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吉林建筑大学档案馆

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吉林建筑大学档案归档范围(2016年)
发布日期: 2017/11/21   点击量:   
 

吉林建筑大学档案归档范围

(修订稿)

为了规范学校的档案工作,根据国家教育部、档案总局第27号令(《高等学校档案管理办法》)、《高等学校档案工作规范》等相关法规,结合我校实际,修订各单位、各部门档案归档范围及保管期限:

一、党政办公室、信访办公室、保密工作办公室、法律事务办公室

类别

归档范围

保管期限

党群类(DQ)

上级有关党的建设文件材料(针对本校的保管期限为永久)

长期

本校党代会材料

大会计划、通知、工作报告、议程、名单、决议、总结、记录、领导讲话稿、大会发言稿;讨论通过的文件、简报;候选人登记表和情况介绍;校党代会大会选举结果和上级批复等

永久

提案及办理情况、会议简报、会议情况、反映记录、小组会议记录、重要贺电、贺信

长期

参考文件、工作人员名单、工作证、代表证、列席证及选票式样

短期

校党委常委会、全委会、党委扩大会会议记录、纪要、决议及会议讨论通过的文件

永久

以党委名义上报、下发的红头文件及发文登记册

永久

党委发布的决定、办法、指示、批转、通报和通知

学校年度党委工作计划、工作总结、工作要点、工作简报

永久

上级党委对学校工作进行调查研究形成的文件及典型材料

永久

学校领导在全校大会上的重要讲话稿及参加上级召开会议的发言稿

永久

校党委工作大事记

永久

学校党委启用、停用党务部门或校内基层党组织的印章印模

重要的群众来信来访及处理材料

长期

基层党支部和各总支上报校党委的工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录

永久

本校参加上级党代会代表名单、登记表及发言材料

长期

行政类(XZ)

上级有关高校行政管理的综合性文件(针对本校的保管期限为永久)

长期

年度、学期工作计划、总结

永久

学校规章制度汇编、方针、政策性材料

永久

学校历史沿革、概况介绍等

永久

上级领导来校视察、检查工作的讲话、报告、题词(字画)

永久

学校呈报上级的请示及批复、汇报、总结、情况调查材料

永久

校长办公会会议记录、纪要及会议讨论通过的文件

永久

学校每周的工作日程安排表

永久

学校启用、停止有关单位印章、印模的通知

永久

以学校名义上报、下发的红头文件及发文登记册

永久

以学校名义与其他单位签订的协议、合同等材料

永久

主办或承办重要会议、重要活动及重大事件等形成的材料

永久

有关全校性工作的调查材料和经验总结

永久

校庆活动中形成的重要报告、总结、贺信、贺电、会议记录等有关材料

永久

上级文件(DW、XW)

中共吉林省委下发的普发性文件

长期

中共长春市委下发的普发性文件

长期

教育部下发的普发性文件

长期

吉林省政府下发的普发性文件

长期

吉林省教育厅下发的普发性文件

长期

特载档案

照片、录像带、录音带、光盘、移动硬盘;证书、奖状、奖牌、锦旗、奖杯等;字画、题词等

纸质归档材料如有电子版,电子版随纸质材料一并归档

二、党委组织部、党委统战部、党委人才工作办公室、党委组织员办公室

序号

归档范围

保管期限

1

上级关于组织工作的指示、决定、通知、简报(针对本校的保管期限为永久)

长期

2

组织工作规章制度

长期

3

组织工作计划、总结、决定、报告及重要调查材料

永久

4

组织工作重要会议文件材料、领导讲话、纪要

永久

5

处级以上干部任免、调动、离休的报告、决定、通知、批复等(包括上级批准的,要附任免呈报表、考核材料)

永久

6

科级以上干部任免申报材料(包括考核材料、呈报表)批复

永久

7

科级以上干部名册、党员名册

永久

8

学校有关组织机构设置变动的请示、决定及上级批复、通知

永久

9

党委组织机构、党员情况统计报表

永久

10

各分党委、总支、直属支部改选报告、审批材料

永久

11

分党委、总支、直属支部委员分工及名册

永久

12

表彰和奖励的先进党组织、优秀党员、优秀党务工作者(市级以上)

永久

13

党校培训计划、学员名单、成绩单、结业名册、领导讲话等材料

长期

14

党委关于批准入党、转正、延期、退党和取消党员资格的文件材料及名单

永久

15

发展新党员、预备党员转正的存根

永久

16

调入、转出党员组织关系及流动党员介绍信存根

永久

17

领导干部出国访问、考察、参观等政审材料

永久

18

出席市级以上党代会代表名单、登记表等材料

长期

19

港、澳、台和侨务、少数民族工作材料

长期

20

各民主党派、党外人士的情况登记表、名册

长期

21

统战工作情况调查、典型材料、统计报表

长期

22

统战工作的重要会议记录、纪要

长期

23

各级人大代表、政协委员名单、登记表及有关材料

长期

24

年度大事记

永久

25

其它需要归档的材料

特载档案

照片、录像带、录音带、光盘、移动硬盘;证书、奖状、奖牌、锦旗、奖杯等;字画、题词等

纸质归档材料如有电子版,电子版随纸质材料一并归档

三、党委宣传部、精神文明建设办公室、新闻中心

序号

归档范围

保管期限

1

上级关于宣传工作文件(针对本校的保管期限为永久)

长期

2

宣传工作规章制度

长期

3

宣传工作计划、决定、报告、通知和总结

永久

4

宣传工作重要会议文件材料、领导讲话、纪要

永久

5

呈报上级宣传部门的请示及批复、汇报、事迹

永久

6

校报(合订本)

永久

7

反映本校重大活动的剪报、图片、图表

永久

8

本校宣传活动、理论学习的通知、决定、报告

长期

9

精神文明建设、评优等活动中形成的材料

长期

10

重要媒体对我校的宣传报道(报纸、杂志、电视、广播宣传)形成的记载材料

永久

11

教职工政治思想工作动态及调查材料

长期

12

校史馆展板资料

永久

13

年度大事记

永久

14

其它需要归档的材料

 

