（一）各部门、单位兼职档案员负责档案材料的收集、整理、立卷工作；材料形成单位负责人负责督促领导，对归档的文件材料进行严格审核并签字确认。

（二）归档的纸质文件如有相应电子文档的，应同时向档案馆移交，电子文档通过档案馆档案管理系统上传提交。

（三）各部门、单位在整理过程中要逐件检查，严格按照学校档案工作业务规范和档案形成的规律进行编制，归档材料要确保完整。

（四）归档文件必须为原件，合同应为原件或正本。

（五）声像、照片、奖牌、奖杯、奖状及对外交流活动的纪念品、赠品等实物档案，要附有简要说明（注意：文字说明必须包含时间、地点、人物、事件等要素），如有光盘一并上交、电子图片进行上传。

（六）工作岗位发生变动的有关领导和人员要将在原工作岗位上形成的重要资料整理后移交给原单位兼职档案员。

（七）涉及师生员工奖励与惩罚、劳动关系变更及其他涉及师生员工个人权利的、有本人或家属签字的材料，为应对今后可能产生的法律纠纷，纸质原件应予归档。

（八）因撤销、合并单位的档案由专职档案员与原单位兼职档案员共同负责办理移交手续。

三、归档时间

按自然年度形成的文件在6月30日前完成立卷归档工作；

财会档案，暂由档案生成单位保管二年，期满后向学校档案馆移交；

科研档案，项目完成后2个月内立卷归档；

基建档案，在项目竣工验收后3个月内立卷归档；

实物档案，在获得后及时向档案馆移交归档；

研究生个人学位材料，在学生毕业当年10月底前立卷移交归档。

“四重”档案（重要工作、重大决策、重大活动、重大事件的文字材料与音视频等），及时收集和立卷归档。

四、归档手续

档案整理完毕并完成网上著录，经学校专职档案人员检查确认后，可以进行打印“卷内文件目录”、“案卷封面”、装订等事项。完成上述程序后可从学校档案管理系统上打印“案卷移交目录”，连同档案案卷一并交档案馆，经专职档案人员验收合格，核对无误后，填写档案移交清单一式两份，由归档部门和专职档案人员签字，双方各存一份备查。

五、组织领导

各单位、各部门要切实加强对档案工作的领导，认真履行工作职责，配齐配强兼职档案员并为他们的工作提供必要的条件；要保证归档文件材料收集完整、齐全，并按照学校档案管理办法的要求，将归档文件材料的相关信息完整准确录入系统后，及时移送学校档案馆。

六、移交地点、联系人及电话

移交地点：行政楼负一层档案查档室。

档案馆负责全校归档工作的业务指导，实际操作中如有问题请及时与档案馆综合档案部联系。吉林建筑大学档案工作QQ群：306560832，希望各部门、单位领导和兼职档案员加入，以方便工作交流与文件的传递。

联系人、电话及业务负责如下：

关莉莉84566282负责党群、行政、出版、科校类

熊 彤84566282 负责财会类

李艳杰84566282负责科研、基建、设备、实物类

孙 烨84566282 负责教学、外事类

抄 送:学校党政领导同志。

吉林建筑大学党政办公室 2017年4月12日印发