旗、奖杯等；字画、题词等
注		纸质归档材料如有电子版，电子版随纸质材料一并归档

三十二、寒地城市环境艺术设计研究中心

序号	归档范围		保管期限
1	本部门工作计划、总结		永久
2	开展各种学术活动文件材料		长期
3	与国内外单位协作材料		长期
4	年度大事记		永久
5	其它需要归档的材料
特载档案		照片、录像带、录音带、光盘、移动硬盘；证书、奖状、奖牌、锦旗、奖杯等；字画、题词等
注		纸质归档材料如有电子版，电子版随纸质材料一并归档

三十三、吉林省建筑节能技术工程实验室、吉林省新型建材产业公共技术研发中心

序号	归档范围		保管期限
1	本部门工作计划、总结		永久
2	开展各种学术活动文件材料		长期
3	与国内外单位协作材料		长期
4	年度大事记		永久
5	其它需要归档的材料
特载档案		照片、录像带、录音带、光盘、移动硬盘；证书、奖状、奖牌、锦旗、奖杯等；字画、题词等
注		纸质归档材料如有电子版，电子版随纸质材料一并归档

三十四、图书馆

序号	归档范围		保管期限
1	上级有关图书工作文件（针对本校的保管期限为永久）		长期
2	图书工作规章制度		长期
3	图书馆工作计划、总结		永久
4	图书馆概况、发展规划、藏品账目、统计及统计年报		永久
5	图书馆大事记		长期
6	图书馆与校外交流的有关材料		长期
7	年度大事记		永久
8	其它需要归档的材料
特载档案		照片、录像带、录音带、光盘、移动硬盘；证书、奖状、奖牌、锦旗、奖杯等；字画、题词等
注		纸质归档材料如有电子版，电子版随纸质材料一并归档

三十五、档案馆

序号	归档范围		保管期限
1	上级关于档案工作的文件（针对本校的保管期限为永久）		长期
2	档案工作规章制度		长期
3	档案馆工作计划、总结		永久
4	档案馆概况、汇编资料等		长期
5	档案工作统计数据及统计报表		永久
6	移交档案目录、全引目录、目录登记册		长期
7	借阅档案登记簿、利用效果登记簿		长期
8	档案鉴定销毁清册		长期
9	学校年鉴、大事记		长期
10	其他需要归档的文件材料
特载档案		照片、录像带、录音带、光盘、移动硬盘；证书、奖状、奖牌、锦旗、奖杯等；字画、题词等
注		纸质归档材料如有电子版，电子版随纸质材料一并归档

三十六、网络信息中心、现代教育技术中心

序号	归档范围		保管期限
1	上级有关校园网络建设的指示、规定、办法等材料（针对本校的保管期限为永久）		长期
2	中心工作规章制度		长期
3	中心工作计划、总结		永久
4	中心工作重要会议形成的材料		永久
5	关于校园网建设设计方案、学校信息化建设规划、布局等有关材料		永久
6	中国教育和科研计算机网接入服务合同		长期
7	中国联通光纤宽带接入合同		长期
8	中国电信光纤宽带接入合同		长期
9	年度大事记		永久
10	其他需要归档的文件材料
特载档案		照片、录像带、录音带、光盘、移动硬盘；证书、奖状、奖牌、锦旗、奖杯等；字画、题词等
注		纸质归档材料如有电子版，电子版随纸质材料一并归档

三十七、院部评估中心、质量办公室、教师发展中心 

序号	归档范围		保管期限
1	本部门工作计划、总结、规章制度		永久
2	关于评估的各种文件、资料等		永久
3	年度大事记		永久
4	其它需要归档的材料
特载档案		照片、录像带、录音带、光盘、移动硬盘；证书、奖状、奖牌、锦旗、奖杯等；字画、题词等
注		纸质归档材料如有电子版，电子版随纸质材料一并归档

三十八、《吉林建筑大学学报》编辑部

序号	归档范围		保管期限
1	上级行政主管部门针对学校主办期刊的重要文件材料		永久
2	本部门工作计划、总结、规章制度		永久
3	《吉林建筑大学学报》		永久
4	其它需要归档的材料
特载档案		照片、录像带、录音带、光盘、移动硬盘；证书、奖状、奖牌、锦旗、奖杯等；字画、题词等
注		纸质归档材料如有电子版，电子版随纸质材料一并归档

三十九、大学生创新创业中心

序号	归档范围		保管期限
1	本部门工作计划、总结、规章制度		永久
2	大学生科技创新项目、基地材料		长期
3	年度大事记		永久
4	其它需要归档的材料
特载档案		照片、录像带、录音带、光盘、移动硬盘；证书、奖状、奖牌、锦旗、奖杯等；字画、题词等
注		纸质归档材料如有电子版，电子版随纸质材料一并归档
注		纸质归档材料如有电子版，电子版随纸质材料一并归档

四十、科技园建设管理办公室

序号	归档范围		保管期限
1	本部门工作计划、总结、规章制度		永久
2	其它需要归档的材料
特载档案		照片、录像带、录音带、光盘、移动硬盘；证书、奖状、奖牌、锦旗、奖杯等；字画、题词等
注		纸质归档材料如有电子版，电子版随纸质材料一并归档

四十一、书法学院筹建工作办公室

序号	归档范围		保管期限
1	本部门工作计划、总结、规章制度		永久
2	其它需要归档的材料
特载档案		照片、录像带、录音带、光盘、移动硬盘；证书、奖状、奖牌、锦旗、奖杯等；字画、题词等
注		纸质归档材料如有电子版，电子版随纸质材料一并归档

四十二、产业单位

序号	归档范围		保管期限
1	企业法人营业执照（复印件），各项登记证（复印件）及变更文件		永久
2	年度审计报告		永久
3	年检、变更后备案材料		永久
4	上级针对校办产业单位重要文件		永久
5	校办产业章程		永久
6	本部门工作计划、总结、规章制度		永久
7	本单位获奖情况		永久
8	其它需要归档的材料
特载档案		照片、录像带、录音带、光盘、移动硬盘；证书、奖状、奖牌、锦旗、奖杯等；字画、题词等
注		纸质归档材料如有电子版，电子版随纸质材料一并归档

            吉林建筑大学档案归档类目分类表          

上级文件类档案归档范围和保管期限

一级目录（档案产生的时间）	二级目录 （类目名称）	归档内容	保管期限	三级目录 单位名称（全称）
	XW 行政机关印发的文件    DW 党政机关印发的文件	1.上级机关召开的需要贯彻执行的会议的主要文件材料。	永久
		2.上级机关发文属于本单位主管工作并要执行的文件，以及普发的、非本单位主管工作但需要贯彻执行的法规性公文。	永久
		3.国家、省、市、县各级领导、人民代表视察、检查本单位工作时的重要指示、讲话、题词和报道等材料。	永久
		4.代上级机关草拟并被采用的公文的最后草稿和印制公文。	永久
		5.上级机关转发本单位的公文，在本单位现场办公的会议纪要、上级报刊、杂志、简报与会议采用的本单位和本单位领导与工作人员的文章、报道和典型材料。	永久

党群类档案归档范围和保管期限表

一级目录（档案产生的时间）	二级目录 （类目名称）	归档内容	保管期限	三级目录 单位名称（全称）
	DQ11 党务综合	1.本校党委会、常委、党委扩大会、党委中心组会议记录、纪要、决议及会议讨论的文件	永久
		2.校党委和上级党委调研、检查、巡视学校工作形成的文件材料	永久
		3.党委负责同志在校内的重要讲话稿和参加上级召开会议发言稿	永久
		4.党委大事记	永久
		5.党委保密、秘书工作的有关文件	长期
		6.党群系统启用印章的文件和印模	永久
	DQ12 纪检、监察、 审计	1.上级纪委关于纪检工作的文件	长期
		2.工作计划、报告、总结及重要统计	永久
		3.纪委会议记录	长期
		4.处分、复查资料	长期
	DQ13 组织	1.上级关于组织工作的指示、决定	长期
		2.本校组织工作计划、总结、决定	永久
		3.本校组织机构设置、变动的决定、批复	永久
		4.副科级以上干部任免、调动和离休报告、决定、批复、通知等(包括上级批准的，要附任免呈报表)	永久
		5.副科级以上干部名册	永久
		6.总支、支部改选报告、审批材料	永久
		7.各总支、支部委员名册	长期
		8.党员名册	长期
		9.关于吸收新党员、预备党员转正或取消资格，党员退党的文件材料	长期
		10.发展新党员、预备党员转正的名册	长期
	DQ14 宣传教育	1.上级关于宣传工作的文件	长期
		2.本校宣传工作计划、决定、总结	永久
		3.理论学习的决定、计划、总结	长期
		4.上级有关学生思想政治工作的文件	长期
		5.本校有关学生思想政治工作的决定、条例	永久
		1.上级关于统战工作的文件	长期
	DQ15 统战	2.本校统战工作计划、决定和总结	永久
		3.统战工作统计报表	永久
		4.本校各级人大代表、政协委员名单(册)及审批材料	永久
		5.台、港、澳和侨务工作材料	长期
		6.各民主党派成员和负责人名册及有关材料	长期
		7.统战工作重要会议记录	长期
	DQ16 工会	1.上级有关工会工作的文件	长期
		2.工会工作计划、决定、总结、统计	永久
		3.会员代表大会的有关文件(通知、名单、报告、决议、选举结果、领导讲话、大会发言等文件）	长期
		4.会员名册会计移交清册	长期
		1.上级关于团的工作文件	长期
		2.本校团代会文件(通知、名单、工作报告、决议、选举结果、领导讲话、大会发言和大会通过的文件	永久
		3.本校学代会文件(通知、名单、工作报告、决议、选举结果、领导讲话、大会发言和文件）	永久
		4.团委工作计划、总结	永久
		5.表彰和奖励先进团支部、优秀团员的材料	长期