特载档案

照片、录像带、录音带、光盘、移动硬盘;证书、奖状、奖牌、锦旗、奖杯等;字画、题词等

纸质归档材料如有电子版,电子版随纸质材料一并归档

四、党委学生工作部、党委武装部、学生工作处、大学生心理健康教育与咨询中心、少数民族学生工作办公室、大学生勤工助学贷款中心

序号

归档范围

保管期限

1

上级有关学生思想政治工作文件(针对本校保管期限为永久)

长期

2

学生工作规章制度

长期

3

学生工作处工作计划、总结、报表

永久

4

本校有关学生工作的决定、通知、条例

永久

5

学生工作重要会议文件材料、领导讲话

永久

6

呈报上级部门的汇报、总结、事迹材料等

永久

7

学生思想政治工作典型调查材料和统计材料

长期

8

学生思想政治工作人员名册

长期

9

学风建设材料

长期

10

各类奖学金的申报、评比、奖励、表彰、总结材料

永久

11

学校奖贷学金条例、学生还贷办法

长期

12

对犯错误学生给予开除、勒令退学处分决定及有关材料

永久

13

对犯错误学生的处分材料及撤销处分材料

长期

14

获省、市优秀学生名单

长期

15

表彰优秀学生干部的决定、名单

短期

16

学生参加全国、省、市比赛获奖名单、名次

长期

17

毕业决定、毕业生名册、结业生名单、补发证书决定、名册及有关审批材料

永久

18

领取毕业证登记簿

永久

19

毕业班集体照

永久

20

上级有关学生武装工作的文件(针对本校的保管期限为永久)

长期

21

武装部工作计划、总结

永久

22

武装部规章制度、管理办法、岗位职责

长期

23

学生军训工作计划、总结

长期

24

军训活动日程、教官名单、军训情况、领导讲话材料

长期

25

大学生心理健康中心相关材料

26

年度大事记

永久

27

其他需要归档的文件材料

特载档案

照片、录像带、录音带、光盘、移动硬盘;证书、奖状、奖牌、锦旗、奖杯等;字画、题词等

纸质归档材料如有电子版,电子版随纸质材料一并归档

五、党委保卫部、社会管理综合治理办公室、保卫处

序号

归档范围

保管期限

1

上级针对本校武装、人防、军训、治安等工作的重要文件

长期

2

上级有关公安保卫、消防、综合治理工作的文件(针对本校的保管期限为永久)

长期

3

公安保卫、消防、综合治理工作规章制度

长期

4

公安保卫、消防、综合治理工作计划、总结

永久

5

安全保卫、消防、综合治理工作的重要会议材料、领导讲话

永久

6

本校公安保卫、综合治理的调查材料、统计报表、简报

永久

7

校内案件的侦察、调查、处理、备案材料及上级的批复、判决书等

永久

8

学校治安、消防、综治等业务工作检查情况备案

永久

9

上级部门对学校安全保卫、消防、综合治理工作的检查、评价材料

长期

10

年度大事记

永久

11

其它需要归档的材料

特载档案

照片、录像带、录音带、光盘、移动硬盘;证书、奖状、奖牌、锦旗、奖杯等;字画、题词等

纸质归档材料如有电子版,电子版随纸质材料一并归档

六、纪委办公室、监察处

序号

归档范围

保管期限

1

上级有关纪检、监察工作文件材料(针对本校保管期限为永久)

长期

2

监察工作规章制度

长期

3

监察工作计划、报告、总结、调查材料及统计报表

永久

4

纪检、监察工作重要会议的文件材料、领导讲话、纪要

永久

5

监察会议记录,表彰及申报材料

永久

6

上级部门对学校监察工作的检查、评价材料

永久

7

有关纪检、监察处理的请示、报告及上级机关的批复

永久

8

年度大事记

永久

9

其它需要归档的材料

特载档案

照片、录像带、录音带、光盘、移动硬盘;证书、奖状、奖牌、锦旗、奖杯等;字画、题词等

纸质归档材料如有电子版,电子版随纸质材料一并归档

七、发展规划处、政策与院校研究中心、数据管理中心

序号

归档范围

保管期限

1

学校教育事业发展规划及上级的批复

永久

2

学校综合统计报表

永久

3

上级有关高校事业发展及规划工作文件材料(针对本校保管期限为永久)

长期

4

本校事业发展规划、计划、改革与政策研究工作材料

永久

5

《吉林建筑工程学院学报》教育科学版

  永久

6

年度大事记

  永久

7

其它需要归档的材料

  特载档案

照片、录像带、录音带、光盘、移动硬盘;证书、奖状、奖牌、锦旗、奖杯等;字画、题词等

纸质归档材料如有电子版,电子版随纸质材料一并归档

八、人事处、吉林省高层次人才创新创业基地办公室

序号

归档范围

保管期限

1

上级有关人事工作的文件(针对本校的保管期限为永久)

长期

2

人事工作规章制度

长期

3

人事工作计划、总结、请示、报告、批复

永久

4

人事工作重要会议文件材料、领导讲话、纪要

永久

5

学校人事、分配制度改革实施方案

永久

6

学校人事、劳动工资统计报表

永久

7

在职、离退休教职工名册和死亡名单

永久

8

表彰和奖励先进集体、优秀职工的通知、决定

永久

9

教职工考核材料

长期

10

教职工报考博士、硕士协议

长期

11

人民来信来访材料

长期

12

留校及分配来校工作的研究生、本科生的报到证、合同书及有关材料

长期

13

分配来校的复员、转业军人名单及报到证等

长期

14

本校调入教职工的批件、报到介绍信等

长期

15

本校调出教职工的批件、商调函、离校手续等材料

长期

16

教职工校内调动材料

长期

17

教职工辞职、辞退、罢免材料,自费留学、因私出国、探亲申请报告及批复等有关材料

长期

18

教职工出国学习名单

长期

19

教职工出国进修、在职读研、读博材料、讲学、考察、劳务等政审材料

长期

20

本校人才交流中心的人员调配材料

长期

21

教职工退休名单、审批表

长期

22

教职工延聘、退休后返聘的报告、批复等材料

永久

23

使用临时工有关材料

永久

24

上级机关有关调整工资、保险的文件、本校具体规定

长期

25

享受特殊津贴人员名单及批复

永久

26

本校教职工致残、死亡、抚恤工作材料

永久

27

本校教职工工伤审批材料(单位报告、医院诊断证明、学校审批意见)