行政类档案归档范围和保管期限表

一级目录（档案产生的时间）	二级目录 （类目名称）	归档内容	保管期限	三级目录 单位名称（全称）
	XZ11 行政综合	1.学校年度、学期工作计划、总结	永久
		2.校长办公会会议记录、纪要	永久
		3.校领导在会上的重要讲话和参加校外会议发言稿	长期
		4.本校教育事业规划、计划及上级批复	永久
		5.本校向上级的请示及其批复	永久
		6.学年报表及综合统计	永久
		7.启用印章的文件及印模	永久
		8.本校大事记	永久
		9.校史工作材料	长期
		10.校友工作材料	长期
		11.校庆工作材料	长期
	XZ12 人事	1.上级机关有关人事工作的文件	长期
		2.人事工作计划、总结	永久
		3.关于机构、编制规划及上级批复	永久
		4.关于校内机构设置、变化的文件材料	永久
		5.表彰和奖励先进集体、先进教职工的材料	长期
		6.处分教职工的材料和复查、撤销处分的材料	长期
		7.人事统计报表	永久
		8.教职工名册登记表	永久
		9.教研室、研究室正副主任名册	长期
		10.教职工评定、聘任专业技术职称材料及上级批复(按类立卷，要求附审批表)	长期
		11.教职工工资调整材料、名册	长期
		12.教职工的录用、调入的有关材料(包括转移行政、工资关系介绍信)	长期
		13.教职工退职、离职有关材料	长期
	XZ13 保卫	1.上级有关公安保卫工作的文件	长期
		2.本校公安保卫工作计划、总结、统计报表	永久
		3.武装部工作计划、总结	长期
		4.武装部工作统计年报	永久
	XZ14 后勤	1.本校后勤工作计划、总结	长期
		2.房屋修缮等的规定、总结	长期
		3.爱国卫生、公费医疗工作计划、总结、规定等文件	长期
		4.后勤部门产生的各类合同	永久
	XZ15 档案馆、各学院工作计划、 总结	1.上级有关档案工作的文件	长期
		2.档案馆工作计划、总结	长期
		3.档案统计年报	永久
		4.各学院工作计划、总结	长期

教学类档案归档范围和保管期限表

一级目录（档案产生的时间）	二级目录 （类目名称）	归档内容	保管期限	三级目录 单位名称（全称）
	JX11 综合	1.上级下达的有关教学工作的文件材料	长期
		2.教学改革、培养目标、培养规格、学制等方面的指示、规定、办法	永久
		3.学校规划、实施计划、有关教学的规章制度、会议记录、调研报告、简报、结	永久
		4.教学检查、评估和各级优秀教学质量评奖材料	长期
		5.统计报表	永久
		6.学生运动会材料	长期
	JX12 学科与实验室建设	1.有关学科、专业设置及实验室建设的文件材料	长期
		2.专业、实验室论证、评估、申报、审批材料	永久
		3.重点学科、专业、实验室建设材料	永久
	JX13 招生	1.上级有关招生工作的文件材料，本校招生工作计划、总结、决定	长期
		2.招生计划、规定、生源计划	永久
		3.本科生新生录取名册	永久
		4.研究生新生录取名册	永久
		5.研究生入学试题及指导教师名册	长期
	JX14 学籍管理、成绩单、教材	1.新生入学登记表	永久
		2.学生学籍变更材料(升级、留级、休学、复学、转学、退学)	长期
		3.学生奖励材料(奖学金、优秀学生、先进班级) 、学生处分材料	长期
		4.成绩单（本科、研究生）	永久
		5.自编、主编教材	长期
	JX15 课堂教学与教学实践	1.各专业教学计划、教学大纲等	永久
		2.课程建设要求及安排、课表等	长期
		3.各学院专业课程试题库	长期
	JX16 毕业生	1.毕业生就业方案	永久
		2.毕业生分配计划	长期
		3.毕业证书、学位证书领取登记表	永久
	JX17 论文	1.硕士研究生学位论文	长期

财会类档案归档范围和保管期限表

一级目录（档案产生的时间）	二级目录 （类目名称）	归档内容	保管期限	三级目录 单位名称（全称）
		1.上级有关财务会计工作的文件材料	永久
		2.本校财务管理规定、计划、总结、请示、批复等文件	长期
		3.学校基金管理工作文件	短期
		4.有关务管理方面的其他文件材料	短期
		5.会计移交清册	长期
		6.财会档案移交保管清册	永久
		7.财会档案销毁清册	长期
		1.决算报表(含基建综合决算)	永久
		2.预算会计报表	短期
		3.年度以上规划表、分配计划、测算表	长期
		4.年度以上各种统计报表(含工资报表)	长期
		5.季度以下各种计划、统计报表	短期
		1.涉及外事会计帐簿	永久
		2.总帐	长期
		3.帐簿(含明细帐、分户或登记帐)	短期
		4.学校专项基金帐簿	短期
		5.日记帐（现金、银行存款日记帐）	长期
		6.固定资产明细帐(卡片) (固定资产报废清理后保管五年)	短期
		1.涉及外事的会计凭证	永久
		2.各种原始凭证、记帐凭证	短期
		3.学校基金各种原始凭证、记帐凭证	短期
		4.会计拨款凭证及其他会计凭证	短期
		5.银行对帐单	短期
		6.涉及债权、债务及未清理完毕的凭证	长期
	CK15	1.工资发放名册	永久
		2.工资调整名册	永久
		3.工资转移、证明、通知存根	长期
		4.公积金	长期

实物类档案归档范围和保管期限表

一级目录（档案产生的时间）	二级目录 （类目名称）		保管期限	三级目录 单位名称（全称）
	SW11	年度内产生的市级以上的各类奖状、奖杯、奖牌、奖品等	永久
	SW12	学校更名前不同阶段产生的公章、校徽等有价值的物品	永久
	SW13	年度内产生的市级以上的各类证书、荣誉册、聘书、任命书等	永久
	SW14	各有关部门或个人赠送给本单位的牌匾、礼品等实物	永久
	SW15	友人赠送的字画、锦旗等	永久

基建类档案归档范围和保管期限表

一级目录（档案产生的时间）	二级目录 （类目名称）		保管期限	三级目录 单位名称（全称）
	JJ11	年度内所产生基建方面的文件、材料等	永久
	JJ12	基建工程前期所形成的各种材料	永久
	JJ13	基建施工中所形成的各种材料	永久

	JJ14	基建竣工后所形成的材料	永久
	JJ15	基建工程竣工后产生的最终图纸（只归档一份）	永久
	JJ16	校内各种建设所形成的合同	永久
	JJ17	杂项	永久
	JJ18	房产证、土地证、产权证	永久

基建档案二级目录（JJ13）下的子目录

01 —— 图书馆          02 —— 实验楼            03 —— 教学楼

04 —— 行政楼          05 —— 逸夫楼            06 —— 土木馆

07 —— 一食堂          08 —— 浴  池            09 —— 一公寓

10 —— 二公寓          11 —— 三公寓            12 ——四公寓

13 —— 五公寓          14 —— 六公寓            15 —— 七公寓

16 —— 八公寓          17 —— 九公寓            18 —— 十公寓

19 —— 十一公寓        20 ——综合服务楼         21 ——二食堂

22 ——体育馆           23 ——体育场             24 ——后勤附属用房

外事类档案归档范围和保管期限表

一级目录（档案产生的时间）	二级目录 （类目名称）		保管期限	三级目录 单位名称（全称）
	WS11	年度内产生的关于外事方面的文件、材料等	永久

科校类档案归档范围和保管期限表

一级目录（档案产生的时间）	二级目录 （类目名称）		保管期限	三级目录 单位名称（全称）
	KX11	年度内产生的有关校办产业方面的文件、材料等	永久

设备类档案归档范围和保管期限表

一级目录（档案产生的时间）	二级目录 （类目名称）		保管期限	三级目录 单位名称（全称）
	SB11	资产设备方面年度内产生的文件、资料等	永久
	SB12	资产清查明细、报告单、评估材料、调拨单、资产报废材料等	永久
	SB13	仪器设备使用说明书设备增减变动情况表等	永久
	SB14	年度内产生的采购合同、调拨单等	永久

照片类档案归档范围和保管期限表

一级目录（档案产生的时间）	二级目录 （类目名称）		保管期限	三级目录 单位名称（全称）
	ZP11	年度内所产生的重大活动、重要会议、有价值的照片	永久

声像类档案归档范围和保管期限表

一级目录（档案产生的时间）	二级目录 （类目名称）		保管期限	三级目录 单位名称（全称）
	SX11	年度内产生的重大活动、重要会议、有价值的声音、影像材料	永久
	SX12	录音带	永久
	SX13	录像带	永久
	SX14	幻灯片	永久
	SX15	磁盘	永久
	SX16	光盘	永久

科研类档案归档范围和保管期限表

一级目录（档案产生的时间）	二级目录 （类目名称）		保管期限	三级目录 单位名称（全称）
	KY11	年度内产生的科研方面的文件	永久
	KY12	科研课题、教学教研成果等	永久

出版类档案归档范围和保管期限表

一级目录（档案产生的时间）	二级目录 （类目名称）		保管期限	三级目录 单位名称（全称）
	CB11	年度内产生的出版方面的文件	永久
	CB12	吉林建筑大学报、吉林建筑大学学报、吉林建筑大学年鉴	永久

综合性文件归档流程图

 

部门收发文

               

 

 

同时上传电子文件全文

纸质文件收集及 收发文件登记

①发文录入 ②全文挂载 [发文格式：doc\exl\tif\mht\txt收文格式:jpg\pdf(扫描分辨率：300dpi，大小：600*800)] ③确定文件密级及是否开放

网上收发文登记 同时上传电子文 收全文

电子文件预立卷 （参照本部门预立卷类目和年度工作总结）

纸质文件预立卷 （参照本部门预立卷类目和年度工作总结）

1.按问题内容组卷、排序； 2.拟写案卷标题：责任者+内容+文种 （卷内纸质文件与电子文件排序要一一对应）

“四重” 电子、 纸质文 件及时 归档

向档案馆移交归档

1.按问题内容组卷、排序、编页码； 2.拟写案卷标题：责任者+内容+文种 （卷内纸质文件与电子文件排序要一一对应）

常规电子、纸质文件在著录上传全文完毕后自查正误， 向档案馆指导者索要案卷号，打印目录，案卷封面，装订归档移交

中华人民共和国档案法

( 1987年9月5日第六届全国人民代表大会常务委员会第二十二次会议通过
根据1996年7月5日第八届全国人民代表大会常务委员会第二十次会议《关于修改<中华人民共和国档案法>的决定》修正)
第一章 总 则
第一条 为了加强对档案的管理和收集、整理工作，有效地保护和利用档案，为社会主义现代化建设服务，制定本法。
第二条 本法所称的档案，是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。
第三条 一切国家机关、武装力量、政党、社会团体、企业事业单位和公民都有保护档案的义务。
第四条 各级人民政府应当加强对档案工作的领导，把档案事业的建设列入国民经济和社会发展计划。
第五条 档案工作实行统一领导、分级管理的原则，维护档案完整与安全，便于社会各方面的利用。
第二章 档案机构及其职责
第六条 国家档案行政管理部门主管全国档案事业，对全国的档案事业实行统筹规划，组织协调，统一制度，监督和指导。
县级以上地方各级人民政府的档案行政管理部门主管本行政区域内的档案事业，并对本行政区域内机关、团体、企业事业单位和其他组织的档案工作实行监督和指导。
乡、民族乡、镇人民政府应当指定人员负责保管本机关的档案，并对所属单位的档案工作实行监督和指导。
第七条 机关、团体、企业事业单位和其他组织的档案机构或者档案工作人员，负责保管本单位的档案，并对所属机构的档案工作实行监督和指导。
第八条 中央和县级以上地方各级各类档案馆,是集中管理档案的文化事业机构，负责接收、收集、整理、保管和提供利用各分管范围内的档案。
第九条 档案工作人员应当忠于职守，遵守纪律，具备专业知识。
在档案的收集、整理、保护和提供利用等方面成绩显著的单位或者个人，由各级人民政府给予奖励。
第三章 档案的管理
第十条 对国家规定的应当立卷归档的材料，必须按照规定，定期向本单位档案机构或者档案工作人员移交，集中管理，任何个人不得据为已有。
国家规定不得归档的材料，禁止擅自归档。
第十一条 机关、团体、企业事业单位和其他组织必须按照国家规定，定期向档案馆移交档案。
第十二条 博物馆、图书馆、纪念馆等单位保存的文物、图书资料同时是档案的，可以按照法律和行政法规的规定，由上述单位自行管理。
档案馆与上述单位应当在档案的利用方面互相协作。
第十三条 各级各类档案馆，机关、团体、企业事业单位和其他组织的档案机构，应当建立科学的管理制度，便于对档案的利用；配置必要的设施，确保档案的安全；采用先进技术，实现档案管理的现代化。
第十四条 保密档案的管理和利用，密级的变更和解密，必须按照国家有关保密的法律和行政法规的规定办理。
第十五条 鉴定档案保存价值的原则、保管期限的标准以及销毁档案的程序和办法，由国家档案行政管理部门制定。禁止擅自销毁档案。
第十六条 集体所有的和个人所有的对国家和社会具有保存价值的或者应当保密的档案，档案所有者应当妥善保管。对于保管条件恶劣或者其他原因被认为可能导致档案严重损毁和不安全的，国家档案行政管理部门有权采取代为保管等确保档案完整和安全的措施；必要时，可以收购或者征购。
前款所列档案，档案所有者可以向国家档案馆寄存或者出卖；向国家档案馆以外的任何单位或者个人出卖的，应当按照有关规定由县级以上人民政府档案行政管理部门批准。严禁倒卖牟利，严禁卖给或者赠送给外国人。
向国家捐赠档案的，档案馆应当予以奖励。
第十七条 禁止出卖属于国家所有的档案。
国有企业事业单位资产转让时，转让有关档案的具体办法由国家档案行政管理部门制定。
档案复制件的交换、转让和出卖，按照国家规定办理。
第十八条 属于国家所有的档案和本法第十六条规定的档案以及这些档案的复制件，禁止私自携运出境。
第四章 档案的利用和公布
第十九条 国家档案馆保管的档案，一般应当自形成之日起满三十年向社会开放。经济、科学、技术、文化等类档案向社会开放的期限，可以少于三十年，涉及国家安全或者重大利益以及其他到期不宜开放的档案向社会开放的期限，可以多于三十年，具体期限由国家档案行政管理部门制订，报国务院批准施行。
档案馆应当定期公布开放档案的目录。并为档案的利用创造条件，简化手续，提供方便。
中华人民共和国公民和组织持有合法证明，可以利用已经开放的档案。
第二十条 机关、团体、企业事业单位和其他组织以及公民根据经济建设、国防建设、教学科研和其他各项工作的需要，可以按照有关规定，利用档案馆未开放的档案以及有关机关、团体、企业事业单位和其他组织保存的档案。
利用未开放档案的办法，由国家档案行政管理部门和有关主管部门规定。
第二十一条 向档案馆移交、捐赠、寄存档案的单位和个人，对其档案享有优先利用权，并可对其档案中不宜向社会开放的部分提出限制利用的意见，档案馆应当维护他们的合法权益。
第二十二条 属于国家所有的档案，由国家授权的档案馆或者有关机关公布；未经档案馆或者有关机关同意，任何组织和个人无权公布。
集体所有的和个人所有的档案，档案的所有者有权公布，但必须遵守国家有关规定，不得损害国家安全和利益，不得侵犯他人的合法权益。
第二十三条 各级各类档案馆应当配备研究人员，加强对档案的研究整理，有计划地组织编辑出版档案材料，在不同范围内发行。
第五章 法律责任
第二十四条 有下列行为之一的，由县级以上人民政府档案行政管理部门、有关主管部门对直接负责的主管人员或者其他直接责任人员依法给予行政处分；构成犯罪的，依法追究刑事责任：
（一）损毁、丢失属于国家所有的档案的；
（二）擅自提供、抄录、公布、销毁属于国家所有的档案的；
（三）涂改、伪造档案的；
（四）违反本法第十六条、第十七条规定，擅自出卖或者转让档案的；
（五）倒卖档案牟利或者将档案卖给、赠送外国人的；
（六）违反本法第十条、第十一条规定，不按规定归档或者不按期移交档案的；
（七）明知所保存的档案面临危险而不采取措施，造成档案损失的；
（八）档案工作人员玩忽职守，造成档案损失的。
在利用档案馆的档案中，有前款第一项、第二项、第三项违法行为的，由县级以上人民政府档案行政管理部门给予警告，可以并处罚款；造成损失的，责令赔偿损失。
企业事业组织或者个人有第一款第四项、第五项违法行为的，由县级以上人民政府档案行政管理部门给予警告，可以并处罚款；有违法所得的，没收违法所得；并可以依照本法第十六条的规定征购所出卖或者赠送的档案。
第二十五条 携运禁止出境的档案或者其复制件出境的，由海关予以没收，可以并处罚款；并将没收的档案或者其复制件移交档案行政管理部门；构成犯罪的，依法追究刑事责任。
第六章 附则
第二十六条 本法实施办法，由国家档案行政管理部门制定，报国务院批准后施行。
第二十七条 本法自1988年1月1日起施行。