永久

28

学校聘任兼职教授的有关材料

长期

29

学校特邀教授(研究员)的批复及有关材料

长期

30

师资培养、管理工作计划、规定

长期

31

专业技术人员评定、聘任职称材料及上级批复

长期

32

本校有关引进国内外优秀人才的政策、措施

长期

33

学校有关引进人才、人才交流的协议、聘书、人员名册、人员基本情况、统计表

永久

35

国内外优秀人才招聘计划、签呈及相关材料

长期

36

特聘教授的申请、审批、考核与相关材料

永久

37

教职工援外和支援边远地区材料

38

年度大事记

永久

39

其它需要归档的材料

特载档案

照片、录像带、录音带、光盘、移动硬盘;证书、奖状、奖牌、锦旗、奖杯等;字画、题词等

纸质归档材料如有电子版,电子版随纸质材料一并归档

九、教务处、教学实验中心

序号

归档范围

保管期限

教学综合

1

上级下达有关教学工作的重要文件(针对本校保管期限为永久)

长期

2

教学管理工作规章制度

长期

3

教务处工作计划、总结

永久

4

学校重要教学工作会议文件材料、领导讲话

永久

5

学校有关教学检查、质量评估和各级有关教学评奖材料

长期

6

各专业教学计划、校历、教学大纲 、开课计划

长期

7

教师工作量的统计、实施细则

长期

8

教研室主任名册

长期

9

年度大事记

永久

学科与实验室建设

9

上级有关学科、专业设置及实验室建设的文件材料(针对本校的保管期限为永久)

长期

10

学科、专业、实验室论证、评估、申报、审批材料

永久

11

重点学科、专业、实验室建设材料

永久

12

学科、专业、实验室建设计划、总结

长期

13

学科、专业、实验室建设统计报表

永久

课堂教学与教学实践

14

各专业教学计划、教学大纲

永久

15

学校关于课程建设的规划及有关规定

长期

16

重点课程的审批、验收及总结

长期

17

国家、省、市、校级优秀课程、精品课程的申报、评审材料及批复

永久

18

各学期校历表,课表

长期

19

各学期期末考试安排、考试总结

长期

20

有关英语、计算机等级考试的文件、总结与情况统计

永久

21

有关教育教学研究的文件材料、调查、调研材料

长期

22

教学实习、教育见习计划、总结等有关材料

长期

23

实习基地建设的有关材料

长期

24

大学生科技创新项目、基地材料

长期

学位

25

上级有关学位工作文件材料(针对本校的保管期限为永久)

长期

26

本校学位评定条例、办法及计划、总结

长期

27

学位委员会会议记录、决定

长期

28

授予学士学位毕业生名册、学位证书编号

永久

29

领取学位证登记簿

永久

30

毕业生成绩单

永久

 31

毕业生派遣名册

教材

31

上级关于教材建设方面的有关规定

长期

32

各学院、专业使用教材计划

长期

33

各学院立项教材

长期

34

优秀教材申报、评选材料及获奖名单

长期

35

其它需要归档的材料

 

特载档案

照片、录像带、录音带、光盘、移动硬盘;证书、奖状、奖牌、锦旗、奖杯等;字画、题词等

纸质归档材料如有电子版,电子版随纸质材料一并归档

十、研究生处、学科建设办公室、学位工作办公室

序号

归档范围

保管期限

综合管理

1

上级有关研究生工作的文件(针对本校的保管期限为永久)

长期

2

研究生培养目标、培养规格、学制、教学改革等方面的规划、规定、办法、报告、批复、重要指示

永久

3

招生计划、规定、总结、招生简章

  长期

4

研究生教育规章制度、学校规划、实施计划、简报、总结

永久

5

研究生处工作计划、总结

长期

6

研究生工作的请示、报告及上级批复

长期

7

研究生工作重要会议材料、领导讲话

长期

8

年度大事记

永久

学科建设

8

学科、专业评估、申报、审批材料

永久

9

硕士研究生指导教师名单及简况表

长期

10

学科评议组人员材料

长期

11

其它需要归档的材料

 

特载档案

照片、录像带、录音带、光盘、移动硬盘;证书、奖状、奖牌、锦旗、奖杯等;字画、题词等

纸质归档材料如有电子版,电子版随纸质材料一并归档

十一、科学研究处、学术委员会办公室、科研服务管理办公室

序号

归档范围

保管期限

科研综合

1

上级有关科研管理工作文件材料(针对本校保管期限为永久)

长期

2

科研工作规章制度

长期

3

创造发明、科研成果、专利等鉴定材料

长期

4

科研处工作计划、总结

永久

5

科研工作重要会议文件材料、领导讲话

永久

6

本校组织参加或举办的学术会议材料

永久

7

学术委员会成员名单,会议记录、决定、纪要及通过的文件

永久

8

科研机构设置及规划情况

永久

9

各单位完成项目情况、统计、获奖项目单位及个人名单和奖金分配情况

长期

10

科研获奖项目汇编、科研成果展览会材料

长期

11

科研工作综合统计年表

永久

  12

上级关于科研成果颁发奖金的决定、通知、意见

短期

  13

年度大事记

永久

科研项目(包含立项任务书、合同、研究基金的申请及审批材料、拨款通知单、课题研究计划、年度进展报告、阶段研究小结、课题工作总结、经费结算材料、鉴定材料等)