中华人民共和国教育部令

第　27　号

　　根据档案法和有关规定，教育部和国家档案局制定了《高等学校档案管理办法》，现予公布，自2008年9月1日起施行。
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　教 育 部 部 长 　周　济
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　国家档案局局长　 杨冬权
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　 二○○八年八月二十日

 

高等学校档案管理办法

第一章　总　　则

　　第一条　为规范高等学校档案工作，提高档案管理水平，有效保护和利用档案，根据《中华人民共和国档案法》及其实施办法，制定本办法。
　　第二条　本办法所称的高等学校档案（以下简称高校档案），是指高等学校从事招生、教学、科研、管理等活动直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录。
　　第三条　高校档案工作是高等学校重要的基础性工作，学校应当加强管理，将之纳入学校整体发展规划。
　　第四条　国务院教育行政部门主管全国高校档案工作。省、自治区、直辖市人民政府教育行政部门主管本行政区域内高校档案工作。
　　国家档案行政部门和省、自治区、直辖市人民政府档案行政部门在职责范围内负责对高校档案工作的业务指导、监督和检查。
　　第五条　高校档案工作由高等学校校长领导，其主要职责是：
　　（一）贯彻执行国家关于档案管理的法律法规和方针政策，批准学校档案工作规章制度；
　　（二）将档案工作纳入学校整体发展规划，促进档案信息化建设与学校其他工作同步发展；
　　（三）建立健全与办学规模相适应的高校档案机构，落实人员编制、档案库房、发展档案事业所需设备以及经费；
　　（四）研究决定高校档案工作中的重要奖惩和其他重大问题。
　　分管档案工作的校领导协助校长负责档案工作。

第二章　机构设置与人员配备

　　第六条　高校档案机构包括档案馆和综合档案室。
　　具备下列条件之一的高等学校应当设立档案馆：
　　（一）建校历史在50年以上；
　　（二）全日制在校生规模在1万人以上；
　　（三）已集中保管的档案、资料在3万卷（长度300延长米）以上。
　　未设立档案馆的高等学校应当设立综合档案室。
　　第七条　高校档案机构是保存和提供利用学校档案的专门机构，应当具备符合要求的档案库房和管理设施。
　　需要特殊条件保管或者利用频繁且具有一定独立性的档案，可以根据实际需要设立分室单独保管。分室是高校档案机构的分支机构。
　　第八条　高校档案机构的管理职责是：
　　（一）贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，综合规划学校档案工作；
　　（二）拟订学校档案工作规章制度，并负责贯彻落实；
　　（三）负责接收（征集）、整理、鉴定、统计、保管学校的各类档案及有关资料；
　　（四）编制检索工具，编研、出版档案史料，开发档案信息资源；
　　（五）组织实施档案信息化建设和电子文件归档工作；
　　（六）开展档案的开放和利用工作；
　　（七）开展学校档案工作人员的业务培训；
　　（八）利用档案开展多种形式的宣传教育活动，充分发挥档案的文化教育功能；
　　（九）开展国内外档案学术研究和交流活动。
　　有条件的高校档案机构，可以申请创设爱国主义教育基地。
　　第九条　高校档案馆设馆长一名，根据需要可以设副馆长一至二名。综合档案室设主任一名，根据需要可以设副主任一至二名。
　　馆长、副馆长和综合档案室主任（馆长和综合档案室主任，以下简称为高校档案机构负责人），应当具备以下条件：
　　（一）热心档案事业，具有高级以上专业技术职务任职经历；
　　（二）有组织管理能力，具有开拓创新意识和精神；
　　（三）年富力强，身体健康。
　　第十条　高等学校应当为高校档案机构配备专职档案工作人员。
　　高校专职档案工作人员列入学校事业编制。其编制人数由学校根据本校档案机构的档案数量和工作任务确定。
　　第十一条　高校档案工作人员应当遵纪守法，爱岗敬业，忠于职守，具备档案业务知识和相应的科学文化知识以及现代化管理技能。
　　第十二条　高校档案机构中的专职档案工作人员，实行专业技术职务聘任制或者职员职级制，享受学校教学、科研和管理人员同等待遇。
　　第十三条　高等学校对长期接触有毒有害物质的档案工作人员，应当按照法律法规的有关规定采取有效的防护措施防止职业中毒事故的发生，保障其依法享有工伤社会保险待遇以及其他有关待遇，并可以按照有关规定予以补助。

第三章　档案管理

　　第十四条　高等学校应当建立、健全档案工作的检查、考核与评估制度，定期布置、检查、总结、验收档案工作，明确岗位职责，强化责任意识，提高学校档案管理水平。
　　第十五条　高等学校应当对纸质档案材料和电子档案材料同步归档。文件材料的归档范围是：
　　（一）党群类：主要包括高等学校党委、工会、团委、民主党派等组织的各种会议文件、会议记录及纪要；各党群部门的工作计划、总结；上级机关与学校关于党群管理的文件材料。
　　（二）行政类：主要包括高等学校行政工作的各种会议文件、会议纪录及纪要；上级机关与学校关于人事管理、行政管理的材料。
　　（三）学生类：主要包括高等学校培养的学历教育学生的高中档案、入学登记表、体检表、学籍档案、奖惩记录、党团组织档案、毕业生登记表等。
　　（四）教学类：主要包括反映教学管理、教学实践和教学研究等活动的文件材料。按原国家教委、国家档案局发布的《高等学校教学文件材料归档范围》（（87）教办字016号）的相关规定执行。
　　（五）科研类：按原国家科委、国家档案局发布的《科学技术研究档案管理暂行规定》（国档发〔1987〕6号）执行。
　　（六）基本建设类：按国家档案局、原国家计委发布的《基本建设项目档案资料管理暂行规定》（国档发〔1988〕4号）执行。
　　（七）仪器设备类：主要包括各种国产和国外引进的精密、贵重、稀缺仪器设备（价值在10万元以上）的全套随机技术文件以及在接收、使用、维修和改进工作中产生的文件材料。
　　（八）产品生产类：主要包括高等学校在产学研过程中形成的文件材料、样品或者样品照片、录像等。
　　（九）出版物类：主要包括高等学校自行编辑出版的学报、其他学术刊物及本校出版社出版物的审稿单、原稿、样书及出版发行记录等。
　　（十）外事类：主要包括学校派遣有关人员出席国际会议、出国考察、讲学、合作研究、学习进修的材料；学校聘请的境外专家、教师在教学、科研等活动中形成的材料；学校开展校际交流、中外合作办学、境外办学及管理外国或者港澳台地区专家、教师、国际学生、港澳台学生等的材料；学校授予境外人士名誉职务、学位、称号等的材料。
　　（十一）财会类：按财政部、国家档案局发布的《会计档案管理办法》（财会字〔1998〕32号）执行。
　　高等学校可以根据学校实际情况确定归档范围。归档的档案材料包括纸质、电子、照（胶）片、录像（录音）带等各种载体形式。
　　第十六条　高等学校实行档案材料形成单位、课题组立卷的归档制度。
　　学校各部门负责档案工作的人员应当按照归档要求，组织本部门的教学、科研和管理等人员及时整理档案和立卷。立卷人应当按照纸质文件材料和电子文件材料的自然形成规律，对文件材料系统整理组卷，编制页号或者件号，制作卷内目录，交本部门负责档案工作的人员检查合格后向高校档案机构移交。
　　第十七条　归档的档案材料应当质地优良，书绘工整，声像清晰，符合有关规范和标准的要求。电子文件的归档要求按照国家档案局发布的《电子公文归档管理暂行办法》以及《电子文件归档与管理规范》（GB/T 18894-2002）执行。
　　第十八条　高校档案材料归档时间为：
　　（一）学校各部门应当在次学年6月底前归档；
　　（二）各院系等应当在次学年寒假前归档；
　　（三）科研类档案应当在项目完成后两个月内归档，基建类档案应当在项目完成后三个月内归档。
　　第十九条　高校档案机构应当对档案进行整理、分类、鉴定和编号。
　　第二十条　高校档案机构应当按照国家档案局《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》，确定档案材料的保管期限。对保管期限已满、已失去保存价值的档案，经有关部门鉴定并登记造册报校长批准后，予以销毁。未经鉴定和批准，不得销毁任何档案。
　　第二十一条　高校档案机构应当采用先进的档案保护技术，防止档案的破损、褪色、霉变和散失。对已经破损或者字迹褪色的档案，应当及时修复或者复制。对重要档案和破损、褪色修复的档案应当及时数字化，加工成电子档案保管。
　　第二十二条　高校档案由高校档案机构保管。在国家需要时，高等学校应当提供所需的档案原件或者复制件。
　　第二十三条　高等学校与其他单位分工协作完成的项目，高校档案机构应当至少保存一整套档案。协作单位除保存与自己承担任务有关的档案正本以外，应当将复制件送交高校档案机构保存。
　　第二十四条　高等学校中的个人对其从事教学、科研、管理等职务活动所形成的各种载体形式的档案材料，应当按照规定及时归档，任何个人不得据为己有。
　　对于个人在其非职务活动中形成的重要档案材料，高校档案机构可以通过征集、代管等形式进行管理。
　　高校档案机构对于与学校有关的各种档案史料的征集，应当制定专门的制度和办法。
　　第二十五条　高校档案机构应当对所存档案和资料的保管情况定期检查，消除安全隐患，遇有特殊情况，应当立即向校长报告，及时处理。
　　档案库房的技术管理工作，应当建立、健全有关规章制度，由专人负责。
　　第二十六条　高校档案机构应当认真执行档案统计年报制度，并按照国家有关规定报送档案工作基本情况统计报表。