12

自然、基础性研究项目

长期

(1)国家、吉林省、长春市基础性研究重大项目

长期

(2)国家、吉林省、长春市技术研究发展计划(如“ 863 ”、“ 973 ”计划)项目

长期

(3)国家、吉林省、长春市重点科技(攻关)计划项目

长期

(4)国家、吉林省自然科学基金项目

长期

(5)国家、吉林省、长春市重大研究计划项目

长期

(6)教育部重大项目

长期

(7)吉林省科研计划项目

长期

(8)科研处确认的其他项目

长期

13

人文社科研究项目

长期

(1)国家社会科学基金项目

长期

(2)教育部人文社会科学研究项目

长期

(3)吉林省社会科学基金项目

长期

(4)长春市哲学社会科学规划项目

长期

(5)国家体育总局体育哲学社会科学研究项目

长期

(6)吉林省体育局科研项目

长期

(7)吉林省教育厅社会科学研究项目

长期

(8)其它社科类项目

长期

科技成果(包含科研成果报告表、科研成果奖励申请与审批材料、科研成果奖励材料的原件或影印件)

14

获得国家级奖励的成果

长期

15

获得部、委、省、市级奖励的成果

长期

16

通过鉴定、评审的成果

长期

17

获得专利的成果

长期

18

科研处确认的获得其它奖励的成果

长期

19

学报合订本

长期

20

其他需要归档的材料

长期

特载档案

照片、录像带、录音带、光盘、移动硬盘;证书、奖状、奖牌、锦旗、奖杯等;字画、题词等

纸质归档材料如有电子版,电子版随纸质材料一并归档

十二、招生与就业工作处、大学生就业指导中心

序号

归档范围

保管期限

1

上级有关招生工作文件(针对本校的保管期限为永久)

长期

2

招生工作计划(事业规划)、请示、报告、批复

永久

3

招生简章、招生工作总结

短期

4

录取新生登记表、名册

永久

5

上级针对我校毕业生就业工作的文件

6

毕业生就业协议、派遣名册

长期

7

毕业生供需统计、计划

长期

8

毕业生质量跟踪调查和信息反馈材料

长期

9

年度大事记

永久

10

其他需要归档的文件材料

特载档案

照片、录像带、录音带、光盘、移动硬盘;证书、奖状、奖牌、锦旗、奖杯等;字画、题词等

纸质归档材料如有电子版,电子版随纸质材料一并归档

十三、计划财务处

序号

归档范围

保管期限

1

上级有关财务会计工作的文件材料

永久

2

国家有关部门关于人员经费开支标准的规定;本校财务管理的文件、规定、管理办法、计划、总结、请示、批复、批示等文件

30

3

本校财务预算材料(含1、校内综合预算的定稿和重要修改稿;2、调整预算稿;3、预算编制说明;4、预算执行情况;5、预算编制通知;6、上报教育部预算;7、专项基金预算及说明 ;8预算会计报表)

永久

4

本校决算材料(含1、编制决算的说明;2、学校决算及批复和基建决算及批复;3、决算报表(含基建综合决算))

永久

5

学校税收工作材料(含有关的税收文件、学校关于处理税收问题的规定、办法和税收工作总结及统计表)

30

6

学校收费相关材料(含1、各项收费的申请及批复;2、各项收费通知;3、收费领导小组的审批记录、会议纪要及重要附件;4、有关票据管理办法)

30

7

重大专项资金管理工作材料

30

8

校长、主管领导关于某些特殊问题的批复及附件

永久或30年

9

计划财务处工作计划和工作总结

30

10

会计档案移交清册

30

11

会计档案保管清册

永久

12

财会档案销毁清册

30

13

年度以上规划表、分配计划、测算表

30

14

年度以上各种统计报表(含工资报表)

30

15

季度以下各种计划、统计报表

15

16

年度以上规划表、分配计划、测算表

30

17

年度以上各种统计报表(含工资报表)

30

18

季度以下各种计划、统计报表

15

19

涉及外事会计账簿

永久

20

总账

30

21

明细分类、分户账或登记簿

15

22

现金出纳账、银行存款账

25

23

学校专项基金帐簿

15

24

日记账

15

25

固定资产明细帐(卡片)(固定资产报废清理后保管五年)

15

 

26

银行存款余额调节表

15

 

27

银行对外账单

15

 

28

学校基金各种原始凭证、记账凭证

15

 

35

会计拨款凭证及其他会计凭证

15

 

36

涉及债权、债务及未清理完毕的凭证

30

 

37

工资发放名册

永久

 

38

工资变动情况名册

 

39

工资转移、证明、通知存根

30

 

40

各种奖金、奖学金、贷学金、助学金名册、卡片等

15

 

41

年度大事记

永久

 

特载档案

照片、录像带、录音带、光盘、移动硬盘;证书、奖状、奖牌、锦旗、奖杯等;字画、题词等

 

纸质归档材料如有电子版,电子版随纸质材料一并归档

 

十四、审计处

序号

归档范围

保管期限

1

上级有关审计工作文件材料(针对本校保管期限为永久)

长期

2

审计工作规章制度

长期

3

审计工作计划、报告、总结、调查材料及统计报表

永久

4

审计工作重要会议的文件材料、领导讲话、纪要

永久

5

审计会议记录,表彰及申报材料

永久

6

上级部门对学校审计工作的检查、评价材料

永久

7

干部离任审计材料

永久

8

国家审计、社会审计的审计报告、审计结论、审计处理决定、审计通知书

永久

9

有关审计处理的请示、审计事项的报告及上级机关的批复

永久

10

有关审计项目的报告、通报

永久

11

被审计单位对审计报告的书面意见、结论和决定情况的报告

永久

12

被审计单位对审计结论和决定的复审申请、对审计(含复审)结论和决定的申诉材料、有关人员对审计(复审)结论和决定的申诉材料

永久

13

依法做出审计结论和决定的法规目录或摘要、上级机关有关本项目问题处理的政策界限

永久

14

建筑工程、设备采购、图书、教材、大宗物品采购等的招投标审计意见、经济合同审签材料、市场考察报告等

永久

15

基建、修缮工程决算审计材料

永久

16

审计案件移送书

永久

17

年度大事记

永久

18

其它需要归档的材料

特载档案

照片、录像带、录音带、光盘、移动硬盘;证书、奖状、奖牌、锦旗、奖杯等;字画、题词等

纸质归档材料如有电子版,电子版随纸质材料一并归档

十五、资产管理与实验室建设处

序号

归档范围

保管期限

设备综合

1

上级有关仪器、设备管理方面的文件(针对本校的保管期限为永久)

长期

2

上级有关国有资产的政策、业务管理工作文件

长期

3

关于国有资产管理工作的请示、报告、批复

长期

4

国有资产管理工作报告、有关文件及执行情况

长期

5

国有资产管理工作计划、总结、会议记录、规章制度、报告、调查材料

长期

6

仪器、设备管理工作规章制度

长期

7

资产管理处工作计划、总结

永久

8

本校仪器、设备购置计划、报告、统计表

长期

9

本校仪器、设备移交清册及设备、仪器报废、调拨报告、请示和批复

长期

10

价值10万元以上的仪器、设备购置计划、报告及经费分配方案

长期

11

土地使用证、产权证等各种证件

    永久

12

年度大事记

    永久

仪器设备项目

11

申购报告、计划、论证报告

长期

12

上级或主管领导批复和准购批示

长期

13

定购合同和会谈纪要、记录等

长期

14

进口设备过程中有关的技术商务文件

长期

15

验收报告及验收单

长期

16

索赔来往函件及结果文件

长期

17

设备说明书及全套随机文件材料

与设备共存

18

操作规程、保养维修、故障排除、事故处理记录等材料

与设备共存

19

使用记录、运行记录、使用过程中形成的技术资料

与设备共存

20

其它需要归档的材料

特载档案

照片、录像带、录音带、光盘、移动硬盘;证书、奖状、奖牌、锦旗、奖杯等;字画、题词等

纸质归档材料如有电子版,电子版随纸质材料一并归档

十六、国际合作与交流处、港澳台事务办公室

序号

归档范围

保管期限

外事综合

1

上级关于外事工作的文件材料(针对本校保管期限为永久)

长期

2

外事工作规章制度

长期

3

外事工作计划、总结

永久

4

外事工作统计报表

永久

5

外事工作会议材料

长期

6

年度大事记

永久

出国(境)

 

6

上级对出国(境)人员的有关文件材料

长期

7

因公短期出国(境)人员访问考察、国际会议的审批材料

长期

8

因公长期出国(境)讲学、合作研究人员的有关材料

长期

9

国家公派出国(境)进修留学人员名单、批件等有关材料

长期

10

各类公派出国人员名册、统计报表

长期

来校访问

11

上级邀请、聘请外籍人士计划、批复和来往函件

长期

12

外国官员、各界人士来校参观访问的文件材料

长期

13

外籍教师、专家、学者及友好人士来校讲学的讲稿、教材等材料

永久

14

来校进修、短期培训研究的外籍人士有关材料

长期

国际合作与会议

15

中外合作校际交流协议、合同、项目纪要材料、备忘录

永久

16

本校完成的国际合作项目、成果等材料

永久

17

国际比赛、竞赛材料

长期

18

授予外籍人士名誉教授等有关材料

长期

19

国际会议有关材料  

长期

外国留学生工作

20

外国留学生毕业生名册(领取毕业证书、学位证书登记簿)

永久

21

外国留学生招生名册

22

外国留学生学籍变动管理材料

永久

23

留学人员来华签证申请表

长期

24

外国留学生来校学习申请表

长期

25

外国留学生毕业成绩单

永久

26

外国留学生奖惩情况材料

长期

27

上级对本校留学生工作检查、评估等材料

长期

28

外国留学生休退转复材料

29

其它需要归档的材料

教学工作

1

本部门工作计划、总结

永久

2

学校合作办学项目申报,管理,评估材料等

长期

3

其它需要归档的材料

特载档案

照片、录像带、录音带、光盘、移动硬盘;证书、奖状、奖牌、锦旗、奖杯等;字画、题词等

纸质归档材料如有电子版,电子版随纸质材料一并归档

十七、后勤管理处、节约型校园建设办公室

序号

归档范围

保管期限

1

上级有关后勤工作的文件(针对本校的保管期限为永久)

长期

2

后勤服务工作规章制度

长期

3

后勤服务工作计划、总结

永久

4

后勤工作重要会议材料、领导讲话

永久

5

房证、产权证、土地证

永久

6

房屋管理、调配使用、转移等规定

长期

7

防震、防汛、三废治理文件材料

长期

8

爱国卫生、保健工作有关材料

长期

9

车辆、食堂、物业管理有关材料

长期

10

校园绿化工作规划、实施方案、报告等有关材料

长期

11

签署的一年以上的合同协议

短期

12

年度大事记

永久

13

其它需要归档的材料

 

特载档案

照片、录像带、录音带、光盘、移动硬盘;证书、奖状、奖牌、锦旗、奖杯等;字画、题词等

纸质归档材料如有电子版,电子版随纸质材料一并归档

十八、基建处

序号

归档范围

保管期限

基建综合

1

上级有关基建工作的文件(针对本校保管期限为永久)

长期

2

基建工作规章制度

长期

3

基建管理处、新校区建设办公室工作计划、总结

永久

4

本校基建工作总体规划、统计报表

永久

5

全校性总体规划、设计总平面图

永久

6

基建工程预、决算

长期

7

水、电、气管道分布图

永久

8

地质勘探、地形测量材料

永久

9

基建投资的请示、报告与批复

永久

10

综合性征地文件材料

永久

11

年度大事记

永久

基建工程项目 

11

可行性研究

 