第四章　档案的利用与公布

　　第二十七条　高校档案机构应当按照国家有关规定公布档案。未经高等学校授权，其他任何组织或者个人无权公布学校档案。
　　属下列情况之一者，不对外公布：
　　（一）涉及国家秘密的；
　　（二）涉及专利或者技术秘密的；
　　（三）涉及个人隐私的；
　　（四）档案形成单位规定限制利用的。
　　第二十八条　凡持有合法证明的单位或者持有合法身份证明的个人，在表明利用档案的目的和范围并履行相关登记手续后，均可以利用已公布的档案。
　　境外组织或者个人利用档案的，按照国家有关规定办理。
　　第二十九条　查阅、摘录、复制未开放的档案，应当经档案机构负责人批准。涉及未公开的技术问题，应当经档案形成单位或者本人同意，必要时报请校长审查批准。需要利用的档案涉及重大问题或者国家秘密，应当经学校保密工作部门批准。
　　第三十条　高校档案机构提供利用的重要、珍贵档案，一般不提供原件。如有特殊需要，应当经档案机构负责人批准。
　　加盖高校档案机构公章的档案复制件，与原件具有同等效力。
　　第三十一条　高校档案开放应当设立专门的阅览室，并编制必要的检索工具（著录标准按《档案著录规则》（DA/T18-1999）执行），提供开放档案目录、全宗指南、档案馆指南、计算机查询系统等，为社会利用档案创造便利条件。
　　第三十二条　高校档案机构是学校出具档案证明的唯一机构。
　　高校档案机构应当为社会利用档案创造便利条件，用于公益目的的，不得收取费用；用于个人或者商业目的的，可以按照有关规定合理收取费用。
　　社会组织和个人利用其所移交、捐赠的档案，高校档案机构应当无偿和优先提供。
　　第三十三条　寄存在高校档案机构的档案，归寄存者所有。高校档案机构如果需要向社会提供利用，应当征得寄存者同意。
　　第三十四条　高校档案机构应当积极开展档案的编研工作。出版档案史料和公布档案，应当经档案形成单位同意，并报请校长批准。
　　第三十五条　高校档案机构应当采取多种形式（如举办档案展览、陈列、建设档案网站等），积极开展档案宣传工作。有条件的高校，应当在相关专业的高年级开设有关档案管理的选修课。

第五章　条件保障

　　第三十六条　高等学校应当将高校档案工作所需经费列入学校预算，保证档案工作的需求。
　　第三十七条　高等学校应当为档案机构提供专用的、符合档案管理要求的档案库房，对不适应档案事业发展需要或者不符合档案保管要求的馆库，按照《档案馆建设标准》（建标103-2008）的要求及时进行改扩建或者新建。
　　存放涉密档案应当设有专门库房。
　　存放声像、电子等特殊载体档案，应当配置恒温、恒湿、防火、防渍、防有害生物等必要设施。
　　第三十八条　高等学校应当设立专项经费，为档案机构配置档案管理现代化、档案信息化所需的设备设施，加快数字档案馆（室）建设，保障档案信息化建设与学校数字化校园建设同步进行。

第六章　奖励与处罚

　　第三十九条　高等学校对在档案工作中做出下列贡献的单位或者个人，给予表彰与奖励：
　　（一）在档案的收集、整理、提供利用工作中做出显著成绩的；
　　（二）在档案的保护和现代化管理工作中做出显著成绩的；
　　（三）在档案学研究及档案史料研究工作中做出重要贡献的；
　　（四）将重要的或者珍贵的档案捐赠给高校档案机构的；
　　（五）同违反档案法律法规的行为作斗争，表现突出的。
　　第四十条　有下列行为之一的，高等学校应当对直接负责的主管人员和其他直接责任人员依法给予处分；构成犯罪的，由司法机关依法追究刑事责任。
　　（一）玩忽职守，造成档案损坏、丢失或者擅自销毁档案的；
　　（二）违反保密规定，擅自提供、抄录、公布档案的；
　　（三）涂改、伪造档案的；
　　（四）擅自出卖、赠送、交换档案的；
　　（五）不按规定归档，拒绝归档或者将档案据为己有的；
　　（六）其他违反档案法律法规的行为。

第七章　附　　则

　　第四十一条　本办法适用于各类普通高等学校、成人高等学校。
　　第四十二条　高等学校可以根据本办法制订实施细则。
　　高等学校附属单位（包括附属医院、校办企业等）的档案管理，由学校根据实际情况自主确定。
　　第四十三条　本办法自2008年9月1日起施行。国家教育委员会1989年10月10日发布的《普通高等学校档案管理办法》（国家教育委员会令第6号）同时废止。

党政机关公文处理工作条例

         　 (中办发[2012]14号，2012年4月)

第一章　总　　则

　　第一条　为了适应中国共产党机关和国家行政机关（以下简称党政机关）工作需要，推进党政机关公文处理工作科学化、制度化、规范化，制定本条例。
　　第二条　本条例适用于各级党政机关公文处理工作。
　　第三条　党政机关公文是党政机关实施领导、履行职能、处理公务的具有特定效力和规范体式的文书，是传达贯彻党和国家的方针政策，公布法规和规章，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告、通报和交流情况等的重要工具。
　　第四条　公文处理工作是指公文拟制、办理、管理等一系列相互关联、衔接有序的工作。
　　第五条　公文处理工作应当坚持实事求是、准确规范、精简高效、安全保密的原则。
　　第六条　各级党政机关应当高度重视公文处理工作，加强组织领导，强化队伍建设，设立文秘部门或者由专人负责公文处理工作。
　　第七条　各级党政机关办公厅（室）主管本机关的公文处理工作，并对下级机关的公文处理工作进行业务指导和督促检查。

第二章　公文种类

　　第八条　公文种类主要有：
　　（一）决议。适用于会议讨论通过的重大决策事项。
　　（二）决定。适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。
　　（三）命令（令）。适用于公布行政法规和规章、宣布施行重大强制性措施、批准授予和晋升衔级、嘉奖有关单位和人员。
　　（四）公报。适用于公布重要决定或者重大事项。
　　（五）公告。适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。
　　（六）通告。适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。
　　（七）意见。适用于对重要问题提出见解和处理办法。
　　（八）通知。适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文。
　　（九）通报。适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。
　　（十）报告。适用于向上级机关汇报工作、反映情况，回复上级机关的询问。
　　（十一）请示。适用于向上级机关请求指示、批准。
　　（十二）批复。适用于答复下级机关请示事项。
　　（十三）议案。适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或者人民代表大会常务委员会提请审议事项。
　　（十四）函。适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。
　　（十五）纪要。适用于记载会议主要情况和议定事项。