(1)项目建议书及上级批复

永久

(2)可行性研究报告

永久

(3)项目评估

永久

(4)环境预测、调查报告

永久

(5)设计任务书及计划任务书

永久

12

设计基础

 

(1)工程地质、水文地质、勘察设计、勘察报告、地质图、勘察记录、化验试验报告、重要土、岩样及说明

永久

(2)地形、地貌控制点建筑物、构筑物及重要设备及安装测量定位、观察记录

永久

(3)水文、气象、地震等其它设计基础材料

永久

13

设计文件

 

 

(1)初步设计

永久

(2)技术设计

永久

(3)施工图设计

永久

(4)技术秘密材料、专利文件

永久

(5)设计计算书

永久

(6)关键技术实验

永久

(7)总体规划设计 

永久

(8)设计评价、鉴定及审批

永久

14

工程管理文件

 

(1)征用土地批准文件及红线图、拆迁、补偿协议书

永久

(2)承包合同、协议、招标、投标、租赁文件

永久

(3)施工执照

永久

(4)环保三同时、消防、卫生等条件水、电、气暖供应协议书

永久

(5)产权证、土地证

永久

15

施工

 

 

(1)土地施工文件

永久

[1]开工报告、工程技术要求、技术交流、图纸会审纪要

永久

[2]施工组织、施工方案、施工计划、施工技术措施、施工安全措施、施工工艺 

永久

[3]原材料及购件出厂证明、质量鉴定 

永久

[4]建筑材料实验报告

永久

[5]设计变更、工程更改洽商、材料仿用核定审批

永久

[6]土建施工定位测量地质勘察

永久

[7]土、岩试验报告、基础工程、基础工程施工图

永久

[8]隐蔽工程验收记录

永久

[9]工程记录及测试、沉陷、位移、变形观测记录、事故处理报告

永久

[10]分项、分单位工程抽量检查、评定

永久

[11]交工验收记录证明

永久

[12]施工报告、施工验收报告

永久

(2)设备及管线安装施工文件

 

[1]开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审纪要

永久

[2]设计变更、工程更改洽商单、材料、零部件、设备代用审批

永久

[3]焊接试验记录、报告、施工检验、探伤记录

永久

[4]隐蔽工程检查验收记录

永久

[5]强度、密闭性试验报告

永久

[6]设备调试记录

永久

[7]施工安装记录、安装质量检查评定、事故处理报告

永久

[8]系统调试、实验记录

永久

[9]管线清洗、通水、消毒记录

永久

[10]中间交工验收记录证明,工程质量评定

永久

[11]竣工报告、竣工验收报告

永久

(3)电气、仪表安装施工文件

[1]开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审

永久

[2]设计变更、工程更改洽商单、材料、零部件、设备代用审批

永久

[3]调试、整定记录

永久

[4]性能测试和校核

永久

[5]施工安装记录、质量检查评定、事故处理报告

永久

[6]操作、联动试验

永久

[7]电气装置交接记录

永久

[8]中间交工验收记录、工程质量评定

永久

[9]竣工报告

永久

16

竣工验收

永久

 

(1)竣工验收报告

永久

(2)全部竣工图纸

永久

(3)质量评审材料

永久

(4)工程现场声像材料

永久

(5)竣工验收会议决议文件

永久

17

基建器材管理

 

(1)主要材料消耗、器材管理文件

短期

(2)交付使用固定资产文件

永久

18

其它需要归档的材料

 

特载档案

照片、录像带、录音带、光盘、移动硬盘;证书、奖状、奖牌、锦旗、奖杯等;字画、题词等

纸质归档材料如有电子版,电子版随纸质材料一并归档

十九、离退休工作处

 

序号

归档范围

保管期限

 

1

上级有关离退休工作文件材料(针对本校的保管期限为永久)

长期

 

2

离退休工作规章制度

长期

 

3

离退休工作处工作计划、总结

永久

 

4

离退休工作重要会议、各种活动中形成材料

永久

 

5

参加上级部门组织的各种活动获奖名单、材料

永久

 

6

离退休人员名册及年度报表

长期

 

7

年度大事记

永久

 

8

其他需要归档的文件材料

特载档案

照片、录像带、录音带、光盘、移动硬盘;证书、奖状、奖牌、锦旗、奖杯等;字画、题词等

纸质归档材料如有电子版,电子版随纸质材料一并归档

二十、校友工作办公室、教育基金管理办公室

1

上级有关校友工作的文件材料(针对本校的保管期限为永久)

长期

2

校友工作规章制度

长期

3

校友工作办公室工作计划、总结

永久

4

校友工作重要会议形成的材料

永久

5

校友捐赠的纪念品、文献、实物

永久

6

校友会工作的重要文件、校友动态信息、校友通讯录

长期

7

知名校友名单及其信息

永久

8

年度大事记

永久

9

其他需要归档的文件材料

特载档案

照片、录像带、录音带、光盘、移动硬盘;证书、奖状、奖牌、锦旗、奖杯等;字画、题词等

纸质归档材料如有电子版,电子版随纸质材料一并归档

二十一、团  委

序号

归档范围

保管期限

1

上级关于团务工作的文件材料(针对本校的保管期限为永久)

长期

2

团委工作规章制度

长期

3

团委工作计划、报告、总结

永久

4

团委牵头进行的重大活动的有关材料

长期

5

本校团代会文件(通知、名单、工作报告、决议、选举结果、领导讲话、大会发言和大会通过的文件)

永久

6

本校学代会文件(通知、名单、工作报告、决议、选举结果、领导讲话、大会发言和大会通过的文件)