第三章　公文格式

　　第九条　公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、页码等组成。
　　（一）份号。公文印制份数的顺序号。涉密公文应当标注份号。
　　（二）密级和保密期限。公文的秘密等级和保密的期限。涉密公文应当根据涉密程度分别标注“绝密”“机密”“秘密”和保密期限。
　　（三）紧急程度。公文送达和办理的时限要求。根据紧急程度，紧急公文应当分别标注“特急”“加急”，电报应当分别标注“特提”“特急”“加急”“平急”。
　　（四）发文机关标志。由发文机关全称或者规范化简称加“文件”二字组成，也可以使用发文机关全称或者规范化简称。联合行文时，发文机关标志可以并用联合发文机关名称，也可以单独用主办机关名称。
　　（五）发文字号。由发文机关代字、年份、发文顺序号组成。联合行文时，使用主办机关的发文字号。
　　（六）签发人。上行文应当标注签发人姓名。
　　（七）标题。由发文机关名称、事由和文种组成。
　　（八）主送机关。公文的主要受理机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。
　　（九）正文。公文的主体，用来表述公文的内容。
　　（十）附件说明。公文附件的顺序号和名称。
　　（十一）发文机关署名。署发文机关全称或者规范化简称。
　　（十二）成文日期。署会议通过或者发文机关负责人签发的日期。联合行文时，署最后签发机关负责人签发的日期。
　　（十三）印章。公文中有发文机关署名的，应当加盖发文机关印章，并与署名机关相符。有特定发文机关标志的普发性公文和电报可以不加盖印章。
　　（十四）附注。公文印发传达范围等需要说明的事项。
　　（十五）附件。公文正文的说明、补充或者参考资料。
　　（十六）抄送机关。除主送机关外需要执行或者知晓公文内容的其他机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。
　　（十七）印发机关和印发日期。公文的送印机关和送印日期。
　　（十八）页码。公文页数顺序号。
　　第十条　公文的版式按照《党政机关公文格式》国家标准执行。
　　第十一条　公文使用的汉字、数字、外文字符、计量单位和标点符号等，按照有关国家标准和规定执行。民族自治地方的公文，可以并用汉字和当地通用的少数民族文字。
　　第十二条　公文用纸幅面采用国际标准A4型。特殊形式的公文用纸幅面，根据实际需要确定。

第四章　行文规则

　　第十三条　行文应当确有必要，讲求实效，注重针对性和可操作性。
　　第十四条　行文关系根据隶属关系和职权范围确定。一般不得越级行文，特殊情况需要越级行文的，应当同时抄送被越过的机关。
　　第十五条　向上级机关行文，应当遵循以下规则：
　　（一）原则上主送一个上级机关，根据需要同时抄送相关上级机关和同级机关，不抄送下级机关。
　　（二）党委、政府的部门向上级主管部门请示、报告重大事项，应当经本级党委、政府同意或者授权；属于部门职权范围内的事项应当直接报送上级主管部门。
　　（三）下级机关的请示事项，如需以本机关名义向上级机关请示，应当提出倾向性意见后上报，不得原文转报上级机关。
　　（四）请示应当一文一事。不得在报告等非请示性公文中夹带请示事项。
　　（五）除上级机关负责人直接交办事项外，不得以本机关名义向上级机关负责人报送公文，不得以本机关负责人名义向上级机关报送公文。
　　（六）受双重领导的机关向一个上级机关行文，必要时抄送另一个上级机关。
　　第十六条　向下级机关行文，应当遵循以下规则：
　　（一）主送受理机关，根据需要抄送相关机关。重要行文应当同时抄送发文机关的直接上级机关。
　　（二）党委、政府的办公厅（室）根据本级党委、政府授权，可以向下级党委、政府行文，其他部门和单位不得向下级党委、政府发布指令性公文或者在公文中向下级党委、政府提出指令性要求。需经政府审批的具体事项，经政府同意后可以由政府职能部门行文，文中须注明已经政府同意。
　　（三）党委、政府的部门在各自职权范围内可以向下级党委、政府的相关部门行文。
　　（四）涉及多个部门职权范围内的事务，部门之间未协商一致的，不得向下行文；擅自行文的，上级机关应当责令其纠正或者撤销。
　　（五）上级机关向受双重领导的下级机关行文，必要时抄送该下级机关的另一个上级机关。
　　第十七条　同级党政机关、党政机关与其他同级机关必要时可以联合行文。属于党委、政府各自职权范围内的工作，不得联合行文。
　　党委、政府的部门依据职权可以相互行文。
　　部门内设机构除办公厅（室）外不得对外正式行文。

第五章　公文拟制

　　第十八条　公文拟制包括公文的起草、审核、签发等程序。
　　第十九条　公文起草应当做到：
　　（一）符合党的理论路线方针政策和国家法律法规，完整准确体现发文机关意图，并同现行有关公文相衔接。
　　（二）一切从实际出发，分析问题实事求是，所提政策措施和办法切实可行。
　　（三）内容简洁，主题突出，观点鲜明，结构严谨，表述准确，文字精练。
　　（四）文种正确，格式规范。
　　（五）深入调查研究，充分进行论证，广泛听取意见。
　　（六）公文涉及其他地区或者部门职权范围内的事项，起草单位必须征求相关地区或者部门意见，力求达成一致。
　　（七）机关负责人应当主持、指导重要公文起草工作。
　　第二十条　公文文稿签发前，应当由发文机关办公厅（室）进行审核。审核的重点是：
　　（一）行文理由是否充分，行文依据是否准确。
　　（二）内容是否符合党的理论路线方针政策和国家法律法规；是否完整准确体现发文机关意图；是否同现行有关公文相衔接；所提政策措施和办法是否切实可行。
　　（三）涉及有关地区或者部门职权范围内的事项是否经过充分协商并达成一致意见。
　　（四）文种是否正确，格式是否规范；人名、地名、时间、数字、段落顺序、引文等是否准确；文字、数字、计量单位和标点符号等用法是否规范。
　　（五）其他内容是否符合公文起草的有关要求。
　　需要发文机关审议的重要公文文稿，审议前由发文机关办公厅（室）进行初核。
　　第二十一条　经审核不宜发文的公文文稿，应当退回起草单位并说明理由；符合发文条件但内容需作进一步研究和修改的，由起草单位修改后重新报送。
　　第二十二条　公文应当经本机关负责人审批签发。重要公文和上行文由机关主要负责人签发。党委、政府的办公厅（室）根据党委、政府授权制发的公文，由受权机关主要负责人签发或者按照有关规定签发。签发人签发公文，应当签署意见、姓名和完整日期；圈阅或者签名的，视为同意。联合发文由所有联署机关的负责人会签。

第六章　公文办理

　　第二十三条　公文办理包括收文办理、发文办理和整理归档。
　　第二十四条　收文办理主要程序是：
　　（一）签收。对收到的公文应当逐件清点，核对无误后签字或者盖章，并注明签收时间。
　　（二）登记。对公文的主要信息和办理情况应当详细记载。
　　（三）初审。对收到的公文应当进行初审。初审的重点是：是否应当由本机关办理，是否符合行文规则，文种、格式是否符合要求，涉及其他地区或者部门职权范围内的事项是否已经协商、会签，是否符合公文起草的其他要求。经初审不符合规定的公文，应当及时退回来文单位并说明理由。
　　（四）承办。阅知性公文应当根据公文内容、要求和工作需要确定范围后分送。批办性公文应当提出拟办意见报本机关负责人批示或者转有关部门办理；需要两个以上部门办理的，应当明确主办部门。紧急公文应当明确办理时限。承办部门对交办的公文应当及时办理，有明确办理时限要求的应当在规定时限内办理完毕。
　　（五）传阅。根据领导批示和工作需要将公文及时送传阅对象阅知或者批示。办理公文传阅应当随时掌握公文去向，不得漏传、误传、延误。
　　（六）催办。及时了解掌握公文的办理进展情况，督促承办部门按期办结。紧急公文或者重要公文应当由专人负责催办。
　　（七）答复。公文的办理结果应当及时答复来文单位，并根据需要告知相关单位。
　　第二十五条　发文办理主要程序是：
　　（一）复核。已经发文机关负责人签批的公文，印发前应当对公文的审批手续、内容、文种、格式等进行复核；需作实质性修改的，应当报原签批人复审。
　　（二）登记。对复核后的公文，应当确定发文字号、分送范围和印制份数并详细记载。
　　（三）印制。公文印制必须确保质量和时效。涉密公文应当在符合保密要求的场所印制。
　　（四）核发。公文印制完毕，应当对公文的文字、格式和印刷质量进行检查后分发。
　　第二十六条　涉密公文应当通过机要交通、邮政机要通信、城市机要文件交换站或者收发件机关机要收发人员进行传递，通过密码电报或者符合国家保密规定的计算机信息系统进行传输。
　　第二十七条　需要归档的公文及有关材料，应当根据有关档案法律法规以及机关档案管理规定，及时收集齐全、整理归档。两个以上机关联合办理的公文，原件由主办机关归档，相关机关保存复制件。机关负责人兼任其他机关职务的，在履行所兼职务过程中形成的公文，由其兼职机关归档。