永久

7

呈报上级共青团组织的请示及批复、汇报、总结、事迹材料

永久

8

表彰奖励先进集体、先进个人的决定、登记表、事迹材料

永久

9

团委编制的刊物、简报、信息

永久

10

团干部名单、团员名册及团组织专职干部、团员情况统计

长期

11

对犯错误团员的处分决定(包括免于处分)及取消处分、恢复团籍材料

长期

12

团委工作典型调查材料

长期

13

团委、团常委会议记录、纪要

长期

14

各分团委的重要材料

长期

15

社会实践、社团活动、勤工俭学等有关材料

长期

16

学生会干部名单、文件材料

长期

17

社团干部名单、活动、勤工俭学、社会实践有关材料

长期

18

有关学生思想政治工作的材料

长期

19

本校学生组织参与各种学会、社团的有关材料

短期

20

学生参加各类比赛获得的市级以上获奖申报审材料

长期

21

年度大事记

永久

22

其它需要归档的材料

 

特载档案

照片、录像带、录音带、光盘、移动硬盘;证书、奖状、奖牌、锦旗、奖杯等;字画、题词等

纸质归档材料如有电子版,电子版随纸质材料一并归档

二十二、工会、妇委会

序号

归档范围

保管期限

1

上级有关工会、妇委会工作文件(针对本校保管期限为永久)

长期

2

工会、妇委会工作规章制度

长期

3

工会、妇委会工作计划、报告、重要通知、总结、统计等

永久

4

工代会、教代会、妇代会的有关文件(通知、名单、报告、决议、选举结果、领导讲话、大会发言等文件)

永久

5

呈报上级工会的请示及批复、汇报、事迹材料

永久

6

表彰工会和妇女工作先进集体及先进个人的材料

长期

7

工会委员会会议记录、纪要

长期

8

基层工会干部名册

长期

9

工会、妇委会会员名册

长期

10

参加上级工代会、教代会、妇代会的代表名单、登记表及发言稿

长期

11

教职工运动会、比赛、文艺汇演的重要材料

长期

12

工会、妇委会组织各项活动形成的材料

短期

13

年度大事记

永久

14

其它需要归档的材料

特载档案

照片、录像带、录音带、光盘、移动硬盘;证书、奖状、奖牌、锦旗、奖杯等;字画、题词等

纸质归档材料如有电子版,电子版随纸质材料一并归档

二十三、各教学组织单位

序号

归档范围

保管期限

党务工作  

1

党总支工作计划、总结、重要报告、会议记录

永久

2

党员干部考评、奖励及有关材料

长期

3

组织发展与党建工作材料

长期

行政工作

4

学院工作计划、总结

永久

5

学院行政会议记录

长期

6

学院鼓励教师的政策、措施

长期

7

学院聘任与考核结果统计

长期

8

学院组织参加校内外各类比赛、竞赛的文件材料

长期

教学工作

9

本、专科毕业生、结业生成绩单

永久

10

本、专科生中途退学、出国在校成绩单

永久

11

毕业生优秀论文

永久

12

各科成绩一览表

长期

13

专业评估验收材料(自评报告、评估结论等)

长期

14

各科试题及答案

长期

15

教师任课安排、教案

长期

16

本专业教学检查材料及总结

短期

17

教师工作量核算材料

短期

18

课堂教学材料、课程进度表

短期

19

优秀实习报告

  短期

科研工作

20

学院学术委员会成员名单、会议记录

长期

21

科研、学术论文情况统计

长期

22

学院科研项目

永久

23

其它需要归档的材料

24

年度大事记

永久

特载档案

照片、录像带、录音带、光盘、移动硬盘;证书、奖状、奖牌、锦旗、奖杯等;字画、题词等

纸质归档材料如有电子版,电子版随纸质材料一并归档

二十四、研究生学院 

招生

1

研究生招生计划、规定、生源计划

长期

2

研究生录取名单

长期

3

研究生定向委培、代培、自费协议

长期

4

研究生招生宣传、招生工作总结、招生简章

短期

5

研究生入学试题、答案(原件)

长期

学籍管理

6

研究生入学登记表

永久

7

研究生学籍卡片

永久

8

研究生在校期间考试成绩、毕业论文成绩,包括学时、学分

永久

9

在校研究生名册

永久

10

学生学籍变更材料(升级、留级、休学、复学、转学、退学)

长期

11

学生奖励材料(奖学金、优秀学生等)

长期

12

学生处分材料

长期

课堂教学与教学实践

13

本校关于研究生培养工作的规定、通知

长期

14

研究生公共课教学大纲

长期

15

攻读硕士学位研究生培养方案、教学大纲

永久

16

研究生课程表

长期

17

各学期期末考试安排、考试总结

长期

18

研究生教学改革成果材料

长期

学位

19

研究生学位评定条例、办法和计划、总结

长期

20

学位评定委员会会议记录、决定

长期

21

学位评定委员会调整和改选名单

永久

22

学位评定委员会授予硕士学位清册

永久

23

研究生学位审批材料

长期

24

研究生学位论文

长期

毕业生

25

毕业生成绩单

永久

26

毕业决定、毕业生名册、结业生名单、补发证书决定、名册及有关审批材料

永久

27

毕业生领取毕业证、结业证、肄业证签收簿

 永久

28

授予毕业生学位证书决定、名册

 永久

29

毕业生领取学位证书登记簿

 永久

30

研究生毕业分配方案、计划、总结

永久

31

毕业生合影照片及说明

 永久

32

研究生会的有关材料

 长期

33

其它需要归档的材料

 

34

年度大事记

永久

特载档案

照片、录像带、录音带、光盘、移动硬盘;证书、奖状、奖牌、锦旗、奖杯等;字画、题词等

纸质归档材料如有电子版,电子版随纸质材料一并归档

二十五、继续教育学院、应用技术学院、吉林省专业技术人员继续教育基地办公室、吉林省住房与城乡建设厅干部继续教育中心办公室

 

序号

归档范围

保管期限

 

1

上级关于成人教育工作文件(针对本校的保管期限为永久)

长期

 

2

成人教育工作规章制度

长期

 

3

成人教育学院工作计划、总结

永久

 

4

成人招生工作计划、总结

长期

 

5

上报招生生源计划、招生简章、停招呈报批准件

长期

 

6

录取新生名册、登记表

永久

 

7

学生学籍变动情况的材料

永久

 

8

成人教育专业设置与调整的请示报告与批复

永久

 

9

各层次教育教学大纲、教学计划

永久

 

10

课程安排表、任课教师名单

长期

 

11

各专业期末考试试题、答案

长期

 

12

优秀学位论文

长期

 

13

毕业生成绩单、名册、毕业决定

永久

 

14

毕业生领取毕业证书登记簿

永久

 

15

学生奖励、处分材料

长期

 

16

年度大事记

永久

 

17

其它需要归档的材料

 

 

特载档案

照片、录像带、录音带、光盘、移动硬盘;证书、奖状、奖牌、锦旗、奖杯等;字画、题词等

 

纸质归档材料如有电子版,电子版随纸质材料一并归档

 

二十六、学校科研单位

序号

归档范围

保管期限

1

本部门工作计划、总结

永久

2

开展各种学术活动文件材料

长期

3

与国内外单位协作材料

长期

4

年度大事记

永久

5

其它需要归档的材料

特载档案

照片、录像带、录音带、光盘、移动硬盘;证书、奖状、奖牌、锦旗、奖杯等;字画、题词等

纸质归档材料如有电子版,电子版随纸质材料一并归档

二十七、图书馆

序号

归档范围

保管期限

1

上级有关图书工作文件(针对本校的保管期限为永久)

长期

2

图书工作规章制度

长期

3

图书馆工作计划、总结

永久

4

图书馆概况、发展规划、藏品账目、统计及统计年报

永久

5

图书馆大事记

长期

6

图书馆与校外交流的有关材料

长期

7

年度大事记

永久

8

其它需要归档的材料

特载档案

照片、录像带、录音带、光盘、移动硬盘;证书、奖状、奖牌、锦旗、奖杯等;字画、题词等

纸质归档材料如有电子版,电子版随纸质材料一并归档

二十八、档案馆

序号

归档范围

保管期限

1

上级关于档案工作的文件(针对本校的保管期限为永久)

长期

2

档案工作规章制度

长期

3

档案馆工作计划、总结

永久

4

档案馆概况、汇编资料等

长期

5

档案工作统计数据及统计报表

永久

6

移交档案目录、全引目录、目录登记册

长期

7

借阅档案登记簿、利用效果登记簿

长期

8

档案鉴定销毁清册

长期

9

学校年鉴、大事记

长期

10

其他需要归档的文件材料

特载档案

照片、录像带、录音带、光盘、移动硬盘;证书、奖状、奖牌、锦旗、奖杯等;字画、题词等

纸质归档材料如有电子版,电子版随纸质材料一并归档

二十九、网络信息中心、现代教育技术中心

序号

归档范围

保管期限

1

上级有关校园网络建设的指示、规定、办法等材料(针对本校的保管期限为永久)

长期

2

中心工作规章制度

长期

3

中心工作计划、总结

永久

4

中心工作重要会议形成的材料

永久

5

关于校园网建设设计方案、学校信息化建设规划、布局等有关材料

永久

6

年度大事记

永久

7

其他需要归档的文件材料

特载档案

照片、录像带、录音带、光盘、移动硬盘;证书、奖状、奖牌、锦旗、奖杯等;字画、题词等

纸质归档材料如有电子版,电子版随纸质材料一并归档

三十、院部评估中心、质量办公室、教师发展中心 

序号

归档范围

保管期限

1

本部门工作计划、总结、规章制度

永久

2

关于评估的各种文件、资料等

永久

3

年度大事记

永久

4

其它需要归档的材料

特载档案

照片、录像带、录音带、光盘、移动硬盘;证书、奖状、奖牌、锦旗、奖杯等;字画、题词等

纸质归档材料如有电子版,电子版随纸质材料一并归档

三十一、《吉林建筑大学学报》编辑部

序号

归档范围

保管期限

1

本部门工作计划、总结、规章制度

永久

2

《吉林建筑大学学报》

永久

3

其它需要归档的材料

特载档案

照片、录像带、录音带、光盘、移动硬盘;证书、奖状、奖牌、锦旗、奖杯等;字画、题词等

纸质归档材料如有电子版,电子版随纸质材料一并归档

三十二、大学生创新创业中心

序号

归档范围

保管期限

1

本部门工作计划、总结、规章制度

永久

2

年度大事记

永久

3

其它需要归档的材料

特载档案

照片、录像带、录音带、光盘、移动硬盘;证书、奖状、奖牌、锦旗、奖杯等;字画、题词等

纸质归档材料如有电子版,电子版随纸质材料一并归档

三十三、校医院

序号

归档范围

保管期限

1

本部门工作计划、总结、规章制度

永久

2

其它需要归档的材料

特载档案

照片、录像带、录音带、光盘、移动硬盘;证书、奖状、奖牌、锦旗、奖杯等;字画、题词等

纸质归档材料如有电子版,电子版随纸质材料一并归档

三十四、科技园建设管理办公室

序号

归档范围

保管期限

1

本部门工作计划、总结、规章制度

永久

2

其它需要归档的材料

特载档案

照片、录像带、录音带、光盘、移动硬盘;证书、奖状、奖牌、锦旗、奖杯等;字画、题词等

纸质归档材料如有电子版,电子版随纸质材料一并归档

三十五、书法学院筹建工作办公室

序号

归档范围

保管期限

1

本部门工作计划、总结、规章制度

永久

2

其它需要归档的材料

特载档案

照片、录像带、录音带、光盘、移动硬盘;证书、奖状、奖牌、锦旗、奖杯等;字画、题词等

纸质归档材料如有电子版,电子版随纸质材料一并归档

三十六、产业单位

序号

归档范围

保管期限

1

本部门工作计划、总结、规章制度

永久

2

其它需要归档的材料

特载档案

照片、录像带、录音带、光盘、移动硬盘;证书、奖状、奖牌、锦旗、奖杯等;字画、题词等

纸质归档材料如有电子版,电子版随纸质材料一并归档

 

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