第七章　公文管理

　　第二十八条　各级党政机关应当建立健全本机关公文管理制度，确保管理严格规范，充分发挥公文效用。
　　第二十九条　党政机关公文由文秘部门或者专人统一管理。设立党委（党组）的县级以上单位应当建立机要保密室和机要阅文室，并按照有关保密规定配备工作人员和必要的安全保密设施设备。
　　第三十条　公文确定密级前，应当按照拟定的密级先行采取保密措施。确定密级后，应当按照所定密级严格管理。绝密级公文应当由专人管理。
　　公文的密级需要变更或者解除的，由原确定密级的机关或者其上级机关决定。
　　第三十一条　公文的印发传达范围应当按照发文机关的要求执行；需要变更的，应当经发文机关批准。
　　涉密公文公开发布前应当履行解密程序。公开发布的时间、形式和渠道，由发文机关确定。
　　经批准公开发布的公文，同发文机关正式印发的公文具有同等效力。
　　第三十二条　复制、汇编机密级、秘密级公文，应当符合有关规定并经本机关负责人批准。绝密级公文一般不得复制、汇编，确有工作需要的，应当经发文机关或者其上级机关批准。复制、汇编的公文视同原件管理。
　　复制件应当加盖复制机关戳记。翻印件应当注明翻印的机关名称、日期。汇编本的密级按照编入公文的最高密级标注。
　　第三十三条　公文的撤销和废止，由发文机关、上级机关或者权力机关根据职权范围和有关法律法规决定。公文被撤销的，视为自始无效；公文被废止的，视为自废止之日起失效。
　　第三十四条　涉密公文应当按照发文机关的要求和有关规定进行清退或者销毁。
　　第三十五条　不具备归档和保存价值的公文，经批准后可以销毁。销毁涉密公文必须严格按照有关规定履行审批登记手续，确保不丢失、不漏销。个人不得私自销毁、留存涉密公文。
　　第三十六条　机关合并时，全部公文应当随之合并管理；机关撤销时，需要归档的公文经整理后按照有关规定移交档案管理部门。
　　工作人员离岗离职时，所在机关应当督促其将暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。
　　第三十七条　新设立的机关应当向本级党委、政府的办公厅（室）提出发文立户申请。经审查符合条件的，列为发文单位，机关合并或者撤销时，相应进行调整。

第八章　附　　则

　　第三十八条　党政机关公文含电子公文。电子公文处理工作的具体办法另行制定。
　　第三十九条　法规、规章方面的公文，依照有关规定处理。外事方面的公文，依照外事主管部门的有关规定处理。
　　第四十条　其他机关和单位的公文处理工作，可以参照本条例执行。
　　第四十一条　本条例由中共中央办公厅、国务院办公厅负责解释。
　　第四十二条　本条例自2012年7月1日起施行。1996年5月3日中共中央办公厅发布的《中国共产党机关公文处理条例》和2000年8月24日国务院发布的《国家行政机关公文处理办法》停止执行。

机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定

（国家档案局第8号令）

《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》已经2006年9月19日国家档案局局务会议审议通过，现予公布，自公布之日起施行。

　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　局长 杨冬权

　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　二〇〇六年十二月十八日

机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定

　　第一条　为便于各级党政机关和人民团体（以下统称机关）正确界定文件材料归档范围，准确划分档案保管期限，使所保存的档案既能反映机关主要职能活动情况，维护其历史面貌，又便于保管和利用，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》，制定本规定。

　　第二条　本规定中的机关文件材料是指机关在其工作活动过程中形成的各种门类和载体的历史记录。

　　第三条　机关文件材料归档范围是：

　　（一）反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料；

　　（二）机关工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料；

　　（三）本机关需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料；下级机关报送的重要文件材料；

　　（四）其他对本机关工作具有查考价值的文件材料。

　　第四条　机关文件材料不归档范围是：

　　（一）上级机关的文件材料中，普发性不需本机关办理的文件材料，任免、奖惩非本机关工作人员的文件材料，供工作参考的抄送件等；

　　（二）本机关文件材料中的重复文件，无查考利用价值的事务性、临时性文件，一般性文件的历次修改稿、各次校对稿，无特殊保存价值的信封，不需办理的一般性人民来信、电话记录，机关内部互相抄送的文件材料，本机关负责人兼任外单位职务形成的与本机关无关的文件材料，有关工作参考的文件材料；

　　（三）同级机关的文件材料中，不需贯彻执行的文件材料，不需办理的抄送文件材料；

　　（四）下级机关的文件材料中，供参阅的简报、情况反映、抄报或越级抄报的文件材料。

　　第五条　凡属机关归档范围的文件材料，必须按有关规定向本机关负责档案工作的部门移交，实行集中统一管理，任何个人不得据为已有或拒绝归档。

　　第六条　机关文书档案的保管期限定为永久、定期两种。定期一般分为30年、10年。

　　第七条　永久保管的文书档案主要包括：

　　（一）本机关制定的法规政策性文件材料；

　　（二）本机关召开重要会议、举办重大活动等形成的主要文件材料；

　　（三）本机关主要职能活动中形成的重要业务文件材料；

　　（四）本机关关于重要问题的请示与上级机关的批复、批示，重要的报告、总结、综合统计报表等；

　　（五）本机关机构演变、人事任免等文件材料；

　　（六）本机关房屋买卖、土地征用，重要的合同协议、资产登记等凭证性文件材料；

　　（七）上级机关制发的属于本机关主管业务的重要文件材料；

　　（八）同级机关、下级机关关于重要业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料。

　　第八条　定期保管的文书档案主要包括：

　　（一）本机关职能活动中形成的一般性业务文件材料；

　　（二）本机关召开会议、举办活动等形成的一般性文件材料；

　　（三）本机关人事管理工作形成的一般性文件材料；

　　（四）本机关一般性事务管理文件材料；

　　（五）本机关关于一般性问题的请示与上级机关的批复、批示，一般性工作报告、总结、统计报表等；

　　（六）上级机关制发的属于本机关主管业务的一般性文件材料；

　　（七）上级机关和同级机关制发的非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材料；

　　（八）同级机关、下级机关关于一般性业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料；

　　（九）下级机关报送的年度或年度以上计划、总结、统计、重要专题报告等文件材料。

　　第九条　机关形成的人事、基建、会计及其他专门文件材料的归档范围和档案管理期限，按国家有关规定执行。

　　第十条　机关对应归档电子文件的元数据、背景信息等要进行相应归档。

　　机关应归档纸质文件材料中，有文件发文稿纸、文件处理单的，应与文件正本、定稿一并归档。

　　第十一条　机关联合召开会议、联合行文所形成的文件材料原件由主办机关归档，其他机关将相应的复制件或其他形式的副本归档。

　　第十二条　各机关应根据本规定，结合本机关职能和各部门工作实际，编制本机关的文件材料归档范围和文书档案保管期限表，经同级档案行政管理部门审查同意后执行。

　　有垂直领导关系的中央、国家机关应依据本规定，结合本系统工作实际，编制本系统的文件材料归档范围和文书档案保管期限表，并经国家档案局审查同意后执行。

　　第十三条　在编制本机关或本系统文件材料归档范围和文书档案保管期限表时，应全面分析和鉴别本机关或本系统文件材料的现实作用和历史作用，准确界定文件材料的归档范围和划分档案保管期限。

　　第十四条　本规定适用于各级党政机关和人民团体。军队系统、民主党派、企业事业单位可参照执行。

　　第十五条　本规定自颁发之日起施行，1987年颁发的《国家档案局关于机关档案保管期限的规定》和《机关文件材料归档和不归档的范围》同时废止。

　　附件：

　　文书档案保管期限表

　　1　本级党的代表大会、人民代表大会、政治协商会议，工会、共青团、妇联代表大会的文件材料

　　1.1　请示、批复、通知、名单、议程、报告、领导人讲话、选举结果、讨论通过的文件、决议、纪要、公报、主席团会议记录等文件材料　　　　（永久）

　　1.2　大会发言，人大代表建议和意见、人大议案及答复，政协委员提案及办理结果，简报，快报　　　　（永久）

　　1.3　重要的贺信、贺电，筹备工作、选举过程中形成的文件，小组会议记录、会议服务机构的计划、总结等文件材料　　　　（30年）

　　1.4　讨论未通过的文件　　　　（10年）

　　2　本级党委、人民代表大会、政治协商会议、纪委检查委员会、共青团、工会、妇联的常委会、执委会、主席团、全体委员会会议，政府常务会、办公会议的文件材料

　　2.1　公报、决议、决定、记录、纪要、议程、领导人讲话、讨论通过的文件、参加人员名册　　　　（永久）

　　2.2　讨论未通过的文件　　　　（10年）

　　3　本机关党组（或实行党委制的党委）会议和行政办公会的纪要、会议记录　　　　（永久）

　　4　本机关召开的工作会议、专题会议的文件材料

　　4.1　请示、批复、通知、名单、日程、报告、讲话、总结、决议、决定、纪要　　　　（永久）

　　4.2　典型材料、代表发言材料、交流材料、简报　　　　（30年）

　　5　机关联合召开会议的文件材料

　　5.1　本机关为主办的

　　5.1.1　请示、批复、通知、名单、日程、报告、讲话、总结、决议、决定、纪要　　　　（永久）

　　5.1.2　典型材料、代表发言材料、交流材料、简报　　　　（30年）

　　5.2本机关为协办的

　　5.2.1　请示、批复、通知、名单、日程、报告、讲话、总结、决议、决定、纪要的复制件或副本　　　　（30年）

　　5.2.2　典型材料、代表发言材料、交流材料、简报的复制件或副本　　　　（10年）

　　6本机关承办国际性会议、大型展览会、博览会的文件材料

　　6.1　请示、批复、申办和筹办组委会主要活动安排、议程、名单、主报告（原文及译文）、辅助报告（原文及译文），上级领导人贺辞、题词、讲话，会徽设计　　　　（永久）

　　6.2　代表发言材料、交流材料、简报、新闻报道　　　　（30年）

　　6.3　委员会、分会会议和学术会的讨论记录，会议代表登记表、接待安排　　　　（10年）

　　7　上级机关、上级领导检查、视察本地区、本机关工作时形成的文件材料

　　7.1　重要的　　　　（永久）

　　7.2　一般的　　　　（30年）

　　7.3　本地区、本机关工作汇报材料　　　　（30年）

　　8　本机关业务文件材料

　　8.1　本机关制定的方针政策性、法规性、普发性业务文件，中长期规划、纲要等文件材料　　　　（永久）

　　8.2　本机关的请示与上级机关的批复、批示

　　8.2.1　重要业务问题的　　　　（永久）

　　8.2.2　一般业务问题的　　　　（30年）

　　8.3　同级机关、下级机关的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料

　　8.3.1　重要业务问题的　　　　（永久）

　　8.3.2　一般业务问题的　　　　（30年）

　　8.4　本机关代上级机关起草并被采用的重要法规性文件、专项业务文件的最后草稿　　　　（30年）

　　8.5　机关联合行文的文件材料

　　8.5.1　本机关为主办的

　　8.5.1.1　重要业务问题的　　　　（永久）

　　8.5.1.2　一般业务问题的　　　　（30年）

　　8.5.2　本机关为协办的

　　8.5.2.1　重要业务问题的　　　　（30年）

　　8.5.2.2　一般业务问题的　　　　（10年）

　　8.6　本机关编辑、编写的文件材料

　　8.6.1　大事记、组织沿革等　　　　（永久）

　　8.6.2　简报、情况反映、工作信息等　　　　（10年）

　　8.7　行政管理、执法活动中形成的文件材料

　　8.7.1　行政管理工作制度、程序、规定等文件材　　　　（永久）

　　8.7.2　执法检查情况汇总、通报，整改通知等　　　　（永久）

　　8.7.3　行政管理工作中形成的审批、审查、核准等文件材料

　　8.7.3.1　固定资产投资、科技计划等项目的审批（核准）、管理、验收（评估）等文件材料　　　　（永久）

　　8.7.3.2　不动产、自然资源的所有权、使用权确认的文件材料　　　　（永久）

　　8.7.3.3　20年（含）以上有效或未注明有效期的许可证、执照、资质证、资格证等审批、管理文件材料　　　　（永久）

　　8.7.3.4　20年以下有效的许可证、执照、资质证、资格证等审批、管理文件材料　　　　（30年）

　　8.7.4　行政管理工作中形成的备案文件材料　　　　（10年）

　　8.7.5　行政处罚、处分、复议、国家赔偿等工作中形成的文件材料

　　8.7.5.1　重要的　　　　（永久）

　　8.7.5.2　一般的　　　　（30年）

　　8.8　计划、总结、统计、调研等方面的文件材料

　　8.8.1　年度和年度以上的计划、总结、统计材料　　　　（永久）

　　8.8.2　年度以下的计划、总结、统计材料　　　　（10年）

　　8.8.3　重要职能活动的总结、重要专题的调研材料　　　　（永久）

　　8.8.4　一般活动的总结、一般问题的调研材料　　　　（10年）

　　8.9　出国或出境访问考察、参加国际会议，接待来访等外事活动形成的文件材料

　　8.9.1　发表的公报，签订的协议、协定、备忘录，重要的会谈记录、纪要等　　　　（永久）

　　8.9.2　出国审批手续、执行日程、考察报告、一般性会谈记录　　　　（30年）

　　9　本机关机构编制、干部人事、党、团、纪检、工会、保卫、信访工作文件材料

　　9.1　机构设置、机构撤并、名称更改、组织简则、人员编制、印信启用和作废等文件材料　　　　（永久）

　　9.2　人事工作制度、规定、办法等文件　　　　（30年）

　　9.3　人事任免文件　　　　（永久）

　　9.4　先进单位、劳动模范、先进工作者的文件材料

　　9.4.1　受县级（含）以上表彰、奖励的　　　　（永久）

　　9.4.2　受县级以下表彰、奖励的　　　　（30年）

　　9.5　对本机关有关人员的处分材料

　　9.5.1　受到警告（不含）以上处分的　　　　（永久）

　　9.5.2　受到警告处分的　　　　（30年）

　　9.6　职工录用、转正、聘任、调资、定级、停薪留职、辞职、离退休、死亡、抚恤等文件材料　　　　（永久）

　　9.7　人事考核、职称评审工作文件材料　　　　（永久）

　　9.8　职工调动工作的行政、工资、党团组织关系的介绍信及存根　　　　（永久）

　　9.9职工名册　　　　（永久）

　　9.10　党、团、工会工作活动中形成的文件材料

　　9.10.1　工作报告、总结、换届选举结果　　　　（永久）

　　9.10.2　重要专项活动的报告、总结等　　　　（永久）

　　9.10.3　党团员、工会会员名册，批准加入党团、工会组织的文件材料　　　　（永久）

　　9.10.4　情况反映、工作简报　　　　（10年）

　　9.11　纪检、监察工作中形成的综合性报告、调查材料

　　9.11.1　重要的　　　　（永久）

　　9.11.2　一般的　　　　（30年）

　　9.12　保卫部门的安全检查、调查记录　　　　（10年）

　　9.13　本机关处理人民来信来访的文件材料

　　9.13.1　有领导重要批示和处理结果的　　　　（永久）

　　9.13.2　其他有处理结果的　　　　（30年）

　　10　本机关事务管理文件材料

　　10.1　房产、土地所有权和使用权的文件材料　　　　（永久）

　　10.2　与有关单位签订的合同、协定、协议、议定书等文件材料

　　10.2.1　重要的　　　　（永久）

　　10.2.2　一般的　　　　（10年）

　　10.3　接待工作的计划、方案

　　10.3.1　重要的　　　　（30年）

　　10.3.2　一般的　　　　（10年）

　　10.4　机关财务预算　　　　（30年）

　　10.5　机关物资（办公设备及用品、机动车等）采购计划、审批手续、招标投标、购置等文件材料，机动车调拨、保险、事故、转让等文件材料　　　　（30年）

　　10.6　国有资产管理（登记、统计、核查清算、交接等）文件材料

　　10.6.1　重要的　　　　（永久）

　　10.6.2　一般的　　　　（10年）

　　10.7　职工承租、购置本单位住房的合同、协议和有关手续　　　　（永久）

　　10.8　职工住房分配、出售的规定、方案、细则，职工住房情况统计、调查表、职工住房申请　　　　（30年）

　　11　上级机关制发的文件材料

　　11.1　上级机关制发的属于本机关主管业务的文件材料

　　11.1.1　重要的　　　　（永久）

　　11.1.2　一般的　　　　（10年）

　　11.2　上级机关制发的非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材料　　　　（10年）

　　11.3　上级机关制发的关于本机关机构设置、领导人任免、人员编制等文件材料　　　　（永久）

　　12　同级机关制发的非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材料　　　　（10年）

　　13　下级机关报送的文件材料

　　13.1　重大问题的专题报告　　　　（30年）

　　13.2　年度和年度以上的计划、总结、统计材料　　　　（10年）